Det finns inget fast belopp
Det finns ingen taxa som är densamma för varje företag. Vad det kostar att hålla bevis i ordning beror på tre saker: hur många frågeformulär du får från kunder per år, hur många av de begärda dokumenten du redan har, och vem som gör arbetet. Ett företag som fyller i ett kort formulär två gånger per år från en fast kund lägger ned lite tid och pengar på det. Ett företag som får frågeformulär tiotals gånger per år från olika köpare, var och en med sitt eget format, märker att kostnaderna i huvudsak ligger i tid, inte i pengar.
Den största kostnadsposten är nästan alltid människors tid: någon måste ta reda på vilket dokument som ligger var, kontrollera om det fortfarande är giltigt och skriva över svaret i kundens format. Dessutom kan det finnas kostnader för dokument som du inte själv kan ta fram, såsom ett certifikat, en revision eller ett intyg från en tredje part. Dessa två poster tillsammans bestämmer det belopp som du slutligen betalar.
Var tiden går
Bevis är sällan engångsverk. En försäkring löper ut, ett intyg från Handelskammaren blir föråldrat efter ett par månader, och ett certifikat har en giltighetstid. Varje gång ett sådant dokument löper ut måste någon förnya det och placera det på rätt plats igen. Om det inte görs systematiskt, upptäcker du det först när en kund skickar ett frågeformulär och du inte kan hitta dokumentet eller det visar sig ha löpt ut. Då måste det ändå ordnas, ofta under tidsbrist, och det kostar mer än om det redan hade legat klart.
Hur mycket tid detta tar beror starkt på hur administrationen är organiserad. Om allt är utspritt i brevlådor och på olika datorer räknas varje frågeformulär på nytt som sökarbete. Om allt är på ett ställe är det i huvudsak en fråga om att kopiera och bekräfta. per ämne tagit reda på vilka dokument som behövs och hur länge de förblir giltiga ger dig en överblick över detta, så att du inte behöver ta reda på vad som hör till varje frågeformulär på nytt.
Var pengarna går
Du kan inte själv ta fram alla bevis. Ett certifikat såsom ISO 27001 kräver en extern revision, och det kostar pengar, oavsett om du behöver certifikatet för en kund eller för tio. Ett försäkringsintyg eller ett intyg från en revisor har också ett pris som ligger utanför din egen kontroll. Dessa kostnader är vanligtvis inte beroende av hur många frågeformulär du fyller i, utan av vilka krav dina kunder ställer på dig.
Skillnaden mellan ett dokument som du själv kan tillhandahålla och ett dokument som måste utfärdas av en tredje part är därför en viktig fråga när du uppskattar kostnaderna. Ett utdrag eller ett policydokument kostar dig i huvudsak tid. Ett certifikat eller ett externt intyg kostar pengar för en tredje part, bortsett från det arbete du själv lägger ned på det.
Göra det själv eller lägga ut det
Vissa företag låter någon annan helt hantera ifyllningen av frågeformulär eller upprätthållandet av bevis. Det kan spara tid, men medför en fast kostnad, oavsett hur många frågeformulär som kommer det året. Andra företag föredrar att hålla koll på det själva, med en fast plats där alla dokument finns och ett fast tillfälle för att kontrollera dem. Valet beror på hur många frågeformulär du får, hur många människor du har för att göra arbetet, och hur viktigt det är att svaren går ut snabbt och konsekvent.
En mellanväg är ett system som känner igen frågorna och hämtar svaren från en enda kedjadossier, så att du för varje svar bara behöver bekräfta istället för att söka och skriva över på nytt varje gång. Det ändrar ingenting på vad din kund frågar dig, men väl på hur mycket tid det tar att ge svaret. hur den processen fungerar visar var informationen kommer från och vad som händer med dina uppgifter.
Vad du kan kontrollera själv
Huruvida det är kostsamt eller billigt för ditt företag att hålla ordning på dokumentation beror på din situation: antalet kunder som skickar enkäter, antalet portaler där du måste fylla i uppgifter, och hur mycket av det efterfrågade materialet som redan är i ordning. Du får en första uppfattning om detta genom att titta på vilka enkäter du har mottagit det senaste året och hur mycket tid varje enkät tog. se i några frågor vilka ämnen som är relevanta för ditt företag ger där en första bild av.
För priset på ett abonnemang som underlättar själva ifyllningen kan du se de aktuella priserna. För frågor om din egen situation, till exempel om ett certifikat är obligatoriskt eller endast önskat av en kund, är det fortfarande tillrådligt att fråga kunden själv eller en rådgivare som känner till din situation.
Vill du veta var ditt företag står nu? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller läs igenom ämnena i kunskapsbanken, utan att ett konto krävs.