Fikseeritud summa puudub
Puudub tariff, mis iga ettevõtte puhul sama oleks. Dokumentatsiooni pidamise kulud sõltuvad kolmest asjaolust: mitu küsimustikku saate aastas klientidelt, mitu nõutud dokumente teil juba on, ja kes tööd teeb. Ettevõtte, mis täidab aastas kaks korda lühikest loetelu ühelt püsikliendilt, kulutab sellele vähe aega ja raha. Ettevõtte, kes saab aastas kümneid kordi küsimustikke erinevate ostjatega, kelle igal on oma vorming, märkab, et kulud peituvad peamiselt ajasse, mitte rahasse.
Suurim kuluartikkel on peaaegu alati inimeste aeg: keegi peab välja selgitama, kus dokument asub, kontrollima, kas see on veel kehtiv, ja kandma vastuse üle kliendi vormingule. Lisaks võib olla kulusid dokumentide jaoks, mida te ise koostada ei saa, nagu sertifikaat, audit või kolmanda osapoole kinnitus. Need kaks artiklit määravad kokku summa, mis teil lõpuks kulub.
Kuhu aeg läheb
Dokumentatsiooni saadavad harva üks kord. Kindlustusleping aegub, Kaubandus- ja Tööstuskoja kinnitus muutub paari kuu pärast aegunuks ja sertifikaat on kehtiv määratletud aja jooksul. Iga kord, kui selline dokument aegub, peab keegi selle uuendama ja taas õigesse kohta panema. Kui seda süstemaatiliselt ei toimu, siis avastab te selle alles siis, kui klient küsimustiku saadab ja te dokumendi ei leia või see osutub aegunuks. Siis tuleb see siiski korda teha, sageli aja survel, ja see maksab rohkem kui siis, kui see oleks juba valmis olnud.
Kui palju aega see võtab, sõltub suuresti sellest, kuidas administreerimine on korraldatud. Kui kõik on hajutatud e-postkastides ja eri arvutites, siis loetakse iga küsimustik uuesti otsingutöönaks. Kui kõik on ühes kohas, siis on täitmine peamiselt kopeerimine ja kinnitamine. leida teemade kaupa, millised dokumendid on vajalikud ja kaua need kehtivad annab selle ülevaate, nii et te ei pea iga küsimustiku puhul uuesti välja selgitama, mis selle juurde kuulub.
Kuhu raha läheb
Mitte kõiki dokumente te ise koostada ei saa. Sertifikaat nagu ISO 27001 nõuab välisauditit ja see maksab, sõltumata sellest, kas teil seda sertifikaati ühe kliendi jaoks vaja on või kümne jaoks. Kindlustusnõue või auditori kinnitus maksavad ka midagi, mis ei sõltu teie tegevusest. Need kulud ei sõltu tavaliselt sellest, mitu küsimustikku te täidate, vaid sellest, millised nõuded teie kliendid teile esitavad.
Erinevus dokumenti vahel, mida te ise esitada saate, ja dokumenti vahel, mille peab andma kolmas osapool, on seetõttu oluline küsimus kulude hindamisel. Väljavõte või poliitikadokument maksavad teile peamiselt aega. Sertifikaat või kolmanda osapoole väljaantud kinnitus maksavad kolmandale osapoolele raha, lisaks sellele, mida te ise tööks teete.
Ise teha või välja panna
Mõned ettevõtted usaldavad küsimustike täitmise või dokumentatsiooni pidamise täielikult välisele bürooele. See võib aega säästa, aga kaasab endaga kaasa püsikutsed, sõltumata sellest, mitu küsimustikku sel aastal saabub. Teised ettevõtted eelistavad seda ise pidada, kindla kohaga, kus kõik dokumendid asuvad, ja kindla ajaga nende kontrollimiseks. Valik sõltub sellest, mitu küsimustikku te saate, mitu inimest teil on tööd tegema ja kui oluline on, et vastused kiiresti ja järjekindlalt välja läheksid.
Vaheteeks on süsteem, mis küsimused ära tunnetab ja vastused ühest ketidokumendist välja toob, nii et te peate iga vastuse puhul ainult kinnitama, selle asemel et korduvalt otsida ja üle kanda. See ei muuda midagi selles, mida teie klient teilt küsib, aga muudab kindlasti aega, mis vastuse andmisele kulub. kuidas see protsess toimib näita, kust teave pärineb ja mis teie andmetega juhtub.
Mida saate ise kontrollida
Kas tõendite kogumine teie ettevõtte jaoks on kallis või odav, sõltub teie situatsioonist: klientide arvust, kes saadavad küsimustikke, portaalide arvust, kuhu peate vastuseid sisestama, ja sellest, kui palju nõutud dokumentidest juba korras on. Esmamulje saate sellest, vaadates, millised küsimustikud te eelmisel aastal saite ja kui palju aega iga küsimustik võttis. vähestes küsimustes näha, millised teemad teie ettevõttele kehtivad annab sellest esmamulje.
Tellimuse hinna, mis lihtsustab täitmist, eest saate vaadata praeguseid hindasid. Oma situatsiooniga seotud küsimuste puhul, näiteks kas sertifikaat on kohustuslik või ainult kliendi soov, on soovitatav kontrollida seda otse kliendilt või nõustajalt, kes teie situatsiooni tunneb.
Kas soovite teada, kus teie ettevõte praegu seisab? Tehke tasuta kiirskanning või lugege teadusbaasi teemasid, ilma et selleks oleks vaja kontot.