Nema fiksnog iznosa
Nema tarife koja je ista za svako poduzeće. Što održavanje dokaznih dokumenata stoji, ovisi o tri stvari: koliko upitnika godišnje dobivate od kupaca, koliko od traženih dokumenata već imate, i tko obavlja posao. Poduzeće koje dva puta godišnje popunjava kratku listu od stalnog kupca, troši na to malo vremena i novca. Poduzeće koje nekoliko puta godišnje dobiva upitnike od različitih kupaca, s njihovim vlastitim formatima, primjećuje da se troškovi uglavnom očituju u vremenu, a ne u novcu.
Najveća stavka troška je gotovo uvijek vrijeme ljudi: netko mora pronaći gdje se nalazi koji dokument, provjeriti je li još valjan, i prepisati odgovor u format kupca. Osim toga, mogu biti troškovi za dokumente koje sami ne možete sastaviti, poput certifikata, revizije ili izjave vanjske strane. Ta dva sastavka zajedno određuju iznos koji ćete na kraju morati izdvojiti.
Gdje se vrijeme troši
Dokazni dokumenti su rijetko jednokratni. Polica osiguranja ističe, izjava Trgovačke komore postaje zastarjela nakon nekoliko mjeseci, a certifikat ima rok važenja. Svaki put kad takav dokument ističe, netko ga mora obnoviti i ponovno staviti na pravo mjesto. Ako se to ne obavlja sustavno, saznate za to tek kad kupac pošalje upitnik a vi ne možete pronaći dokument ili se ispostavi da je istekao. Tada se mora ipak srediti, često pod vremenskim pritiskom, a to košta više nego kada bi bio već spreman.
Koliko vremena to traži, jako ovisi o tome kako je administrativna organizacija uređena. Ako je sve rasipano po poštanskim sanducima i na različitim prijenosnim računalima, svaki upitnik se ponovno računa kao rad pretraživanja. Ako je sve na jednom mjestu, popunjavanje je uglavnom stvar kopiranja i potvrde. po temi utvrđeno koji dokumenti su potrebni i koliko dugo ostaju važeći daje pregled toga, kako ne biste trebali ponovno istražiti što je potrebno za svaki upitnik.
Gdje se novac troši
Ne možete sami sastaviti svaki dokazni dokument. Certifikat poput ISO 27001 zahtijeva vanjsku reviziju, a to stoji novca, bez obzira rade li vam taj certifikat potreban za jednog kupca ili za deset. Dokaz osiguranja ili izjava revizora također ima cijenu koja je izvan vaše kontrole. Ti su troškovi obično neovisni o tome koliko upitnika popunite, već o tome što traže vaši kupci.
Razlika između dokumenta koji sami možete dostaviti i dokumenta koji mora izdati treća strana je zato važno pitanje pri procjeni troškova. Izvod ili dokument o politici vam koštaju uglavnom vrijeme. Certifikat ili vanjska izjava koštaju novac trećoj strani, odvojeno od onog što ste vi za to sami uložili.
Raditi sami ili prenijeti na drugu stranu
Neka poduzeća u potpunosti prepuštaju popunjavanje upitnika ili održavanje dokaznih dokumenata vanjskoj agenciji. To može uštedjeti vrijeme, ali sa sobom nosi fiksnu stavku troška, bez obzira koliko upitnika dođe te godine. Druga poduzeća radije to drže sami, s fiksnim mjestom gdje stoje svi dokumenti i fiksnim trenutkom za njihovu provjeru. Izbor ovisi o tome koliko upitnika dobivate, koliko osoba imate za obavljanje posla, i koliko je važno da odgovori brzo i doslovno izađu.
Srednji put je sustav koji prepoznaje pitanja i izvlači odgovore iz jedne datoteke lanca opskrbe, tako da trebate samo potvrditi svaki odgovor umjesto da stalno ponovno pretražujete i prepisujete. To ne mijenja ono što vam kupac traži, ali utječe na to koliko vremena treba da dati odgovor. kako taj proces funkcionira pokazati gdje informacija dolazi i što se s vašim podacima events.
Što možete provjeriti sami za sebe
Jesu li troškovi čuvanja dokaza za vaše poduzeće mali ili veliki ovisi dakle o vašoj situaciji: broju klijenata koji šalju upitnike, broju portala u koje morate popuniti podatke i koliko je traženih dokaza već u redu. Prvi dojam o tome dobit ćete pregledavanjem upitnika koje ste primili prošle godine i koliko je vremena oduzelo svaki upitnik. u nekoliko pitanja vidjeti koje teme su relevantne za vaše poduzeće daje prvi pregled toga.
Za cijenu pretplate koja olakšava samo popunjavanje, možete vidjeti trenutne cijene. Za pitanja o vašoj vlastitoj situaciji, primjerice je li certifikat obavezan ili samo poželjen od strane klijenta, preporučuje se da to pitanje postavite samom klijentu ili savjetniku koji poznaje vašu situaciju.
Želite li znati gdje se vaše poduzeće sada nalazi? Obavite besplatnu brzu procjenu ili pročitajte teme iz baze znanja bez potrebe za računom.