Der er ikke noget fast beløb
Der er ingen takst, der er den samme for alle virksomheder. Hvad vedligeholdelsen af dokumenter koster, afhænger af tre ting: hvor mange spørgeskemaer du modtager fra kunder pr. år, hvor mange af de ønskede dokumenter du allerede har, og hvem der udfører arbejdet. En virksomhed, der to gange om året udfylder en kort liste fra en fast kunde, bruger lidt tid og penge på det. En virksomhed, der modtager spørgeskemaer duetusindevis af gange om året fra forskellige aftagere, hver med deres eget format, bemærker, at omkostningerne primært ligger i tid, ikke i penge.
Den største omkostningspost er næsten altid menneskers tid: nogen skal finde ud af, hvilket dokument der ligger hvor, kontrollere, om det stadig er gyldigt, og indtaste svaret i kundens format. Derudover kan der være omkostninger til dokumenter, som du ikke selv kan udarbejde, såsom et certifikat, en revision eller en erklæring fra en tredjepart. Disse to poster sammen bestemmer det beløb, du i sidste ende skal betale.
Hvor tiden bruges
Dokumenter er sjældent engangskultur. En forsikringspolice udløber, en erklæring fra Handelskammeret bliver forældet efter et par måneder, og et certifikat har en gyldighedsperiode. Hver gang sådan et dokument udløber, skal nogen fornye det og sætte det på det rigtige sted igen. Hvis det ikke sker systematisk, opdager du det først, når en kunde sender et spørgeskema, og du ikke kan finde dokumentet, eller det viser sig at være udløbet. Så skal det alligevel ordnes, ofte under tidspres, og det koster mere end når det allerede var klart.
Hvor meget tid dette tager, afhænger meget af, hvordan administrationen er organiseret. Hvis alt er spredt rundt i postkasser og på forskellige bærbare computere, tæller hver spørgeskema som søgearbejde igen. Hvis alt er på ét sted, er udfyldningen hovedsageligt et spørgsmål om at kopiere og bekræfte. for hvert emne fundet ud af, hvilke dokumenter der er nødvendige, og hvor længe de forbliver gyldige giver dig et overblik over det, så du ikke behøver at finde ud af igen, hvad der hører til hver spørgeskema.
Hvor pengene bruges
Du kan ikke selv udarbejde alle dokumenter. Et certifikat såsom ISO 27001 kræver en ekstern revision, og det koster penge, uanset om du har brug for certifikatet for én kunde eller for ti. Et forsikringsbevis eller en erklæring fra en revisor har også en pris, der ligger uden for din egen kontrol. Disse omkostninger er normalt ikke afhængige af, hvor mange spørgeskemaer du udfylder, men af, hvilke krav dine kunder stiller til dig.
Forskellen mellem et dokument, som du selv kan levere, og et dokument, som en tredjepart skal udstede, er derfor et vigtigt spørgsmål ved estimering af omkostninger. Et uddrag eller et politikdokument koster dig primært tid. Et certifikat eller en ekstern erklæring koster penge hos en tredjepart, udover hvad du selv bruger arbejde på.
Selv gøre det eller outsource
Nogle virksomheder overlader udfyldningen af spørgeskemaer eller vedligeholdelsen af dokumenter helt til et eksternt bureau. Det kan spare tid, men medfører en fast omkostningspost, uanset hvor mange spørgeskemaer der kommer ind det år. Andre virksomheder foretrækker at holde det selv, med et fast sted, hvor alle dokumenter står, og et fast tidspunkt for at kontrollere dem. Valget afhænger af, hvor mange spørgeskemaer du modtager, hvor mange mennesker du har til at udføre arbejdet, og hvor vigtigt det er, at svarene hurtigt og konsekvent sendes ud.
Et mellemvej er et system, der genkender spørgsmålene og henter svarene fra ét ketendossier, således at du for hvert svar kun skal bekræfte i stedet for at søge og skrive igen og igen. Det ændrer ikke på det, din kunde spørger dig om, men det ændrer, hvor meget tid det tager at give svaret. hvordan denne proces fungerer vis hvor informationen kommer fra, og hvad der sker med dine data.
Hvad du selv kan kontrollere
Uanset om det er billigt eller dyrt at dokumentere for din virksomhed afhænger af din situation: antallet af kunder, der sender spørgeskemaer, antallet af portaler, hvor du skal udfylde, og hvor mange af de ønskede dokumenter, der allerede er i orden. Du får et første indtryk ved at se på, hvilke spørgeskemaer du har modtaget det seneste år, og hvor meget tid hvert spørgeskema tog. på få spørgsmål se hvilke emner der gælder for din virksomhed giver et første billede af det.
For prisen på et abonnement, der letter selve udfyldningen, kan du se de aktuelle takster. For spørgsmål om din egen situation, for eksempel om et certifikat er obligatorisk eller kun ønsket af en kunde, anbefales det stadig at spørge kunden selv eller en rådgiver, der kender din situation.
Vil du vide, hvor din virksomhed står nu? Tag den gratis quick-scan eller læs igennem emnerne i vidensbankerne uden at have behov for en konto.