No existe una cantidad fija
No hay una tarifa igual para cada empresa. Lo que cuesta mantener documentos depende de tres factores: cuántos cuestionarios recibe de clientes por año, cuántos de los documentos solicitados ya tiene disponibles, y quién realiza el trabajo. Una empresa que completa dos veces al año una lista breve de un cliente fijo dedica poco tiempo y dinero a ello. Una empresa que recibe decenas de cuestionarios al año de diferentes compradores, cada uno con su propio formato, observa que los costos residen principalmente en tiempo, no en dinero.
El mayor gasto casi siempre es tiempo de personal: alguien debe averiguar dónde se encuentra cada documento, verificar que siga siendo válido, y trasladar la respuesta al formato del cliente. Además, pueden existir costos por documentos que usted no puede elaborar por sí solo, como un certificado, una auditoría o una declaración de un tercero. Estos dos conceptos en conjunto determinan el importe que finalmente pagará.
Dónde se invierte el tiempo
Los documentos rara vez son únicos. Una póliza de seguros vence, una declaración de la Cámara de Comercio se vuelve obsoleta después de unos meses, y un certificado tiene un período de validez. Cada vez que uno de estos documentos expira, alguien debe renovarlo y volver a guardarlo en el lugar correcto. Si esto no se hace de forma sistemática, lo descubrirá solo cuando un cliente envíe un cuestionario y usted no encuentre el documento o resulte que ha vencido. Entonces debe resolverse de todas formas, a menudo bajo presión de tiempo, y cuesta más que si ya estuviera listo.
Cuánto tiempo esto requiere depende en gran medida de cómo esté organizada la administración. Si todo está disperso en buzones de correo y en diferentes computadoras, entonces cada cuestionario cuenta nuevamente como trabajo de búsqueda. Si todo está en un solo lugar, entonces rellenar es principalmente una cuestión de copiar y confirmar. averiguó por tema qué documentos son necesarios y cuánto tiempo permanecen válidos le proporciona un resumen, de modo que no tenga que averiguar nuevamente para cada cuestionario qué pertenece a cada uno.
Dónde se invierte el dinero
No puede elaborar por sí solo cada documento. Un certificado como ISO 27001 requiere una auditoría externa, y eso cuesta dinero, independientemente de si necesita el certificado para un cliente o para diez. Un comprobante de seguro o una declaración de un contador también tienen un precio que está fuera de su control. Estos costos generalmente no dependen de cuántos cuestionarios completa, sino de qué requisitos le imponen sus clientes.
La diferencia entre un documento que puede proporcionar usted mismo y un documento que debe expedir un tercero es, por lo tanto, una pregunta importante al estimar costos. Un extracto o un documento de política le cuesta principalmente tiempo. Un certificado o una declaración externa cuesta dinero a un tercero, aparte del trabajo que usted invierta en ello.
Hacerlo uno mismo o subcontratar
Algunas empresas dejan completamente en manos de una empresa externa el rellenado de cuestionarios o el mantenimiento de documentos. Esto puede ahorrar tiempo, pero implica un gasto fijo, independientemente de cuántos cuestionarios lleguen ese año. Otras empresas prefieren mantenerlo en casa, con un lugar fijo donde están todos los documentos y un momento fijo para verificarlos. La elección depende de cuántos cuestionarios reciba, cuántas personas tiene para hacer el trabajo, y qué tan importante es que las respuestas salgan rápidamente y de manera coherente.
Un camino intermedio es un sistema que reconoce las preguntas y extrae las respuestas de un único expediente de cadena, de modo que para cada respuesta solo necesita confirmar en lugar de buscar nuevamente y reescribir cada vez. Eso no cambia lo que su cliente le pide, pero sí cambia cuánto tiempo cuesta proporcionar la respuesta. cómo funciona ese proceso muestre dónde proviene la información y qué sucede con sus datos.
Lo que puede verificar por sí mismo
Si mantener documentación de prueba para su empresa cuesta mucho o poco depende de su situación: el número de clientes que envían cuestionarios, el número de portales en los que debe completar información y cuántos de los documentos solicitados ya están en orden. Una primera impresión de esto la obtiene observando qué cuestionarios ha recibido el año pasado y cuánto tiempo le llevó cada uno. en unas pocas preguntas ver qué temas son relevantes para su empresa proporciona una primera visión general.
Por el precio de una suscripción que alivie el proceso de cumplimentación, puede consultar las tarifas actuales. Para preguntas sobre su propia situación, por ejemplo si un certificado es obligatorio o solo requerido por un cliente, se recomienda que lo consulte directamente con el cliente o con un asesor que conozca su situación.
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