Il n'existe pas de montant fixe
Il n'y a pas de tarif identique pour chaque entreprise. Ce que coûte le maintien des pièces justificatives dépend de trois facteurs : le nombre de questionnaires que vous recevez par an de la part de vos clients, le nombre des documents demandés que vous possédez déjà en interne, et qui effectue le travail. Une entreprise qui remplit deux fois par an une courte liste pour un client régulier y consacre peu de temps et d'argent. Une entreprise qui reçoit des questionnaires des dizaines de fois par an de différents acheteurs, chacun avec son propre format, constate que les coûts consistent surtout en temps, non en argent.
Le poste de dépense le plus important est presque toujours le temps du personnel : quelqu'un doit localiser le document, vérifier s'il est encore valide, et retaper la réponse au format du client. En outre, il peut y avoir des coûts pour les documents que vous ne pouvez pas établir vous-même, comme un certificat, un audit ou une attestation d'un tiers. Ces deux postes réunis déterminent le montant que vous allez finalement débourser.
Où le temps intervient
Les pièces justificatives sont rarement ponctuelles. Une police d'assurance arrive à expiration, une attestation de la Chambre de commerce devient obsolète après quelques mois, et un certificat a une durée de validité. Chaque fois qu'un tel document expire, quelqu'un doit le renouveler et le mettre à nouveau à la bonne place. Si cela ne se fait pas de manière systématique, vous ne le découvrez que lorsqu'un client envoie un questionnaire et que vous ne trouvez pas le document ou qu'il s'avère être expiré. Il faut alors le régulariser quand même, souvent sous la pression du temps, et cela coûte plus cher que si le document était déjà prêt.
Le temps que cela prend dépend fortement de la façon dont l'administration est organisée. Si tout est dispersé dans les boîtes mail et sur différents ordinateurs portables, chaque questionnaire compte à nouveau comme du travail de recherche. Si tout est au même endroit, remplir le questionnaire est surtout une question de copier-coller et de confirmation. déterminé par sujet les pièces nécessaires et leur durée de validité vous en fournit un aperçu, afin que vous ne deviez pas redécouvrir ce qui est nécessaire pour chaque questionnaire.
Où l'argent intervient
Vous ne pouvez pas établir vous-même chaque pièce justificative. Un certificat tel que ISO 27001 demande un audit externe, qui coûte de l'argent, que vous ayez besoin du certificat pour un client ou pour dix. Une preuve d'assurance ou une attestation d'un expert-comptable a également un prix qui échappe à votre contrôle. Ces coûts ne dépendent généralement pas du nombre de questionnaires que vous remplissez, mais des exigences que vos clients vous posent.
La distinction entre un document que vous pouvez vous-même fournir et un document qu'un tiers doit émettre est donc une question importante pour estimer les coûts. Un extrait ou un document politique vous coûte surtout du temps. Un certificat ou une attestation externe vous coûte de l'argent auprès d'un tiers, indépendamment du travail que vous y investissez.
Faire soi-même ou sous-traiter
Certaines entreprises confient entièrement à un prestataire externe le remplissage des questionnaires ou le maintien des pièces justificatives. Cela peut faire gagner du temps, mais introduit un poste de dépense fixe, indépendamment du nombre de questionnaires reçus cette année. D'autres entreprises préfèrent s'en occuper elles-mêmes, avec un endroit fixe où tous les documents se trouvent et un moment fixe pour les vérifier. Le choix dépend du nombre de questionnaires que vous recevez, du nombre de personnes que vous avez pour faire le travail, et de l'importance d'envoyer rapidement et de manière cohérente les réponses à vos clients.
Une approche intermédiaire est un système qui reconnaît les questions et extrait les réponses d'un dossier unique de la chaîne, afin que vous ne deviez confirmer chaque réponse au lieu de la rechercher et de la retaper à chaque fois. Cela ne change rien à ce que votre client vous demande, mais cela change le temps qu'il faut pour fournir la réponse. comment ce processus fonctionne montrez d'où provient l'information et ce qu'il advient de vos données.
Ce que vous pouvez vérifier par vous-même
Le coût de la conservation des pièces justificatives pour votre entreprise dépend donc de votre situation : le nombre de clients qui envoient des questionnaires, le nombre de portails dans lesquels vous devez remplir des informations, et le nombre de pièces demandées qui sont déjà en ordre. Vous pouvez vous en faire une première idée en examinant les questionnaires que vous avez reçus au cours de l'année écoulée et le temps que chaque questionnaire vous a coûté. voir en quelques questions quels sujets concernent votre entreprise en donne un premier aperçu.
Au prix d'un abonnement qui allège le remplissage lui-même, vous pouvez consulter les tarifs actuels. Pour des questions sur votre propre situation, par exemple si un certificat est obligatoire ou simplement souhaité par un client, il est recommandé de vérifier cela auprès du client lui-même ou auprès d'un conseiller qui connaît votre situation.
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