Fiksētas summas nav
Nav tarifa, kas būtu vienāds visiem uzņēmumiem. Pierādījumu dokumentu uzturēšanas izmaksas ir atkarīgas no trim faktoriem: cik daudz anketu jūs gadā saņemat no klientiem, cik daudz no pieprasītajiem dokumentiem jums jau ir, un kurš veic darbu. Uzņēmums, kas gadā divas reizes aizpilda īsu anketu no pastāvīga klienta, tam tērē maz laika un naudas. Uzņēmums, kas gadā desmitiem reižu saņem anketas no dažādiem pircējiem, katram ar savu formātu, pamanīs, ka izmaksas galvenokārt slēpjas laikā, nevis naudā.
Lielākā izmaksu pozīcija gandrīz vienmēr ir cilvēku laiks: kādam jāizdomā, kur atrodas konkrēts dokuments, jāpārbaudā, vai tas vēl ir spēkā, un jāpārkopē atbilde klienta formātā. Turklāt var rasties izmaksas par dokumentiem, kurus jūs paši nevarat izgatavot, piemēram, par sertifikātu, auditu vai ārējās puses deklarāciju. Šie divi komponenti kopā nosaka summu, ko jūs galu galā patērējat.
Kur laiks tiek iztērēts
Pierādījumu dokumenti reti kad ir vienreizēji. Apdrošināšanas polise beidzas, Tirdzniecības palātas deklarācija pēc dažiem mēnešiem kļūst novecojusi, un sertifikātam ir derīguma termiņš. Katru reizi, kad tāds dokuments beidzas, kādam tas jāatjauno un jāiestata atbilstošā vietā. Ja tas tiek darīts nesistematizēti, jūs to uzzinājat tikai tad, kad klients nosūta anketu un jūs nevarat atrast dokumentu vai tas izrādās beidzies. Tad tas joprojām jāsakārto, bieži vien steidzīgi, un tas maksā vairāk nekā tad, ja tas jau būtu bijis gatavs.
Cik daudz laika tam nepieciešams, lielā mērā ir atkarīgs no tā, kā ir sakārtota administratīvā pārvalde. Ja viss ir izkliedēts pa e-pasta kastēm un dažādiem klēpjdatoriem, tad katra anketa uzskatāma par jaunu meklēšanas darbu. Ja viss atrodas vienuviet, tad aizpildīšana galvenokārt ir kopēšanas un apstiprinājuma jautājums. katram tēmam noskaidrots, kādi dokumenti ir nepieciešami un cik ilgi tie paliek spēkā sniedz pārskatu par to, lai jums katrai anketai atkārtoti nebūtu jāizdomā, kas pie tās pieder.
Kur nauda tiek iztērēta
Ne katru pierādījumu dokumentu jūs paši varat izgatavot. Sertifikāts, piemēram, ISO 27001, prasa ārēju auditu, un tas maksā naudas, neatkarīgi no tā, vai jums sertifikāts ir nepieciešams vienam klientam vai desmit. Apdrošināšanas sertifikāts vai grāmatveda deklarācija arī maksā, un tā cena ir ārpus jūsu kontroles. Šādas izmaksas parasti nav atkarīgas no tā, cik daudz anketu jūs aizpildāt, bet no tā, kādas prasības jūsu klients jums izvirza.
Atšķirība starp dokumentu, ko jūs paši varat iesniedzt, un dokumentu, ko ārējā puse ir piespiesta izsniegt, tāpēc ir svarīgs jautājums, taksējot izmaksas. Izraksts vai politikas dokuments jums maksā galvenokārt ar laiku. Sertifikāts vai ārējā puses deklarācija maksā naudu trešajai pusei, neatskaitot to, cik daudz paši strādājat.
Pašu padarīt vai outsourcet
Daži uzņēmumi anketu aizpildīšanu vai pierādījumu dokumentu uzturēšanu pilnībā uztic ārējam birojam. Tas var taupīt laiku, bet nāk klāt ar fiksētu izmaksu pozīciju, neatkarīgi no tā, cik daudz anketu šogad saņemts. Citi uzņēmumi to labprāt patur sev, ar fiksētu vietu, kur visi dokumenti atrodas, un fiksētu laiku, kad tos pārbaudīt. Izvēle ir atkarīga no tā, cik daudz anketu jūs saņemat, cik daudz cilvēku jums ir darba veikšanai un cik svarīgi ir, lai atbildes ātri un konsekventi nonāktu pie adresāta.
Vidusceļš ir sistēma, kas atpazīst jautājumus un izvilka atbildes no viena piegādes doseja, lai jūs katrai atbildei varētu tikai apstiprinājumu dot, nevis katru reizi no jauna meklēt un pārkopēt. Tas neko nemaina uz to, ko jūsu klients no jums prasa, bet pavisam mainās, cik daudz laika tas prasa, lai sniegtu atbildi. kā šis process darbojas parādi, no kurienes informācija nāk un kas tiek darīts ar jūsu datiem.
Ko jūs varat pārbaudīt patstāvīgi
Tas, vai dokumentu uzglabāšana jūsu uzņēmumam maksā daudz vai maz, ir atkarīgs no jūsu situācijas: no klientu skaita, kas sūta jautājumnieku, no portālu skaita, kuros jums jāaizpilda informācija, un no tā, cik daudz no pieprasītajiem dokumentiem jau ir kārtībā. Pirmāto priekšstatu par to iegūstat, apskatot jautājumnieku, ko esat saņēmis pēdējā gadā, un cik daudz laika aizņēma katrs jautājumnieks. dažos jautājumos redzēt, kuri jautājumi ir aktuāli jūsu uzņēmumam sniedz par to pirmāto priekšstatu.
Par abonēšanas cenu, kas atvieglotu pašu aizpildīšanu, jūs varat apskatīt aktuālos tarifus. Jautājumiem par jūsu konkrēto situāciju, piemēram, vai sertifikāts ir obligāts vai tikai vēlams klientam, ieteicams to noskaidrot tieši pie klienta vai pie padomdevēja, kas pazīst jūsu situāciju.
Vēlaties zināt, kur jūsu uzņēmums šobrīd atrodas? Veiciet bezmaksas ātrās skenēšanas testu vai izlasiet tēmas zināšanu bankā, bez tam, ka tam būtu nepieciešams konts.