Nu există o sumă fixă
Nu există o tarifa care să fie aceeași pentru fiecare întreprindere. Ceea ce costă ținerea dovezilor depinde de trei lucruri: câte chestionare primiți pe an de la clienți, câte dintre documentele solicitate aveți deja în dotare și cine execută lucrarea. O întreprindere care completează de două ori pe an o listă scurtă de la un client fix petrece puțin timp și bani pe aceasta. O întreprindere care primește chestionare de zeci de ori pe an de la diferiți beneficiari, fiecare cu propriul format, observă că costurile constau în principal în timp, nu în bani.
Cea mai mare poziție de cost este aproape întotdeauna timpul oamenilor: cineva trebuie să afle care document se află unde, să verifice dacă este încă valabil și să retipărească răspunsul în formatul clientului. În plus, pot exista costuri pentru documente pe care nu le puteți elabora singuri, cum ar fi un certificat, o audit sau o declarație de la o terță parte. Aceste două posturi determină în final suma pe care o cheltuiți.
Unde se cheltuiește timpul
Dovezile sunt rar o dată. O poliță de asigurare expiră, o declarație de la Camera de Comerț devine învechită după câteva luni, iar un certificat are o durată de valabilitate. De fiecare dată când un asemenea document expiră, cineva trebuie să-l înnoiască și să-l pună din nou la locul potrivit. Dacă nu se întâmplă sistematic, o descoperiți abia în momentul în care un client trimite un chestionar și nu puteți găsi documentul sau se dovedește că a expirat. Atunci trebuie oricum aranjat, adesea sub presiune, și costă mai mult decât dacă ar fi fost deja gata.
Cât timp costă aceasta depinde foarte mult de modul în care este organizată administratia. Dacă totul este împrăștiat în căsuțele de mesaje și pe diferite laptopuri, atunci fiecare chestionar se numără din nou ca muncă de căutare. Dacă totul se află într-un singur loc, atunci completarea este în principal o chestiune de copiere și confirmare. pentru fiecare subiect stabilit care documente sunt necesare și cât timp rămân valabile vă oferă o prezentare generală, astfel încât să nu trebuiască să vă gândiți din nou pentru fiecare chestionar la ceea ce se cuvine.
Unde se cheltuiesc banii
Nu fiecare dovadă o puteți elabora singuri. Un certificat precum ISO 27001 necesită o audit externă și aceasta costă bani, indiferent dacă aveți nevoie de certificat pentru un client sau pentru zece. O dovadă de asigurare sau o declarație de la un contabil are și un preț care nu depinde de voința dumneavoastră. Aceste costuri de obicei nu depind de câte chestionare completați, ci de ce cerințe vă impun clienții.
Diferența dintre un document pe care îl puteți furniza singuri și un document pe care trebuie să-l emită o terță parte este prin urmare o întrebare importantă atunci când estimați costurile. Un extras sau un document de politică vă costă în principal timp. Un certificat sau o declarație externă costă bani unei terțe părți, în afară de munca pe care o depuneți dumneavoastră.
A face singur sau a subcontracta
Unele întreprinderi lasă completarea chestionarelor sau ținerea dovezilor în întregime în seama unui birou extern. Aceasta poate economisi timp, dar aduce cu sine o poziție de cost fix, indiferent de câte chestionare sosesc în acel an. Alte întreprinderi preferă să o țină singure, cu un loc fix unde se află toate documentele și un moment fix pentru a le verifica. Alegerea depinde de câte chestionare primiți, câte persoane aveți pentru a executa munca și cât de important este ca răspunsurile să iasă ușor și consistent pe ușă.
O cale de mijloc este un sistem care recunoaște întrebările și extrage răspunsurile dintr-un singur dosar de lanț, astfel încât pentru fiecare răspuns trebuie doar să confirmați în loc să căutați și să retipăriți din nou. Aceasta nu schimbă nimic din ceea ce cere clientul dumneavoastră, dar schimbă cât timp costă să oferiți răspunsul. cum funcționează acel proces arătați de unde provin informațiile și ce se întâmplă cu datele dvs.
Ce puteți verifica singuri
Dacă menținerea documentelor de sprijin pentru întreprinderea dvs. costă mult sau puțin depinde, prin urmare, de situația dvs.: numărul de clienți care trimit chestionare, numărul de portale în care trebuie să completați, și câte dintre documentele solicitate sunt deja în regulă. O primă impresie despre aceasta o obțineți examinând ce chestionare ați primit anul trecut și cât timp a durat fiecare chestionar. în câteva întrebări vedeți ce subiecte sunt relevante pentru întreprinderea dvs. oferă o primă imagine despre aceasta.
Pentru prețul unui abonament care ușurează completarea, puteți consulta tarifele actuale. Pentru întrebări despre situația dvs. specifică, de exemplu dacă un certificat este obligatoriu sau doar dorit de un client, rămâne recomandabil să clarificați aceasta direct cu clientul dvs. sau cu un consultant care cunoaște situația dvs.
Doriți să știți în ce stadiu se află în prezent întreprinderea dvs.? Efectuați scannarea rapidă gratuită sau citiți subiectele din banca de cunoștințe, fără a fi necesar un cont.