Pevná suma neexistuje
Neexistuje tarifa, ktorá by bola rovnaká pre každú spoločnosť. Náklady na vedenie dokladov závisia od troch vecí: koľko zoznamov otázok dostanete od zákazníkov za rok, koľko z požadovaných dokladov už máte v podniku, a kto vykonáva prácu. Spoločnosť, ktorá vyplní dva krát za rok krátky zoznam od pevného zákazníka, venuje tomu málo času a peňazí. Spoločnosť, ktorá dostane desiatky krát za rok zoznamy otázok od rôznych odberateľov, každý s vlastným formátom, zistí, že náklady sú najmä v čase, nie v peniazoch.
Najväčšou položkou nákladov je takmer vždy čas ľudí: niekto musí zistiť, kde sa ktorý dokument nachádza, skontrolovať, či je stále platný, a prepisat odpoveď do formátu zákazníka. Okrem toho môžu byť náklady na doklady, ktoré si sami nemôžete pripraviť, ako napríklad certifikát, audit alebo vyhlásenie tretej strany. Tieto dve položky spolu určujú sumu, ktorú nakoniec zaplatíte.
Kde sa čas strieda
Doklady sú zriedkavo jednorazové. Poisťovacia zmluva sa vypršiava, vyhlásenie Obchodnej a priemyselnej komory je po pár mesiacoch zastarané, a certifikát má dobu platnosti. Zakaždým, keď sa takýto doklad vypršiava, musí ho niekto obnoviť a opäť ho umiestniť na správne miesto. Ak sa to nestane systematicky, zistíte to až v momente, keď zákazník pošle zoznam otázok a nemôžete doklad nájsť alebo sa ukáže, že vypršal. Potom to treba urýchlene vyriešiť, často pod časovým tlakom, a to stojí viac ako keby to už bolo pripravené.
Koľko času to zaberie, silne závisí od toho, ako je administratíva usporiadaná. Ak je všetko rozpočítané v poštových zálohách a na rôznych laptopoch, potom sa každý zoznam otázok opäť počíta ako vyhľadávacia práca. Ak je všetko na jednom mieste, potom je vyplnenie najmä otázkou kopírovania a potvrdzovania. podľa témy zistiť, ktoré doklady sú potrebné a ako dlho zostanú platné poskytuje vám z toho prehľad, aby ste nemuseli pri každom zozname otázok znova zisťovať, čo k tomu patrí.
Kde peniaze vstupujú
Nie každý doklad si môžete sami pripraviť. Certifikát ako ISO 27001 vyžaduje externú revíziu, a to stojí peniaze, bez ohľadu na to, či certifikát potrebujete pre jedného zákazníka alebo pre desať. Poistné osvedčenie alebo vyhlásenie účtovného má tiež cenu, ktorá je mimo vašu kontrolu. Tieto náklady zvyčajne nezávisia od toho, koľko zoznamov otázok vyplníte, ale od toho, aké požiadavky vám kladú vaši zákazníci.
Rozdiel medzi dokladom, ktorý si sami môžete poskytnúť, a dokladom, ktorý musí vydať tretia strana, je preto dôležitou otázkou pri odhadovaní nákladov. Výpis alebo dokument politiky vás stojí najmä čas. Certifikát alebo externe vyhlásenie stojí peniaze tretej strane, okrem toho, čo za to sami vynaložíte.
Urobiť to sami alebo zadať zvonku
Niektoré spoločnosti nechávajú vyplnenie zoznamov otázok alebo vedenie dokladov úplne na externe kancelárii. To môže ušetriť čas, ale so sebou prináša fixnú položku nákladov, bez ohľadu na to, koľko zoznamov otázok príde v danom roku. Iné spoločnosti to radšej vedú samy, s pevným miestom, kde sú všetky doklady, a pevným časom na ich kontrolu. Voľba závisí od toho, koľko zoznamov otázok dostanete, koľko ľudí máte na vykonávanie práce, a ako dôležité je, aby odpovede rýchlo a konzistentne opustili podnik.
Stredným riešením je systém, ktorý pozná otázky a odpovede vyberá z jedného reťazového spisu, aby ste pri každej odpovedi museli iba potvrdiť namiesto toho, aby ste zakaždým nanovo hľadali a prepisovali. To nemení nič na tom, čo od vás váš zákazník žiada, ale mení to, koľko času trvá poskytnúť odpoveď. ako tento proces funguje ukážte, odkiaľ pochádza informácia a čo sa stane s vašimi údajmi.
Čo si môžete overiť sami
To, či je vedenie dokladov pre vašu spoločnosť nákladné alebo lacné, teda závisí od vašej situácie: od počtu zákazníkov, ktorí vám posielajú dotazníky, od počtu portálov, do ktorých musíte vyplniť údaje, a od toho, koľko požadovaných dokladov je už v poriadku. Prvú predstavu si urobíte tým, že si pozriete, ktoré dotazníky ste dostali v minulom roku a koľko času vám každý dotazník vzal. na niekoľkých otázkach vidieť, ktoré témy sú relevantné pre vašu spoločnosť poskytuje prvý prehľad.
Za cenu predplatného, ktoré samotné vyplnenie zľahčuje, môžete pozrieť si aktuálne tarify. V prípade otázok týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie, napríklad toho, či je certifikát povinný alebo len požadovaný zákazníkom, je vhodné to potvrdiť priamo u zákazníka alebo u poradcu, ktorý pozná vašu situáciu.
Chcete vedieť, kde sa vaša spoločnosť teraz nachádza? Vykonajte bezplatnú rýchlu diagnostiku alebo si prečítajte témy v databáze vedomostí bez toho, aby ste museli mať účet.