Δεν υπάρχει σταθερό ποσό
Δεν υπάρχει τιμολόγιο που να είναι ίδιο για κάθε επιχείρηση. Το κόστος της διατήρησης των αποδεικτικών εγγράφων εξαρτάται από τρία πράγματα: πόσες λίστες ερωτήσεων λαμβάνετε ετησίως από πελάτες, πόσα από τα ζητούμενα έγγραφα έχετε ήδη, και ποιος κάνει το έργο. Μια επιχείρηση που συμπληρώνει δύο φορές ετησίως μια σύντομη λίστα από έναν σταθερό πελάτη, δαπανά λίγο χρόνο και χρήματα γι' αυτό. Μια επιχείρηση που λαμβάνει δεκάδες φορές ετησίως λίστες ερωτήσεων από διαφορετικούς αγοραστές, ο καθένας με δικό του μορφότυπο, αντιλαμβάνεται ότι το κόστος είναι κυρίως θέμα χρόνου, όχι χρημάτων.
Η μεγαλύτερη κατηγορία δαπανών είναι σχεδόν πάντα ο χρόνος των ανθρώπων: κάποιος πρέπει να καταλάβει ποιο έγγραφο πού βρίσκεται, να ελέγξει αν είναι ακόμη έγκυρο, και να μεταφέρει την απάντηση στον μορφότυπο του πελάτη. Επιπλέον, μπορεί να υπάρχουν δαπάνες για έγγραφα που δεν μπορείτε να συντάξετε μόνοι σας, όπως ένα πιστοποιητικό, ένας έλεγχος ή μια δήλωση από τρίτο.Αυτές οι δύο κατηγορίες μαζί καθορίζουν το ποσό που τελικά θα αποδώσετε.
Πού αναλώνεται ο χρόνος
Τα αποδεικτικά έγγραφα είναι σπάνια μίας χρήσης. Μια ασφαλιστική συμφωνία εκπνέει, μια δήλωση του Επιμελητηρίου Εμπορίου παλαιώνεται μετά από λίγους μήνες, και ένα πιστοποιητικό έχει ημερομηνία λήξης. Κάθε φορά που ένα τέτοιο έγγραφο λήγει, κάποιος πρέπει να το ανανεώσει και να το ξαναβάλει στο σωστό σημείο. Αν δεν γίνει αυτό συστηματικά, το ανακαλύπτετε μόνο όταν ένας πελάτης στείλει μια λίστα ερωτήσεων και δεν μπορείτε να βρείτε το έγγραφο ή αποδεικνύεται ότι έχει λήξει. Τότε πρέπει να ρυθμιστεί, συχνά υπό χρονική πίεση, και αυτό κοστίζει περισσότερο από ό,τι αν ήταν ήδη έτοιμο.
Πόσο χρόνο θα πάρει αυτό, εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πώς είναι οργανωμένη η διοίκηση. Αν όλα είναι διασκορπισμένα σε γραμματοκιβώτια και σε διαφορετικούς φορητούς υπολογιστές, κάθε λίστα ερωτήσεων μετράει ξανά ως αναζητητικό έργο. Αν όλα είναι σε ένα σημείο, τότε το συμπλήρωμα είναι κυρίως θέμα αντιγραφής και επιβεβαίωσης. για κάθε θέμα αναζητήθηκαν ποια έγγραφα χρειάζονται και πόσο καιρό παραμένουν έγκυρα παρέχει ένα απεικόνιση, ώστε να μην χρειάζεται να ξαναψάξετε για κάθε λίστα ερωτήσεων τι χρειάζεται.
Πού αναλώνεται χρήμα
Δεν μπορείτε να συντάξετε μόνοι σας κάθε αποδεικτικό έγγραφο. Ένα πιστοποιητικό όπως ISO 27001 απαιτεί έναν εξωτερικό έλεγχο, και κοστίζει χρήματα, ανεξάρτητα αν χρειάζεστε το πιστοποιητικό για έναν πελάτη ή για δέκα. Μια απόδειξη ασφάλισης ή μια δήλωση από λογιστή έχει επίσης τιμή που βρίσκεται έξω από τον έλεγχό σας. Αυτά τα κόστη συνήθως δεν εξαρτώνται από το πόσες λίστες ερωτήσεων συμπληρώνετε, αλλά από τις απαιτήσεις που θέτουν οι πελάτες σας.
Η διαφορά μεταξύ ενός εγγράφου που μπορείτε να υποβάλετε μόνοι σας και ενός εγγράφου που πρέπει να εκδώσει τρίτο μέρος, είναι επομένως σημαντικό ερώτημα κατά την εκτίμηση του κόστους. Ένα απόσπασμα ή ένα έγγραφο πολιτικής σας κοστίζει κυρίως χρόνο. Ένα πιστοποιητικό ή μια εξωτερική δήλωση κοστίζει χρήματα σε τρίτο μέρος, ανεξάρτητα από το τι δαπανάτε εσείς στο έργο.
Να το κάνετε μόνοι σας ή να το ανατίθετε
Ορισμένες επιχειρήσεις αναθέτουν πλήρως το συμπλήρωμα λιστών ερωτήσεων ή τη διατήρηση των αποδεικτικών εγγράφων σε ένα εξωτερικό γραφείο. Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, αλλά φέρνει μια σταθερή κατηγορία δαπανών, ανεξάρτητα από το πόσες λίστες ερωτήσεων θα έρθουν αυτό το χρόνο. Άλλες επιχειρήσεις προτιμούν να το κρατήσουν μόνες τους, με ένα σταθερό σημείο όπου βρίσκονται όλα τα έγγραφα και μια σταθερή στιγμή για να τα ελέγξουν. Η επιλογή εξαρτάται από το πόσες λίστες ερωτήσεων λαμβάνετε, πόσους ανθρώπους έχετε για το έργο, και πόσο σημαντικό είναι για σας ότι οι απαντήσεις φεύγουν γρήγορα και συνεπείς.
Μια μεσαία λύση είναι ένα σύστημα που αναγνωρίζει τις ερωτήσεις και αντλεί τις απαντήσεις από ένα δοσιακό αρχείο αλυσίδας, ώστε να χρειάζεται μόνο να επιβεβαιώσετε κάθε απάντηση αντί να αναζητάτε και να μεταφέρετε ξανά και ξανά. Αυτό δεν αλλάζει τι ζητά ο πελάτης σας από εσάς, αλλά αλλάζει πόσο χρόνο κοστίζει να δώσετε την απάντηση. πώς λειτουργεί αυτή η διαδικασία δείξτε πού προέρχονται οι πληροφορίες και τι συμβαίνει με τα δεδομένα σας.
Τι μπορείτε να ελέγξετε μόνοι σας
Το κατά πόσο η τήρηση αποδεικτικών στοιχείων για την επιχείρησή σας κοστίζει πολύ ή λίγο, εξαρτάται λοιπόν από την κατάστασή σας: τον αριθμό των πελατών που στέλνουν ερωτηματολόγια, τον αριθμό των πορτάλ στα οποία πρέπει να συμπληρώσετε, και πόσα από τα ζητούμενα έγγραφα είναι ήδη σε τάξη. Μια πρώτη εντύπωση γι' αυτό θα έχετε κοιτάζοντας ποια ερωτηματολόγια έχετε λάβει το περασμένο έτος και πόσο χρόνο κόστισε κάθε κατάλογος. σε λίγες ερωτήσεις δείτε ποια θέματα σχετίζονται με την επιχείρησή σας παρέχει μια πρώτη εικόνα γι' αυτό.
Για την τιμή μιας συνδρομής που διευκολύνει την ίδια τη συμπλήρωση, μπορείτε να δείτε τα ισχύοντα τιμολόγια. Για ερωτήσεις σχετικά με την δική σας κατάσταση, για παράδειγμα αν ένα πιστοποιητικό είναι υποχρεωτικό ή απλώς επιθυμητό από έναν πελάτη, συνιστάται να το διευκρινίσετε με τον ίδιο τον πελάτη ή με έναν σύμβουλο που γνωρίζει την κατάστασή σας.
Θέλετε να μάθετε πού βρίσκεται η επιχείρησή σας αυτή τη στιγμή; Κάντε το δωρεάν quick-scan ή διαβάστε τα θέματα στη knowledge base, χωρίς να χρειάζεται λογαριασμός.