Kiinteää summaa ei ole olemassa
Hinnoittelustandardia, joka olisi sama jokaiselle yritykselle, ei ole. Todisteiden ylläpidon kustannukset riippuvat kolmesta tekijästä: kuinka monesta kyselylomakkeesta saatte asiakkailta vuodessa, kuinka monta pyydetyistä asiakirjoista teillä jo on, ja kuka tekee työn. Yritys, joka täyttää kaksi kertaa vuodessa lyhyen lomakkeen vakituiselta asiakkaalta, käyttää siihen vähän aikaa ja rahaa. Yritys, joka saa kyselylomakkeita kymmenittäin kertoja vuodessa eri ostajilta, joilla kullakin on oma formaattinsa, huomaa, että kustannukset ovat pääasiassa aikaisia, eivät rahallisia.
Suurin kustannuserä on lähes aina ihmisten aika: jonkun on selvitettävä, missä asiakirja on, tarkistettava, onko se vielä voimassa, ja kirjoitettava vastaus uudelleen asiakkaan muodossa. Lisäksi voi aiheutua kustannuksia asiakirjoista, joita ette voi itse laatia, kuten sertifikaatista, auditoinnista tai ulkopuolisen osapuolen todistuksesta. Nämä kaksi erää määrittävät yhdessä summan, jonka lopulta joutuu maksamaan.
Missä aika menee
Todisteet ovat harvoin kertaluonteisia. Vakuutussopimus raukeaa, Kauppakamarien todistus vanhentuu muutamassa kuukaudessa ja sertifikaatilla on voimassaoloaika. Joka kerta kun tällainen asiakirja raukeaa, jonkun on se uusittava ja asetettava oikealle paikalle uudelleen. Jos sitä ei tehdä systemaattisesti, selvität siitä vasta, kun asiakas lähettää kyselylomakkeen ja et löydä asiakirjaa tai se on vanhentunyt. Tämän jälkeen se on silti järjestettävä, usein aikapaineen alaisena, ja se maksaa enemmän kuin silloin, kun se olisi jo ollut valmiina.
Kuinka paljon aikaa tämä kestää, riippuu suuresti siitä, kuinka hallinto on järjestetty. Jos kaikki on hajallaan postilaatikoissa ja eri kannettavilla tietokoneilla, jokainen kyselylomake lasketaan uudelleen hakutyöksi. Jos kaikki on yhdessä paikassa, vastausten täyttäminen on pääasiassa kopiointi- ja vahvistamiskysymys. selvitetty aiheittain, mitkä asiakirjat tarvitaan ja kuinka kauan ne ovat voimassa antaa siitä yleiskuvan, jotta ette joudu selvittämään joka kyselylomakkeella uudelleen, mitä siihen kuuluu.
Missä rahaa menee
Et voi itse laatia kaikkia todisteita. Sertifikaatti kuten ISO 27001 vaatii ulkoisen auditoinnin, ja se maksaa rahaa riippumatta siitä, tarvitsetteko sertifikaattia yhdelle asiakkaalle vai kymmenelle. Vakuutustodistus tai tilintarkastajan todistus maksaa myös sen, mikä on sinun vaikutuksesi ulkopuolella. Nämä kustannukset eivät yleensä ole riippuvaisia siitä, kuinka monta kyselylomaketta täytätte, vaan siitä, mitä vaatimuksia asiakkaanne teille asettavat.
Ero asiakirjan välillä, jonka voitte toimittaa itse, ja asiakirjan välillä, jonka kolmas osapuoli on annettava, on siksi tärkeä kysymys kustannusten arvioimisessa. Poiminta tai politiikka-asiakirja maksaa teille pääasiassa aikaa. Sertifikaatti tai ulkoinen todistus maksaa rahaa kolmannelle osapuolelle, erillisenä siitä, kuinka paljon itse tekijät työtä.
Itse tehdä tai ulkoistaa
Jotkut yritykset antavat kyselylomakkeiden täyttämisen tai todisteiden ylläpidon kokonaan ulkopuolisen toimiston tehtäväksi. Tämä voi säästää aikaa, mutta tuo mukanaan kiinteän kustannuserän, riippumatta siitä, kuinka monta kyselylomaketta saapuu sinä vuonna. Muut yritykset haluavat pitää sen mieluummin itse, jossa on kiinteä paikka kaikille asiakirjoille ja kiinteä aika niiden tarkistamiseen. Valinta riippuu siitä, kuinka monta kyselylomaketta saatte, kuinka monta ihmisiä teillä on työn tekemiseen, ja kuinka tärkeää on, että vastaukset poistuvat nopeasti ja johdonmukaisesti.
Välivaihtoehto on järjestelmä, joka tunnistaa kysymykset ja hakee vastaukset yhdestä toimintaketjujen tiedostosta, joten tarvitsee vain vahvistaa jokaisen vastauksen sijasta jokaisen vastauksen sijasta hakea uudelleen ja kirjoittaa uudelleen. Se ei muuta sitä, mitä asiakkaasi pyytää sinulta, mutta muuttaa sitä, kuinka paljon aikaa vastauksen antaminen kestää. kuinka prosessi toimii näytä, mistä tieto tulee ja mitä tiedoillesi tapahtuu.
Mitä voit itse tarkistaa
Se, kuinka paljon tai vähän yrityksellesi aiheutuu kustannuksia asiakirjojen säilyttämisestä, riippuu siis tilanteestasi: asiakkaiden määrästä, jotka lähettävät kyselylomakkeita, portaalien määrästä, joihin sinun on täytettävä tiedot, ja siitä, kuinka paljon pyydetyistä asiakirjoista on jo kunnossa. Saat ensimmäisen käsityksen siitä katsomalla, mitä kyselylomakkeita olet vastaanottanut viime vuoden aikana ja kuinka paljon aikaa jokainen lomake vaati. muutamalla kysymyksellä nähdä, mitkä aiheet koskevat yritystäsi antaa siitä ensimmäisen käsityksen.
Tilauksen hinnan, joka helpottaa itse täyttämistä, vastineeksi voit nähdä voimassa olevat hinnat. Omaa tilannettasi koskevia kysymyksiä varten, esimerkiksi siitä, onko sertifikaatti pakollinen vai vain asiakkaan toivoma, on suositeltavaa tiedustella tämä suoraan asiakkaalta tai neuvonantajalta, joka tuntee tilanteesi.
Haluatko tietää, missä yrityksesi nyt on? Tee ilmainen pika-analyysi tai lue tietopankissa olevia aiheita ilman, että sinulla tarvitsee olla tiliä.