Няма фиксирана сума
Няма тариф, който е еднакъв за всяко предприятие. Цената на поддържането на доказателства зависи от три неща: колко въпросника получавате годишно от клиентите, колко от поисканите документи вече имате, и кой изпълнява работата. Предприятие, което два пъти годишно попълва кратък въпросник от постоянен клиент, похарчва мало време и пари. Предприятие, което получава десетки въпросника годишно от различни купувачи, всеки със собствен формат, забелязва, че разходите се крият главно във времето, не в парите.
Най-голямата разходна статия почти винаги е време на хора: някой трябва да открие къде лежи кой документ, да проверит дали е валиден, и да пресрочи отговора във формата на клиента. Освен това може да има разходи за документи, които сами не можете да съставите, като сертификат, одит или декларация на трета страна. Тези две статии определят крайния разход.
Къде отива времето
Доказателствата рядко са еднократни. Застраховка изтича, декларация от Търговската камара становища остарял след няколко месеца, и сертификат има период на валидност. Всеки път когато такъв документ изтече, някой трябва да го обнови и да го постави на правилното място. Ако това не се прави систематично, ще го откриете едва когато клиент пратче въпросник и не намерите документа или се окаже, че е просрочен. Тогава трябва да се справи с него, често под натиск, и това струва повече от когато е бил готов.
Колко време това струва, зависи от това как е организирана администрацията. Ако всичко е разпръснато в пощенски кутии и на различни лаптопи, всеки въпросник се броя отново като работа с намиране. Ако всичко е на едно място, попълването е главно копиране и потвърждаване. определени по предмет кои документи са необходими и докога остават валидни дава преглед на това, така че не трябва да изясните отново с всеки въпросник какво се нужда.
Къде отива парата
Не всеки документ можете сами да съставите. Сертификат като ISO 27001 изисква външен одит, и това струва пари, независимо дали ви трябва сертификатът за един клиент или за десет. Застраховка или декларация на счетоводител има и цена, която е извън вашия контрол. Тези разходи обикновено не зависят от това колко въпросника попълвате, но от кои изисквания клиентите ви поставят.
Разликата между документ, който сами можете да доставите, и документ, който трета страна трябва да издаде, е затова важен въпрос при преценката на разходите. Извлечение или политически документ вам струва главно време. Сертификат или външна декларация струва пари на трета страна, отделно от работата, която вие изпълнявате.
Сами или на външната фирма
Някои предприятия поверяват попълването на въпросници или поддържането на доказателства на външна агенция. Това може да спести време, но е свързано с фиксирана разходна статия, независимо колко въпросника пристигат тази година. Други предприятия предпочитат да держат сами, с фиксирано място, където стоят всички документи, и фиксирано време да ги проверят. Изборът зависи от това колко въпросника получавате, колко хора имате да изпълнят работата, и колко е важно отговорите да излязат бързо и последователно.
Един компромис е система, която разпознава въпросите и вади отговорите от един верижен досие, така че за всеки отговор само трябва да потвърдите вместо всеки път отново да търсите и пресписвате. Това не променя какво клиента ви питат, но промени колко време струва да дадете отговора. как този процес работи покажете откъде идва информацията и какво се случва с вашите данни.
Това, което можете да проверите сами
Независимо дали поддържането на доказателства за вашата компания е скъпо или евтино, зависи от вашата ситуация: броят на клиентите, които изпращат въпросници, броят на порталите, в които трябва да попълните, и колко от поискваните документи вече са наред. Преглед на това получавате, като проверите кои въпросници сте получили през последната година и колко време отнеме всеки въпросник. в няколко въпроса видите кои теми са актуални за вашата компания дава там първо впечатление.
За цената на абонамент, който облекчава самото попълване, можете да видите актуалните тарифи. За въпроси относно вашата специфична ситуация, например дали сертификатът е задължителен или само желателен от клиент, остава препоръчително да го попитате директно при клиента или при консултант, който познава вашата ситуация.
Искате ли да знаете как стои вашата компания сега? Направете безплатния бърз преглед или прочетете темите в базата знания, без да се нуждаете от профил.