Nincs rögzített összeg
Nincs olyan díj, amely minden vállalkozás számára azonos lenne. A bizonylatok nyilvántartásának költsége három tényezőtől függ: évente hány kérdőívet kap az ügyfeleiktől, az igényelt dokumentumok közül hányat birtokol már, és ki végzi el a munkát. Egy olyan vállalkozás, amely évente kétszer tölt ki egy rövid listát egy állandó ügyféltől, erre kevés időt és pénzt fordít. Egy olyan vállalkozás azonban, amely évente tízszeres alkalommal kap kérdőíveket különböző megrendelőktől, mindegyiknek saját formátumával, azt tapasztalja, hogy a költségek főleg az időben rejlenek, nem a pénzben.
A legnagyobb költségtétel majdnem mindig az emberek ideje: valakinek meg kell találnia, hol van az adott dokumentum, ellenőriznie kell, hogy még érvényes-e, és az ügyfél formátumában újra be kell gépelnie a választ. Ezen kívül lehetnek olyan dokumentumok után járó költségek, amelyeket nem lehet saját magának összeállítani, mint egy tanúsítvány, egy audit vagy egy harmadik fél nyilatkozata. Ez a két költségtétel együttesen határozza meg azt az összeget, amelyet végül ki kell fizetnie.
Az idő hogyan oszlik meg
A bizonylatok ritkán egyszeri ügyek. Egy biztosítási apólisz lejár, a Kereskedelmi Kamaránál kapott nyilatkozat néhány hónap után elavulttá válik, és egy tanúsítványnak van érvényességi ideje. Valahányszor egy ilyen dokumentum lejár, valakinek meg kell újítania és a megfelelő helyre tennie. Ha ez nem történik meg rendszeres alapon, akkor csak akkor fedezi fel, amikor egy ügyfél kérdőívet küld, és nem találja meg az iratot, vagy kiderül, hogy lejárt. Akkor még rendezni kell, gyakran időnyomás alatt, és ez többe kerül, mint amikor már kész lett volna.
Az idő szükségessége nagymértékben attól függ, hogy hogyan van szervezve az adminisztráció. Ha minden szétszórva van postafiókokban és különböző laptopok között, akkor minden kérdőív ismét keresésnek számít. Ha mindez egy helyen van, akkor az kitöltés főleg másolásból és megerősítésből áll. tárgyonként meghatározott, mely dokumentumok szükségesek és meddig maradnak érvényesek ennek áttekintésével szolgál, így nem kell minden kérdőív után újra kiderítenie, hogy mire van szükség.
Hol rejlik a pénz
Nem minden bizonylatot lehet saját magának összeállítani. Egy tanúsítvány, mint az ISO 27001, külső auditre van szükség, és ez költséget jelent, függetlenül attól, hogy egy ügyfélnek szükséges-e a tanúsítvány vagy tíznek. Egy biztosítási igazolás vagy egy könyvelő nyilatkozata szintén olyan ár mellett jár, amely kívül esik a saját hatáskörén. Ezek a költségek jellemzően nem függenek attól, hogy hány kérdőívet tölt ki, hanem attól, milyen követelményeket támasztanak az ügyfelei.
Ezért fontos különbség a saját maga által összeállítható dokumentum és a harmadik fél által kibocsátandó dokumentum közötti választás a költségek megbecsülésekor. Egy kivonat vagy egy szabályzat főleg időbe kerül. Egy tanúsítvány vagy egy külső nyilatkozat olyan harmadik félnek jár pénz, a saját munkavégzése mellett.
Saját végzés vagy kiszervezés
Egyes vállalkozások a kérdőívek kitöltését vagy a bizonylatok nyilvántartását teljes egészében egy külső iroda feladata. Ez időt takaríthat meg, de állandó költségtételt von maga után, függetlenül attól, hogy hány kérdőív érkezik be abban az évben. Más vállalkozások szívesebben tartják ezt saját maguk, egy olyan fix hellyel, ahol minden dokumentum megvan, és egy fix időponttal, hogy ellenőrizze őket. A választás attól függ, hány kérdőívet kap, hány emberrel rendelkezik a munka elvégzéséhez, és mennyire fontos, hogy a válaszok gyorsan és konzisztensen indulnak útnak.
A középút egy olyan rendszer, amely felismeri a kérdéseket és egy láncdossziéből bevonja a válaszokat, így csak minden válaszhoz kell bejelentenie helyett, hogy ismét meg kell keresnie és begépelnie. Ez nem változtat azon, amit az ügyfelei tőle kérnek, de megváltoztatja, hogy mennyi idő alatt adható meg a válasz. hogyan zajlik ez a folyamat mutassa meg, honnan származik az információ, és mit csinálnak az adataival.
Amit Ön maga ellenőrizhet
Az, hogy az Ön vállalkozása számára sok vagy kevés költséget jelent-e a bizonylatokat nyilvántartani, a helyzete függvénye: az a száma, hogy hány ügyfél küld kérdőíveket, hány portálban kell kitöltenie, és hogy a kért dokumentumok közül hányat rendeztek már. Erről kaphat egy első képet, ha megnézi, mely kérdőíveket kapta az elmúlt évben, és hogy mennyi időt vett igénybe az egyes listák kitöltése. néhány kérdésben meglátni, mely témakörök játszanak szerepet az Ön vállalkozásában erről ad egy első képet.
Az előfizetés árához képest, amely a kitöltést könnyíti meg, Ön megtekintheti az aktuális díjakat· Az Ön saját helyzetével kapcsolatos kérdésekhez, például hogy egy tanúsítvány kötelező vagy csak az ügyfél által kívánt, továbbra is ajánlott ezt az ügyféllel vagy az Ön helyzetét ismerő tanácsadóval tisztázni.
Szeretné tudni, hogy vállalkozása jelenleg hol tart? Végezze el az ingyenes gyorsértékelést, vagy olvassa át a tudásbázis témaköreit anélkül, hogy fiókra lenne szüksége.