Non esiste un importo fisso
Non c'è una tariffa uguale per ogni azienda. Ciò che costa il mantenimento dei documenti comprovanti dipende da tre fattori: quanti questionari ricevete all'anno dai clienti, quanti dei documenti richiesti avete già in azienda, e chi svolge il lavoro. Un'azienda che compila due volte all'anno un breve questionario di un cliente fisso dedica poco tempo e denaro a questa attività. Un'azienda che riceve questionari decine di volte all'anno da diversi acquirenti, ognuno con il proprio formato, scopre che i costi risiedono soprattutto nel tempo impiegato, non nel denaro.
La voce di costo più importante è quasi sempre il tempo delle persone: qualcuno deve stabilire dove si trova quale documento, verificare se è ancora valido e ricopiare la risposta nel formato del cliente. Inoltre, possono esserci costi per documenti che non potete redigere voi stessi, come un certificato, un audit o una dichiarazione di una terza parte. Questi due elementi insieme determinano l'importo che alla fine dovrete sostenere.
Dove va a finire il tempo
I documenti comprovanti raramente sono unici. Una polizza assicurativa scade, una dichiarazione della Camera di commercio diventa obsoleta dopo pochi mesi e un certificato ha una durata di validità. Ogni volta che un documento di questo tipo scade, qualcuno deve rinnovarlo e collocarlo di nuovo nel posto giusto. Se ciò non avviene sistematicamente, lo scoprirete solo nel momento in cui un cliente invia un questionario e non riuscite a trovare il documento o risulta scaduto. Allora deve comunque essere regolato, spesso sotto pressione di tempo, e ciò costa più di quando fosse già pronto.
Quanto tempo richiede dipende fortemente da come è organizzata l'amministrazione. Se tutto è disperso in caselle di posta e su diversi laptop, ogni questionario si conta di nuovo come lavoro di ricerca. Se tutto si trova in un unico posto, compilare è soprattutto una questione di copiare e confermare. stabilito per ogni argomento quali documenti sono necessari e quanto tempo rimangono validi fornisce una panoramica, così non dovete scoprire di nuovo per ogni questionario cosa sia necessario.
Dove va a finire il denaro
Non ogni documento comprovante potete redigere voi stessi. Un certificato come ISO 27001 richiede un audit esterno, e questo costa denaro, indipendentemente dal fatto che abbiate bisogno del certificato per un cliente o per dieci. Un certificato di assicurazione o una dichiarazione di un commercialista hanno anche un prezzo che non dipende dalla vostra volontà. Questi costi di solito non dipendono da quanti questionari compilate, ma da quali requisiti i vostri clienti vi pongono.
La differenza tra un documento che potete fornire voi stessi e uno che una terza parte deve rilasciare è quindi una domanda importante quando si stimano i costi. Un estratto o un documento di policy costa soprattutto tempo. Un certificato o una dichiarazione esterna costa denaro a una terza parte, a parte il lavoro che vi comporta.
Fare da soli o esternalizzare
Alcune aziende lasciano completamente la compilazione dei questionari o il mantenimento dei documenti comprovanti a un ufficio esterno. Questo può farvi risparmiare tempo, ma comporta una voce di costo fisso, indipendentemente da quanti questionari arrivino quell'anno. Altre aziende preferiscono mantenerlo interno, con un luogo fisso dove si trovano tutti i documenti e un momento prestabilito per controllarli. La scelta dipende da quanti questionari ricevete, da quante persone avete per svolgere il lavoro e da quanto sia importante che le risposte escano dalla porta in modo rapido e coerente.
Una via di mezzo è un sistema che riconosce le domande e estrae le risposte da un unico fascicolo della catena, così dovete solo confermare ogni risposta invece di ricercare e ricopiare ogni volta da capo. Questo non cambia nulla in quello che il vostro cliente vi chiede, ma cambia quanto tempo costa fornire la risposta. come funziona quel processo mostra da dove provengono le informazioni e cosa accade ai vostri dati.
Ciò che potete verificare per voi stessi
Se la gestione della documentazione probatoria per la vostra azienda costa molto o poco dipende dalla vostra situazione: dal numero di clienti che inviano questionari, dal numero di portali in cui dovete compilare moduli e da quanto della documentazione richiesta è già in ordine. Vi farete un'idea iniziale osservando quali questionari avete ricevuto l'anno scorso e quanto tempo vi ha richiesto ogni modulo. in poche domande vedere quali argomenti riguardano la vostra azienda fornisce un primo quadro di riferimento.
Per il prezzo di un abbonamento che vi alleggerisca la compilazione stessa, potete consultare le tariffe attuali. Per domande sulla vostra situazione specifica, ad esempio se un certificato è obbligatorio o solo desiderato da un cliente, è comunque consigliabile verificarlo direttamente con il cliente stesso o con un consulente che conosce la vostra situazione.
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