Es gibt keinen Pauschalpreis
Es gibt keinen Tarif, der für jedes Unternehmen gleich ist. Was die Verwaltung von Nachweisen kostet, hängt von drei Dingen ab: wie viele Fragebögen Sie pro Jahr von Kunden erhalten, wie viele der angeforderten Dokumente Sie bereits in Haus haben, und wer die Arbeit verrichtet. Ein Unternehmen, das zweimal pro Jahr eine kurze Liste eines festen Kunden ausfüllt, wendet dafür wenig Zeit und Geld auf. Ein Unternehmen, das dutzende Male pro Jahr Fragebögen von verschiedenen Abnehmern erhält, jeweils mit eigenem Format, stellt fest, dass die Kosten vor allem in Zeit stecken, nicht in Geld.
Der größte Kostenfaktor ist fast immer die Zeit von Mitarbeitern: Jemand muss herausfinden, welches Dokument wo liegt, prüfen, ob es noch gültig ist, und die Antwort im Format des Kunden neu eingeben. Darüber hinaus können Kosten für Dokumente anfallen, die Sie selbst nicht erstellen können, wie ein Zertifikat, ein Audit oder eine Erklärung einer externen Stelle. Diese beiden Posten zusammen bestimmen den Betrag, den Sie am Ende ausgeben.
Wo die Zeit hingeht
Nachweise sind selten einmalig. Eine Versicherungspolice läuft ab, eine Erklärung der Handelskammer ist nach ein paar Monaten veraltet, und ein Zertifikat hat eine Geltungsdauer. Jedes Mal, wenn ein solches Dokument abläuft, muss jemand es erneuern und wieder an der richtigen Stelle einfügen. Geschieht dies nicht systematisch, bemerken Sie es erst, wenn ein Kunde einen Fragebogen sendet und Sie das Dokument nicht finden können oder es sich als abgelaufen herausstellt. Dann muss es noch immer geregelt werden, oft unter Zeitdruck, und das kostet mehr, als wenn es bereits bereitstünde.
Wie viel Zeit dies kostet, hängt stark davon ab, wie die Verwaltung eingerichtet ist. Wenn alles in Mailboxen und auf verschiedenen Laptops verteilt ist, ist jeder Fragebogen erneut Sucharbeit. Wenn alles an einem Ort ist, dann ist das Ausfüllen vor allem eine Frage des Kopierens und Bestätigens. pro Thema ermittelt, welche Dokumente erforderlich sind und wie lange sie gültig bleiben bietet dazu einen Überblick, sodass Sie nicht bei jedem Fragebogen erneut herausfinden müssen, was dazugehört.
Wo Geld hingeht
Nicht jedes Dokument können Sie selbst erstellen. Ein Zertifikat wie ISO 27001 erfordert ein externes Audit, und dieses kostet Geld, unabhängig davon, ob Sie das Zertifikat für einen Kunden oder für zehn benötigen. Ein Versicherungsnachweis oder eine Erklärung eines Wirtschaftsprüfers hat auch einen Preis, der außerhalb Ihres Einflusses liegt. Diese Kosten hängen normalerweise nicht davon ab, wie viele Fragebögen Sie ausfüllen, sondern davon, welche Anforderungen Ihre Kunden an Sie stellen.
Der Unterschied zwischen einem Dokument, das Sie selbst einreichen können, und einem Dokument, das eine dritte Partei ausstellen muss, ist daher eine wichtige Frage bei der Kostenschätzung. Ein Auszug oder ein Richtliniendokument kostet Sie vor allem Zeit. Ein Zertifikat oder eine externe Erklärung kostet Geld an eine dritte Partei, zusätzlich zu der Arbeit, die Sie selbst dafür verrichten.
Selbst machen oder auslagern
Manche Unternehmen lassen das Ausfüllen von Fragebögen oder die Verwaltung von Nachweisen vollständig an ein externes Büro übergeben. Das kann Zeit sparen, bringt aber einen festen Kostenfaktor mit sich, unabhängig davon, wie viele Fragebögen in diesem Jahr eingehen. Andere Unternehmen bevorzugen es, dies selbst zu tun, mit einem festen Ort, an dem alle Dokumente stehen, und einem festen Zeitpunkt, um sie zu überprüfen. Die Wahl hängt davon ab, wie viele Fragebögen Sie erhalten, wie viele Mitarbeiter Sie haben, um die Arbeit zu verrichten, und wie wichtig es ist, dass die Antworten schnell und konsistent hinausgehen.
Ein Mittelweg ist ein System, das die Fragen erkennt und die Antworten aus einer Lieferkettendatei abruft, sodass Sie bei jeder Antwort nur bestätigen müssen, anstatt jedes Mal erneut nachzuschlagen und abzutippen. Das ändert nichts daran, was Ihr Kunde von Ihnen verlangt, aber wohl, wie viel Zeit es kostet, die Antwort zu geben. wie dieser Prozess funktioniert zeigen Sie, woher die Informationen stammen und was mit Ihren Daten geschieht.
Was Sie für sich selbst überprüfen können
Ob die Verwaltung von Nachweisen für Ihr Unternehmen viel oder wenig kostet, hängt daher von Ihrer Situation ab: von der Anzahl der Kunden, die Fragelisten versenden, von der Anzahl der Portale, in die Sie eintragen müssen, und davon, wie viele der abgefragten Unterlagen bereits vorhanden sind. Einen ersten Eindruck davon erhalten Sie, wenn Sie sich ansehen, welche Fragelisten Sie im vergangenen Jahr erhalten haben und wie viel Zeit jede Liste gekostet hat. in ein paar Fragen sehen, welche Themen für Ihr Unternehmen relevant sind bietet einen ersten Überblick.
Für den Preis eines Abonnements, das das Ausfüllen selbst erleichtert, können Sie die aktuellen Tarife einsehen. Bei Fragen zu Ihrer eigenen Situation, beispielsweise ob ein Zertifikat verpflichtend ist oder nur von einem Kunden gewünscht wird, empfiehlt es sich, dies direkt beim Kunden oder bei einem Berater nachzufragen, der Ihre Situation kennt.
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