Não existe um valor fixo
Não há uma tarifa igual para todas as empresas. O que custa manter a documentação depende de três fatores: quantos questionários recebe de clientes por ano, quantos dos documentos solicitados já tem em casa, e quem faz o trabalho. Uma empresa que preenche duas vezes por ano uma lista curta de um cliente fixo despende pouco tempo e dinheiro nisso. Uma empresa que recebe dezenas de vezes por ano questionários de diferentes clientes, cada um com o seu próprio formato, nota que os custos residem principalmente no tempo, não em dinheiro.
A maior rubrica de custos é quase sempre o tempo das pessoas: alguém tem de descobrir onde está cada documento, verificar se ainda é válido, e transcrever a resposta no formato do cliente. Além disso, pode haver custos com documentos que não consegue compilar sozinho, como um certificado, uma auditoria ou uma declaração de uma terceira parte. Estas duas rubricas em conjunto determinam o montante que acabará por despender.
Onde o tempo é gasto
Os documentos são raramente únicos. Uma apólice de seguro expira, uma declaração da Câmara do Comércio fica desatualizada após alguns meses, e um certificado tem uma validade limitada. Sempre que um desses documentos expira, alguém tem de o renovar e colocá-lo novamente no lugar correto. Se isto não for feito sistematicamente, só descobrirá quando um cliente enviar um questionário e não conseguir encontrar o documento ou este revelar-se expirado. Terá então de ser resolvido apesar de tudo, muitas vezes sob pressão de tempo, e isto custa mais do que se já estivesse pronto.
Quanto tempo isto leva depende muito de como a administração está organizada. Se tudo está disperso em caixas de correio e em diferentes computadores portáteis, então cada questionário conta novamente como trabalho de pesquisa. Se tudo está num único local, então o preenchimento é principalmente uma questão de copiar e confirmar. investigado por tema quais documentos são necessários e quanto tempo permanecem válidos fornece uma visão geral disso, para que não tenha de descobrir novamente o que é necessário para cada questionário.
Onde o dinheiro é gasto
Nem todos os documentos consegue compilar sozinho. Um certificado como ISO 27001 requer uma auditoria externa, e isso custa dinheiro, independentemente de precisar do certificado para um cliente ou para dez. Um comprovativo de seguro ou uma declaração de um contabilista também têm um preço que está fora do seu controlo. Estes custos geralmente não dependem de quantos questionários preenche, mas de quais requisitos os seus clientes lhe impõem.
A diferença entre um documento que consegue fornecer sozinho e um documento que uma terceira parte tem de emitir é, portanto, uma questão importante ao estimar custos. Um extrato ou um documento de política custam-lhe principalmente tempo. Um certificado ou uma declaração externa custa dinheiro a uma terceira parte, independentemente do trabalho que faz nisso.
Fazer sozinho ou subcontratar
Algumas empresas deixam o preenchimento de questionários ou a manutenção de documentos completamente a cargo de um bureau externo. Isso pode poupar tempo, mas traz uma rubrica de custos fixa, independentemente de quantos questionários chegarem esse ano. Outras empresas preferem manter-se informadas, com um local fixo onde todos os documentos estão e um momento fixo para os verificar. A escolha depende de quantos questionários recebe, de quantas pessoas tem para fazer o trabalho, e de o quanto é importante que as respostas saiam rápido e de forma consistente.
Uma abordagem intermédia é um sistema que reconhece as perguntas e extrai as respostas de um único dossiê de cadeia, para que apenas tenha de confirmar cada resposta em vez de ter de pesquisar e transcrever de novo sempre. Isto não muda nada no que o seu cliente lhe pede, mas muda quanto tempo leva para dar a resposta. como esse processo funciona mostra onde as informações provêm e o que acontece com seus dados.
O que você pode verificar por si mesmo
Se a manutenção de comprovantes para sua empresa custa muito ou pouco depende, portanto, de sua situação: o número de clientes que enviam questionários, o número de portais nos quais você deve preencher e quantos dos documentos solicitados já estão em ordem. Você obtém uma primeira impressão disso olhando quais questionários recebeu no ano passado e quanto tempo cada lista levou. em algumas perguntas ver quais temas se aplicam à sua empresa fornece uma primeira visão disso.
Pelo preço de uma assinatura que alivia o próprio preenchimento, você pode consultar as tarifas atuais. Para dúvidas sobre sua própria situação, por exemplo, se um certificado é obrigatório ou apenas desejado por um cliente, é aconselhável verificar isso com o cliente ou com um consultor que conheça sua situação.
Deseja saber onde sua empresa se encontra agora? Faça a verificação rápida gratuita ou leia os temas no banco de conhecimento, sem que seja necessária uma conta.