Fiksuota suma neegzistuoja
Nėra tarifų, kurie būtų vienodi kiekvienai įmonei. Dokumentų tvarkymui skirtos išlaidos priklauso nuo trijų dalykų: kiek klausimynų per metus jūs gaunate iš klientų, kiek iš paprašytų dokumentų jau turite, ir kas atlieka darbą. Įmonė, kuri du kartus per metus užpildo trumpą klausimyną iš nuolatinio kliento, tam skiria nedaug laiko ir pinigų. Įmonė, kuri dešimtis kartų per metus gauna klausimynus iš skirtingų pirkėjų, kiekvieno su savo formatu, pastebi, kad išlaidos yra daugiausia laiko sąskaita, o ne pinigų.
Didžiausia išlaidų sąskaita beveik visada yra žmonių laikas: kažkas turi sužinoti, kur jei yra koks dokumentas, patikrinti, ar jis dar galioja, ir atsakymą perkopijuoti į kliento formatą. Be to, gali būti išlaidų už dokumentus, kuriuos jūs patys negalite paruošti, pavyzdžiui, sertifikatą, auditą ar trečiosios šalies deklaraciją. Šios dvi sąskaitos kartu nustato galutinę sumą, kurią jūs turite sumokėti.
Kur laikas nukreiptas
Įrodymo dokumentai yra retai vienkartiniai. Draudimo polisa baigiasi, Prekybos rūmų patvirtinimas po kelių mėnesių pasidaro pasenęs, ir sertifikatą turi galiojimo trukmę. Kiekvieną kartą, kai toks dokumentas baigiasi, kažkas turi jį atnaujinti ir iš naujo padėti į reikiamą vietą. Jei tai nenustatyta sistemingai, jūs tai sužinote tik tada, kai klientas siunčia klausimyną ir jūs negalite rasti dokumentą arba paaiškėja, kad jis pasenęs. Tada jis vis tiek turi būti sutvarkomas, dažnai skubiai, ir tai kainuoja daugiau nei tuo atveju, jei jis jau būtų buvęs paruoštas.
Kiek laiko tai užtrunka, labai priklauso nuo to, kaip sutvarkyta administracija. Jei viskas išsidėstę pašto dėžėse ir skirtinguose nešiojamuosiuose kompiuteriuose, kiekvienas klausimynas skaičiuojamas iš naujo kaip paieška. Jei viskas yra vienoje vietoje, tada užpildymas yra daugiausia kopijuoti ir patvirtinti. kiekvienam dalykui išaiškinti, kokie dokumentai reikalingi ir kiek laiko jie lieka galioti pateikia čia apžvalgą, todėl jums nereikia su kiekvienu klausimynu iš naujo aiškinotis, kas prie jo priklauso.
Kur pinigai nukreipti
Ne kiekvieną įrodymo dokumentą galite paruošti patys. Sertifikatas, pavyzdžiui ISO 27001, reikalinga išorinė audito, ir tai kainuoja pinigų, neatsižvelgiant į tai, ar jums sertifikatas reikalingas vienam klientui ar dešimčiai. Draudimo sertifikatas arba buhalterio patvirtinimas taip pat turi kainą, kuri nepriklauso nuo jūsų. Šios išlaidos dažniausiai nepriklauso nuo to, kiek klausimynų jūs užpildote, bet nuo to, kokius reikalavimus jūsų klientai jums kelia.
Skirtumas tarp dokumento, kurį galite pateikti patys, ir dokumento, kurį turi pateikti trečioji šalis, yra todėl svarbus klausimas įvertinant išlaidas. Ištrauka arba politikos dokumentas jums kainuoja daugiausia laiko. Sertifikatas arba išorinis patvirtinimas trečiajai šaliai kainuoja pinigų, atskirai nuo darbo, kurį jūs patys atliekate.
Daryti patys arba pasiūlyti kitiems
Kai kurios įmonės klausimynų užpildymą arba dokumentų tvarkymą visiškai perduoda išoriniam biurui. Tai gali sutaupyti laiko, bet nešasi fiksuotą išlaidų sąskaita, neatsižvelgiant į tai, kiek klausimynų tą metą ateis. Kitos įmonės mieliau tai tvarkytų patys, turėdamos fiksuotą vietą, kur stovi visi dokumentai, ir fiksuotą laiką juos patikrinti. Pasirinkimas priklauso nuo to, kiek klausimynų jūs gaunate, kiek žmonių jūs turite darbui atlikti, ir kokia svarbi yra, kad atsakymai greitai ir nuosekliai išeina.
Tarpinis variantas yra sistema, kuri atpažįsta klausimus ir išimą atsakymus iš vieno tiekimo grandinės failo, todėl jums reikia tik kiekvieną atsakymą patvirtinti, o ne kiekvieną kartą iš naujo ieškoti ir perkopijuoti. Tai nepakeičia to, ko jūsų klientas iš jūsų prašo, tačiau keičia, kiek laiko užtrunka atsakymą suteikti. kaip šis procesas vyksta parodykite, kur kilusi informacija ir kas atsitinka su jūsų duomenimis.
Ką galite patikrinti patys
Tai, ar dokumentų tvarkymas jūsų įmonei kains daug ar mažai, priklauso nuo jūsų situacijos: klientų, siunčiančių klausimynus, skaičiaus, portalų, kuriuose turite užpildyti, skaičiaus ir to, kiek iš paprašytų dokumentų jau yra tvarkoje. Pirmą įspūdį apie tai gausite pažiūrėję, kokius klausimynus gaudavote praeitais metais ir kiek laiko užėmė kiekvienas klausimynas. keliuose klausimuose pamatykite, kurie temos yra aktualios jūsų įmonei duoda pirmąjį vaizdą apie tai.
Užuot sumokėję prenumeratos kainą, kuri palengvintų pačius užpildymus, galite peržiūrėti dabartines tarifų normas. Jei turite klausimų apie jūsų konkrečią situaciją, pavyzdžiui, ar sertifikatas yra privalomas, ar tik reikalingas klientui, rekomenduojama tai paklausti pačios kliento arba konsultanto, kuris žino jūsų situaciją.
Norite sužinoti, kurioje vietoje dabar yra jūsų įmonė? Atlikite nemokamą greitąją apžvalgą arba perskaitykite žinių banko temas, nereikalingą paskyrą.