Stała kwota nie istnieje
Nie ma taryfikacji, która byłaby taka sama dla każdego przedsiębiorstwa. Koszt utrzymania dokumentów zależy od trzech czynników: ile list kontrolnych rocznie otrzymujesz od klientów, ile z żądanych dokumentów już posiadasz, i kto wykonuje pracę. Przedsiębiorstwo, które dwa razy w roku wypełnia krótką listę od stałego klienta, poświęca na to mało czasu i pieniędzy. Przedsiębiorstwo, które dziesiątki razy w roku otrzymuje listy kontrolne od różnych odbiorców, każdy o własnym formacie, zauważa, że koszty są przede wszystkim kwestią czasu, a nie pieniędzy.
Największa pozycja kosztowa to niemal zawsze czas ludzi: ktoś musi ustalić, gdzie leży dany dokument, sprawdzić, czy jest jeszcze ważny, i przepisać odpowiedź w formacie klienta. Ponadto mogą pojawić się koszty dokumentów, które nie możesz samodzielnie sporządzić, takie jak certyfikat, audyt lub oświadczenie strony trzeciej. Te dwie pozycje razem określają ostateczną kwotę, którą musisz wydać.
Gdzie trafia czas
Dokumenty rzadko są jednorazowe. Polisa ubezpieczeniowa wygasa, oświadczenie z Izby Handlowo-Przemysłowej staje się przestarzałe po kilku miesiącach, a certyfikat ma okres ważności. Za każdym razem, gdy taki dokument wygasa, ktoś musi go odnowić i ponownie umieścić we właściwym miejscu. Jeśli nie dzieje się to systematycznie, dowiadasz się o tym dopiero w momencie, gdy klient wysyła listę kontrolną, a ty nie możesz znaleźć dokumentu lub okazuje się, że wygasł. Wtedy trzeba go jeszcze załatwić, często w pospiechu, a to kosztuje więcej niż gdyby był już gotów.
Ile czasu to zajmuje, zależy w dużej mierze od tego, jak zorganizowana jest administracja. Jeśli wszystko jest rozproszone w skrzynkach pocztowych i na różnych laptopach, każda lista kontrolna liczy się jako nowa praca przeszukiwania. Jeśli wszystko jest w jednym miejscu, wypełnianie to głównie kwestia kopiowania i potwierdzania. ustalono dla każdego tematu, jakie dokumenty są potrzebne i jak długo pozostają ważne zapewnia przegląd, dzięki czemu nie musisz przy każdej liście kontrolnej ponownie ustalać, co do niej należy.
Gdzie trafia pieniądz
Nie każdy dokument możesz samodzielnie sporządzić. Certyfikat taki jak ISO 27001 wymaga zewnętrznego audytu, a to kosztuje pieniądze, niezależnie od tego, czy potrzebujesz certyfikatu dla jednego klienta, czy dla dziesięciu. Zaświadczenie ubezpieczeniowe lub oświadczenie księgowego również ma cenę, która jest poza Twoją kontrolą. Koszty te zwykle nie zależą od tego, ile list kontrolnych wypełniasz, ale od wymagań, które stawiają Ci Twoi klienci.
Różnica między dokumentem, który możesz sam dostarczyć, a dokumentem, który musi wydać strona trzecia, to dlatego ważne pytanie przy szacowaniu kosztów. Wypis lub dokument dotyczący polityki to dla Ciebie przede wszystkim czas. Certyfikat lub zewnętrzne oświadczenie to koszt pieniądza dla strony trzeciej, niezależnie od pracy, którą sam w to włożysz.
Samodzielnie czy zlecić
Niektóre przedsiębiorstwa całkowicie zlecają wypełnianie list kontrolnych lub utrzymywanie dokumentów zewnętrznej agencji. Może to zaoszczędzić czas, ale wiąże się ze stałą pozycją kosztową, niezależnie od tego, ile list kontrolnych napłynie w danym roku. Inne przedsiębiorstwa wolą to robić samodzielnie, ze stałym miejscem, gdzie znajdują się wszystkie dokumenty i stałym czasem na ich sprawdzenie. Wybór zależy od tego, ile list kontrolnych otrzymujesz, ile osób masz do wykonania pracy i jak ważne jest, aby odpowiedzi szybko i konsekwentnie opuszczały firmę.
Pośrednią drogą jest system, który rozpoznaje pytania i pobiera odpowiedzi z jednego pliku łańcuchowego, dzięki czemu przy każdej odpowiedzi musisz tylko potwierdzić, zamiast za każdym razem szukać i przepisywać. To nie zmienia tego, o co pyta Cię klient, ale zmienia czas potrzebny na udzielenie odpowiedzi. jak proces ten działa pokaż, skąd pochodzą informacje i co się dzieje z Pani/Pana danymi.
Co może Pani/Pan sprawdzić samodzielnie
Czy utrzymywanie dokumentów potwierdzających dla Pani/Pana firmy wiąże się z dużymi czy małymi kosztami, zależy od Pani/Pana sytuacji: od liczby klientów wysyłających kwestionariusze, liczby portali, w których musi Pani/Pan wypełniać dane, oraz od tego, ile z żądanych dokumentów jest już w porządku. Pierwsze wyobrażenie sobie o tym można uzyskać, przeglądając kwestionariusze otrzymane przez Pani/Pana firmę w ubiegłym roku i ile czasu zajęło wypełnienie każdego kwestionariusza. w kilku pytaniach zobaczyć, które tematy dotyczą Pani/Pana firmy daje tam pierwsze wyobrażenie.
Za cenę abonamentu, który ułatwia samo wypełnianie, może Pani/Pan wyświetlić bieżące stawki. W przypadku pytań dotyczących Pani/Pana własnej sytuacji, na przykład czy certyfikat jest obowiązkowy czy pożądany tylko przez klienta, zaleca się potwierdzić to bezpośrednio u klienta lub u doradcy znającego Pani/Pana sytuację.
Chce Pani/Pan wiedzieć, w jakim miejscu znajduje się Pani/Pana firma? Przeprowadź bezpłatną szybką ocenę lub przeczytaj tematy w bazie wiedzy bez konieczności posiadania konta.