Določene vsote ni
Ni tarife, ki bi bila enaka za vsako podjetje. Stroški vzdrževanja dokaznih materialov so odvisni od treh dejavnikov: koliko vprašalnikov na leto prejmete od strank, koliko od zahtevanih dokumentov že imate, in kdo opravlja delo. Podjetje, ki dvakrat na leto izpolni kratek vprašalnik stalne stranke, na to porabi malo časa in denarja. Podjetje, ki desete krat na leto prejme vprašalnike različnih kupcev, od katerih ima vsak svoj format, opazi, da stroški v glavnem predstavljajo čas, ne denar.
Največja postavka stroškov je skoraj vedno čas ljudi: nekdo mora ugotoviti, kje je določen dokument, preveriti, ali je še veljaven, in odgovor prepisati v obliki, ki jo pričakuje stranka. Poleg tega so lahko stroški za dokumente, ki si jih ne morete sami pripraviti, kot je potrdilo, revizija ali izjava tretje osebe. Ti dve postavki skupaj določata znesek, ki ga na koncu plačate.
Kam gre čas
Dokazni materiali so redko enkratni. Zavarovalnica preneha veljati, izjava Trgovinske zbornice je po nekaj mesecih zastarela, in potrdilo ima rok veljavnosti. Vsakič, ko take dokumente potečejo, jih mora nekdo obnoviti in jih ponovno postaviti na pravo mesto. Če se to ne dela sistematično, to odkrijete šele, ko stranka pošlje vprašalnik in ne morete najti dokumenta ali se izkaže, da je potečen. Nato je treba to še urediti, pogosto pod časovnim pritiskom, in to stane več kot če bi bil dokument že pripravljen.
Koliko časa to vzame, je v veliki meri odvisno od tega, kako je urejena administracija. Če je vse razpršeno v poštnih sandekih in na različnih prenosnih računalnikih, se vsak vprašalnik ponovno šteje kot iskanje. Če je vse na enem mestu, je izpolnjevanje predvsem stvar kopiranja in potrditve. za vsako temo ugotovljeno, kateri dokumenti so potrebni in kako dolgo ostanejo veljavni zagotavlja pregled tega, da vam ni treba za vsak vprašalnik znova iskati, kaj k njemu sodi.
Kam gre denar
Ne vsakega dokazila lahko sami pripravite. Certifikat, kot je ISO 27001, zahteva zunanji nadzor, ki stane denar, ne glede na to, ali certifikat potrebujete za enega stranko ali za deset. Zavarovalnica ali izjava računovodskega revizorja imata tudi ceno, ki je izven vašega nadzora. Ti stroški običajno niso odvisni od tega, koliko vprašalnikov izpolnite, ampak od tega, kakšne zahteve vam zastavljajo vaši stranki.
Razlika med delom, ki ga lahko sami posredujete, in delom, ki ga mora posredovati tretja oseba, je zato pomembno vprašanje pri ocenjevanju stroškov. Izpisek ali politični dokument vas stane predvsem časa. Certifikat ali zunanjo izjavo stane denar tretji osebi, ločeno od dela, ki ga sami opravite.
Lastna proizvodnja ali zunanja oskrba
Nekatera podjetja prepuščajo izpolnjevanje vprašalnikov ali vodenje dokazil v celoti zunanjemu biroju. To lahko prihrani čas, vendar prinaša stalno postavko stroškov, ne glede na to, koliko vprašalnikov pride tisto leto. Druga podjetja raje vodijo to sami, z določenim mestom, kjer stojijo vsi dokumenti, in določenim trenutkom za njihov pregled. Izbira je odvisna od tega, koliko vprašalnikov prejmete, koliko oseb imate za opravljanje dela in kako pomembno je, da odgovori hitro in dosledno izstopijo.
Vmesna pot je sistem, ki prepozna vprašanja in odgovore prevzame iz ene verige dokazil, tako da per odgovoru samo potrdite namesto da bi vsakič znova iskali in ponovno pisali. To ne spremeni ničesar na tem, kaj vas vpraša vaš stranko, ampak spreni čas, ki ga porabi za podajanje odgovora. kako ta postopek deluje pokažite, od koder izvirajo informacije in kaj se zgodi z vašimi podatki.
Kaj lahko sami preverite
Glede na to, ali je vodenje dokazil za vaše podjetje drago ali poceni, je odvisno od vaše situacije: od števila odjemalcev, ki pošiljajo vprašalnike, od števila portalov, v katere morate vnašati, in od tega, koliko zahtevanih dokumentov je že urejeno. Prvo predstavo o tem dobite, če pogledate, katere vprašalnike ste prejeli v preteklem letu in koliko časa je vzela vsaka lista. v nekaj vprašanjih vidite, katere teme so pomembne za vaše podjetje daje prvo predstavo o tem.
Namesto cene naročnine, ki bi olajšala samo vnašanje, lahko si ogledate trenutne tarife. Za vprašanja o vaši situaciji, na primer ali je certifikat obvezen ali ga želi samo odjemalec, je priporočljivo, da se o tem pogovorite z odjemalcem samim ali s svetovalcem, ki pozna vašo situacijo.
Želite vedeti, kako je vaše podjetje postavljeno? Opravite brezplačno hitro preverjanje ali preberite teme v bazi znanja, brez da bi za to potrebovali račun.