Pevná částka neexistuje
Neexistuje žádná sazba, která by byla stejná pro každou firmu. Náklady na údržbu dokladů závisí na třech věcech: kolik dotazníků ročně obdržíte od zákazníků, kolik z požadovaných dokumentů již máte a kdo bude práci vykonávat. Společnost, která dvakrát ročně vyplňuje krátký dotazník od stálého zákazníka, věnuje tomu málo času a peněz. Společnost, která desítky krát ročně obdrží dotazníky od různých odběratelů, každý se svým vlastním formátem, si všimne, že náklady spočívají především v čase, ne v penězích.
Největší nákladní položkou je téměř vždy čas lidí: někdo si musí zjistit, kde leží který dokument, ověřit, zda je stále platný, a odpověď překopírovat do formátu zákazníka. Kromě toho mohou být náklady na dokumenty, které si nemůžete sami připravit, například certifikát, audit nebo prohlášení třetí strany. Tyto dvě položky dohromady určují částku, kterou nakonec zaplatíte.
Kde se čas spotřebuje
Doklady jsou zřídka jednorázové. Pojistná smlouva skončí, prohlášení Obchodní komory je po několika měsících zastaralé a certifikát má dobu platnosti. Pokaždé, když takový dokument skončí, musí jej někdo obnovit a umístit jej na správné místo. Pokud se to neděje systematicky, zjistíte to až v okamžiku, kdy zákazník pošle dotazník a vy nenajdete dokument nebo se ukáže, že vypršel. Pak to musí být vyřešeno, často pod časovým tlakem, a to stojí více než když už bylo připraveno.
Kolik času to stojí, velmi závisí na tom, jak je administrativa uspořádána. Pokud je vše rozptýleno v poštovních schránkách a na různých laptopech, každý dotazník se počítá jako hledání znovu. Pokud je vše na jednom místě, vyplňování je především věc kopírování a potvrzování. per tématu zjišťuje, jaké doklady jsou potřebné a jak dlouho zůstávají platné poskytuje vám přehled, abyste nemuseli u každého dotazníku znovu zjišťovat, co k tomu patří.
Kde se peníze spotřebují
Každý doklad si nemůžete sami připravit. Certifikát jako ISO 27001 vyžaduje externí audit, který stojí peníze, bez ohledu na to, zda potřebujete certifikát pro jednoho či deset zákazníků. Pojistný doklad nebo prohlášení účetního mají také cenu, která je mimo vaši kontrolu. Tyto náklady obvykle nezávisí na tom, kolik dotazníků vyplníte, ale na tom, jaké požadavky na vás vaši zákazníci kladou.
Rozdíl mezi dokumentem, který si sami můžete poskytnout, a dokumentem, který musí vydat třetí strana, je proto důležitou otázkou při odhadování nákladů. Výtah nebo politický dokument vás stojí především čas. Certifikát nebo externí prohlášení stojí peníze třetí strany, bez ohledu na to, kolik si na to sami pracujete.
Provádět sami nebo pronajmout
Některé společnosti nechají vyplňování dotazníků nebo údržbu dokladů zcela na externí agenturu. To může ušetřit čas, ale přináší s sebou pevnou nákladní položku, bez ohledu na to, kolik dotazníků příjde v daném roce. Jiné společnosti to raději řeší sami, s pevným místem, kde jsou všechny dokumenty a pevným okamžikem na jejich kontrolu. Volba závisí na tom, kolik dotazníků obdržíte, kolik lidí máte na vykonání práce a jak důležité je, aby odpovědi rychle a konzistentně vycházely z dveří.
Alternativou je systém, který rozpozná otázky a vybere odpovědi z jednoho dossieru řetězce, takže u každé odpovědi stačí potvrdit místo opětovného vyhledávání a přepsání. To nezmění nic na tom, co od vás váš zákazník požaduje, ale změní to, kolik času to stojí, abyste odpověď dali. jak tento proces funguje Ukažte, odkud se informace vzaly a co se s vašimi údaji stane.
Co si můžete sami ověřit
Zda je vedení dokladů pro vaši společnost nákladné nebo levné, tedy závisí na vaší situaci: na počtu zákazníků, kteří vám posílají dotazníky, na počtu portálů, do kterých musíte vyplňovat, a na tom, kolik požadovaných dokladů je již v pořádku. Prvotní představu o tom si vytvoříte, když se podíváte na dotazníky, které jste obdrželi v posledním roce, a kolik času vám každý dotazník zabral. v několika otázkách vidět, která témata jsou pro vaši společnost relevantní poskytuje zde prvotní přehled.
Za cenu předplatného, které zjednodušuje samotné vyplňování, si můžete zobrazit aktuální sazby. Máte-li otázky týkající se vaší konkrétní situace, například zda je certifikát povinný nebo jej vyžaduje pouze zákazník, je vhodné se na to zeptat samotného zákazníka nebo poradce, který zná vaši situaci.
Chcete vědět, kde se vaše společnost nyní nachází? Proveďte bezplatné rychlé skenování nebo si přečtěte témata ve znalostní bázi bez nutnosti mít účet.