Een vast bedrag bestaat niet
Er is geen tarief dat voor elk bedrijf hetzelfde is. Wat het bijhouden van bewijsstukken kost, hangt af van drie dingen: hoeveel vragenlijsten u per jaar van klanten krijgt, hoeveel van de gevraagde stukken u al in huis heeft, en wie het werk doet. Een bedrijf dat twee keer per jaar een korte lijst van een vaste klant invult, besteedt daar weinig tijd en geld aan. Een bedrijf dat tientallen keren per jaar vragenlijsten van verschillende afnemers krijgt, met elk hun eigen format, merkt dat de kosten vooral in tijd zitten, niet in geld.
De grootste kostenpost is bijna altijd tijd van mensen: iemand moet uitzoeken welk document waar ligt, controleren of het nog geldig is, en het antwoord overtypen in het format van de klant. Daarnaast kunnen er kosten zijn voor stukken die u zelf niet kunt opstellen, zoals een certificaat, een audit of een verklaring van een externe partij. Die twee posten samen bepalen het bedrag dat u uiteindelijk kwijt bent.
Waar de tijd in gaat zitten
Bewijsstukken zijn zelden eenmalig. Een verzekeringspolis loopt af, een verklaring van de Kamer van Koophandel is na een paar maanden verouderd, en een certificaat heeft een geldigheidsduur. Telkens als zo'n stuk verloopt, moet iemand het vernieuwen en opnieuw op de juiste plek zetten. Gebeurt dat niet systematisch, dan ontdekt u het pas op het moment dat een klant een vragenlijst stuurt en u het stuk niet kunt vinden of het blijkt verlopen. Dan moet het alsnog geregeld worden, vaak onder tijdsdruk, en dat kost meer dan wanneer het al klaarstond.
Hoeveel tijd dit kost, hangt sterk af van hoe de administratie is ingericht. Staat alles verspreid in mailboxen en op verschillende laptops, dan telt elke vragenlijst opnieuw als zoekwerk. Staat alles op één plek, dan is het invullen vooral een kwestie van kopiëren en bevestigen. per onderwerp uitgezocht welke stukken nodig zijn en hoe lang ze geldig blijven geeft daar een overzicht van, zodat u niet per vragenlijst opnieuw hoeft uit te zoeken wat erbij hoort.
Waar geld in gaat zitten
Niet elk bewijsstuk kunt u zelf opstellen. Een certificaat zoals ISO 27001 vraagt een externe audit, en die kost geld, ongeacht of u het certificaat nodig heeft voor één klant of voor tien. Een verzekeringsbewijs of een verklaring van een accountant heeft ook een prijs die buiten uw eigen invloed ligt. Deze kosten zijn meestal niet afhankelijk van hoeveel vragenlijsten u invult, maar van welke eisen uw klanten aan u stellen.
Het verschil tussen een stuk dat u zelf kunt aanleveren en een stuk dat een derde partij moet afgeven, is daarom een belangrijke vraag bij het inschatten van kosten. Een uittreksel of een beleidsdocument kost u vooral tijd. Een certificaat of een externe verklaring kost geld aan een derde partij, los van wat u er zelf aan werk voor doet.
Zelf doen of uitbesteden
Sommige bedrijven laten het invullen van vragenlijsten of het bijhouden van bewijsstukken volledig over aan een extern bureau. Dat kan tijd schelen, maar brengt een vaste kostenpost met zich mee, ongeacht hoeveel vragenlijsten er dat jaar binnenkomen. Andere bedrijven houden het liever zelf bij, met een vaste plek waar alle stukken staan en een vast moment om ze te controleren. De keuze hangt af van hoeveel vragenlijsten u krijgt, hoeveel mensen u heeft om het werk te doen, en hoe belangrijk het is dat de antwoorden snel en consistent de deur uitgaan.
Een tussenweg is een systeem dat de vragen herkent en de antwoorden uit één ketendossier haalt, zodat u per antwoord alleen hoeft te bevestigen in plaats van telkens opnieuw op te zoeken en over te typen. Dat verandert niets aan wat uw klant van u vraagt, maar wel aan hoeveel tijd het kost om het antwoord te geven. hoe dat proces in zijn werk gaat laat zien waar de informatie vandaan komt en wat er met uw gegevens gebeurt.
Wat u voor uzelf kunt nagaan
Of het bijhouden van bewijsstukken voor uw bedrijf veel of weinig kost, hangt dus af van uw situatie: het aantal klanten dat vragenlijsten stuurt, het aantal portalen waarin u moet invullen, en hoeveel van de gevraagde stukken al op orde zijn. Een eerste indruk daarvan krijgt u door te kijken welke vragenlijsten u het afgelopen jaar heeft ontvangen en hoeveel tijd elke lijst kostte. in een paar vragen zien welke onderwerpen voor uw bedrijf spelen geeft daar een eerste beeld van.
Voor de prijs van een abonnement dat het invullen zelf verlicht, kunt u de actuele tarieven bekijken. Voor vragen over uw eigen situatie, bijvoorbeeld of een certificaat verplicht is of alleen gewenst door een klant, blijft het raadzaam dit na te vragen bij de klant zelf of bij een adviseur die uw situatie kent.
Wilt u weten waar uw bedrijf nu staat? Doe de gratis quick-scan of lees de onderwerpen in de kennisbank door, zonder dat daar een account voor nodig is.