wie moet in mijn bedrijf de duurzaamheidsvragenlijst van de klant invullen

De praktijk: geen wettelijke functie, wel een feitelijke bron

Er is geen wet die voorschrijft wie de duurzaamheidsvragenlijst van een klant invult. Dat is anders dan bij bijvoorbeeld de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn, waar bestuurders een eigen verantwoordelijkheid hebben. Bij een duurzaamheidsvragenlijst — of die nu losstaat of teruggrijpt op de basismodule van de EFRAG VSME-standaard — bepaalt de klant zelf hoe hij het proces intern verdeelt. In de praktijk ligt het bij wie de gegevens al beheert: HR voor medewerkersaantallen, finance voor omzetcijfers, facilities voor energieverbruik, en soms een kwaliteitsmanager voor certificaten en beleid.

Wat vaker verwarring geeft, is niet wie de knop indient, maar wie de onderliggende feiten aanlevert. Iemand die hoeveel medewerkers de onderneming heeft moet invullen, heeft andere brongegevens nodig dan iemand die moet aangeven of de onderneming AI-systemen inzet binnen haar dienstverlening. Dat is precies waarom een ketendossier per onderwerp een eigenaar kent: niet één persoon vult alles in, maar één antwoord per vraag komt telkens van degene die het feit kent. De vragenlijst zelf wordt dan formeel door één account ingediend, meestal degene die het portaal van de klant beheert — maar de inhoud komt van meerdere plekken in het bedrijf.

Waar dit uit volgt: CSRD verplicht rapportage, niet een functie

Richtlijn (EU) 2022/2464, de CSRD, verplicht bepaalde grote ondernemingen tot duurzaamheidsrapportage, maar regelt niet wie bij een toeleverancier de vragenlijst invult die daaruit voortvloeit. De EFRAG VSME-basismodule, bedoeld voor niet-beursgenoteerde mkb-ondernemingen die als toeleverancier zulke vragen krijgen, beschrijft welke gegevens gevraagd worden — ook niet wie ze intern verzamelt. Wie dat organisatorisch oppakt, is dus een keuze van de ondernemer zelf, net zoals hij zelf bepaalt wie intern weet welk vestigingsadres of welke sector actueel is.