Hur lång tid tar det att få din UBO-registrering i ordning?
Det finns ingen fast genomloppstid som är densamma för varje företag. Ett enkelt aktiebolag med en aktieägare som också är styrelseledamot kan ofta slutföra registreringen inom några dagar. För företag med flera aktieägare, ett utländskt moderbolag eller en stiftelse i strukturen tar det ofta flera veckor, särskilt om man först måste ta reda på vem som exakt kvalificerar sig som UBO.
UBO står för Ultimate Beneficial Owner, det vill säga den fysiska person som i slutändan äger eller har bestämmande inflytande över ett företag. Den personen måste vara registrerad i UBO-registret hos Handelskammaren. Den tid detta tar beror sällan på själva ifyllandet av formuläret. Den ligger i stegen innan: att fastställa vem som är UBO, samla in rätt dokument och ibland anlita en notarius publicus.
Där tiden går åt i praktiken
Det första steget, att fastställa vem som kvalificerar sig som UBO, är ofta det längsta. För ett aktiebolag med en enkel struktur är det snabbt klart. För en holdingkonstruktion, ett handelsbolag eller ett företag med utländska aktieägare måste hela ägarkedjan först kartläggas. Först då är det klart vilka personer som måste registreras.
Därefter följer insamlingen av bevishandlingar: ett giltigt identitetsdokument för varje UBO och ibland dokument som visar bestämmande inflytande, såsom ett aktieägarregister eller en stadgetekst. Om något av dessa dokument saknas stannar registreringen tills det har lämnats in. Det är i denna fas som de flesta förseningar uppstår, helt enkelt för att inte alla inblandade reagerar lika snabbt.
Slutligen finns det behandlingstiden hos själva Handelskammaren. Exakt hur lång tid det tar varierar beroende på tidpunkt och ärende. För aktuella tidsfrister och exakta lagstadgade förpliktelser är Handelskammaren själva den lämpliga källan; denna artikel beskriver praktiken, inte den formella tidsfristen.
Vad som kan förlänga genomloppstiden ytterligare
Förändringar i aktieägarstrukturen är en vanlig anledning till förseningar. En överlåtelse av aktier, en ny investerare eller en fusion innebär ofta att registreringen måste bedömas på nytt, och ibland krävs en notarius publicus för detta. Även oklarheter om vem som exakt har bestämmande inflytande över mer än en viss procentsats kan förlänga fastställandet.
En annan vanlig orsak är att registreringen har genomförts men inte uppdaterats efter en förändring. Det är inte en fråga om genomloppstid utan om underhåll: ett UBO-register som inte överensstämmer med den aktuella situationen ger vid nästa granskning samma förseningar som en registrering som ännu inte har påbörjats.
Varför detta även påverkar din kund
Banker, försäkringsgivare och större kunder frågar ofta i sina KYB-frågelistor om ett aktuellt utdrag från UBO-registret. Står din registrering inte i ordning kan du inte svara direkt på den frågan och ifyllandet av frågelistan stannar upp på just denna del. Den som redan har registreringen och de underliggande dokumenten klara behöver vid en ny frågelista bara lämna in det befintliga bevishandlingen på nytt.
På supplia.eu lagras denna typ av dokumentation i kedjedossieren, så att ett aktuellt UBO-utdrag inte behöver sökas upp varje gång på nytt. Med ett par frågor som visar var du står får du en första uppfattning om vilka dokument som är relevanta för din situation. För en bredare förklaring av vad som exakt måste ingå i en UBO-registrering och hur detta hänger samman med andra frågelistor erbjuds kunskapsbanken med förklaringar per ämne mer fördjupning.
Om du är osäker på om din struktur är korrekt etablerad, eller om det gäller en mer komplex situation med utländska enheter, rådfråga då en notarie eller jurist, eller kontakta Handelskammaren. Denna artikel beskriver vanlig praxis och är ingen bedömning av din specifika situation.
Vill du veta hur registreringen och tillhörande verifikationer behandlas inom supplia.eu, se då hur systemet samlar in och upprätthåller information. Svar på praktiska frågor om konton och användning finns samlade under de vanligaste frågorna från användare.
Vill du direkt se vilka enkäter och dokument som är relevanta för ditt företag? Gör den kostnadsfria snabbsökningen eller läs vidare i kunskapsbanken för att se var du står för närvarande.