¿Cuánto tiempo se tarda en tener en regla su registro de UBO?
No hay un plazo fijo que sea igual para todas las empresas. Una sociedad limitada simple con un único accionista que también es administrador puede completar el registro a menudo en cuestión de días. En empresas con varios accionistas, una sociedad matriz extranjera o una fundación en la estructura, esto fácilmente se extiende a varias semanas, especialmente si primero hay que determinar quién califica exactamente como UBO.
UBO significa Ultimate Beneficial Owner, es decir, la persona física que es en última instancia propietaria de una empresa o tiene control sobre ella. Esta persona debe estar registrada en el registro de UBO de la Cámara de Comercio. El tiempo que esto lleva rara vez está en rellenar el formulario en sí. Está en los pasos previos: determinar quién es el UBO, recopilar los documentos correctos y a veces recurrir a un notario.
Dónde se invierte el tiempo en la práctica
El primer paso, determinar quién califica como UBO, es a menudo el más largo. En una sociedad limitada con una estructura simple, esto se aclara rápidamente. En una estructura de holding, una sociedad colectiva o una empresa con accionistas extranjeros, primero hay que mapear toda la cadena de propiedad. Solo después se sabe qué personas deben registrarse.
A continuación, viene la recopilación de documentos de prueba: un documento de identidad válido de cada UBO y, a veces, documentos que demuestren el control, como un registro de accionistas o un texto estatutario. Si falta alguno de estos documentos, el registro se detiene hasta que se presente. Esta es la fase en la que ocurre la mayoría de los retrasos, simplemente porque no todos los implicados responden con la misma rapidez.
Finalmente, está el tiempo de tramitación en la Cámara de Comercio misma. La cantidad exacta de tiempo que esto lleva varía según el momento y el expediente. Para los plazos actuales y las obligaciones legales exactas, la propia Cámara de Comercio es la fuente autorizada; este artículo describe la práctica, no el plazo formal.
Qué puede prolongar aún más el tiempo de tramitación
Los cambios en la estructura de accionariado son una razón común de retraso. Una transferencia de acciones, un nuevo inversor o una fusión a menudo significan que el registro debe ser reevaluado nuevamente, y a veces esto requiere un notario. La falta de claridad sobre quién tiene exactamente más del porcentaje especificado de control también puede retrasar la determinación.
Otra causa común es que el registro se haya realizado pero no se haya actualizado después de un cambio. Esto no es una cuestión de tiempo de tramitación sino de mantenimiento: un registro de UBO que no se ajusta a la situación actual genera en una inspección posterior el mismo retraso que un registro que aún debe comenzar.
Por qué esto también afecta a su cliente
Los bancos, aseguradoras y clientes más grandes a menudo solicitan un extracto actual del registro de UBO en su cuestionario de KYB. Si su registro no está en regla, no puede responder esa pregunta directamente y la cumplimentación del cuestionario se detiene precisamente en esta parte. Quienes ya tengan el registro y la documentación subyacente listos, solo necesitan presentar nuevamente el documento de prueba existente en un nuevo cuestionario.
En supplia.eu, este tipo de documentación se mantiene en el expediente de cadena, de modo que un extracto actual de UBO no necesita ser buscado cada vez. Con unas pocas preguntas que muestren dónde se encuentra obtiene una primera impresión de qué documentos son relevantes para su situación. Para una explicación más amplia de lo que exactamente debe incluirse en un registro de UBO y cómo se relaciona con otros cuestionarios, la base de conocimientos con explicaciones por tema ofrece más profundización.
Si duda de si su estructura se ha establecido correctamente, o si se trata de una situación más compleja con entidades extranjeras, consulte a un notario o abogado, o póngase en contacto con la Cámara de Comercio. Este artículo describe la práctica habitual y no es una evaluación de su situación específica.
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