Kuinka kauan UBO-rekisteröintinne järjestäminen kestää?
Kaikille yrityksille samaista kiinteää läpimenoaikaa ei ole olemassa. Yksinkertaisella osakeyhtiöllä, jolla on yksi osakkeenomistaja, joka on myös hallituksen jäsen, rekisteröinti voidaan usein toteuttaa muutamassa päivässä. Yrityksissä, joissa on useita osakkeenomistajia, ulkomainen emoyhtiö tai säätiö rakenteessa, prosessi venyy helposti muutamaksi viikoksi, erityisesti jos ensin on selvitettävä, kuka tarkalleen ottaen katsotaan UBO:ksi.
UBO tarkoittaa Ultimate Beneficial Owneria, eli luonnollista henkilöä, joka on viime kädessä yrityksen omistaja tai sillä on määräysvalta yrityksessä. Tämän henkilön on oltava merkittynä UBO-rekisteriin Kauppakamarissa. Aika, jonka tämä vaatii, on harvoin itse lomakkeen täyttämisessä. Se on prosessin aikaisemmissa vaiheissa: UBO:n määrittäminen, asianmukaisten asiakirjojen kerääminen ja joskus notaarin käyttöönotto.
Missä aika käytännössä kuluu
Ensimmäinen vaihe, jonka mukaan määritetään, kuka kelpuutetaan UBO:ksi, on usein kaikkein pisin. Osakeyhtiöllä, jolla on yksinkertainen rakenne, se on nopeasti selvä. Holdingyhtiön rakentamisessa, kumppanuudessa tai ulkomaisten osakkeenomistajien kanssa toimivassa yrityksessä koko omistusketju on ensin kartoitettava. Vasta sen jälkeen tiedetään, mitkä henkilöt on rekisteröitävä.
Seuraavaksi seuraa asiakirjojen kerääminen: voimassa oleva henkilöllisyystodistus jokaiselta UBO:lta ja joskus asiakirjat, jotka osoittavat määräysvallan, kuten osakaskluubi tai säännöt. Jos jokin näistä asiakirjoista puuttuu, rekisteröinti pysähtyy, kunnes se toimitetaan. Tämä on vaihe, jossa useimmat viivästykset syntyvät, yksinkertaisesti siksi, että kaikki osapuolet eivät vastaa yhtä nopeasti.
Lopuksi on Kauppakamarissa suoritettava käsittelyaika. Kuinka paljon aikaa se tarkalleen ottaen vaatii, vaihtelee ajankohdan ja tapauksen mukaan. Nykyisistä määräajoista ja tarkoista laillisista velvoitteista Kauppakamari on itse asianmukainen lähde; tämä artikkeli kuvaa käytäntöä, ei muodollista määräaikaa.
Mikä voi pidentää läpimenoaikaa entisestään
Osakepääoman omistusrakenteen muutokset ovat yleinen syy viivästyksiin. Osakkeiden luovutus, uusi sijoittaja tai sulautuminen tarkoittaa usein sitä, että rekisteröinti on arvioitava uudelleen, ja joskus tähän tarvitaan notaarin. Myös epäselvyys siitä, kenellä on tarkalleen ottaen enemmän kuin tietty prosenttiosuus määräysvallasta, voi viivästyttää vahvistamista.
Toinen yleinen syy on, että rekisteröinti on tehty, mutta sitä ei ole päivitetty muutoksen jälkeen. Kyse ei ole läpimenoajasta vaan ylläpidosta: UBO-rekisteri, joka ei vastaa nykyistä tilannetta, aiheuttaa seuraavassa tarkastuksessa saman viivästyksen kuin rekisteröinti, jota ei ole vielä aloitettu.
Miksi tämä koskee myös teidän asiakasta
Pankit, vakuutusyhtiöt ja suuremmat asiakkaat pyytävät KYB-kyselyissään usein ajantasaisen otteen UBO-rekisteristä. Jos rekisteröintinne ei ole kunnossa, ette voi vastata tähän kysymykseen välittömästi ja kyselylomakkeen täyttäminen jumiutuu tälle osin. Jos rekisteröinti ja sen taustalla olevat asiakirjat ovat jo valmiita, sinun on seuraavassa kyselyssä vain toimitettava olemassa oleva todiste uudelleen.
supplia.eu:ssa tämäntyyppisiä asiakirjoja säilytetään ketjutiedostossa, jotta ajantasaista UBO-otetta ei tarvitse etsiä joka kerta. Muutamalla kysymyksellä, jotka osoittavat, missä olette saatutte ensimmäisen kuvan siitä, mitkä asiakirjat ovat merkityksellisiä tilanteessanne. Laajempaa selitystä siitä, mitä tarkalleen ottaen on oltava UBO-rekisterissä ja miten tämä liittyy muihin kyselyihin, tietopankista, jossa on selitys aiheittain tarjoaa syvempää ymmärrystä.
Jos epäilet, että rakenteesi on määritetty oikein, tai kyseessä on monimutkaisempi tilanne ulkomaisten yhteisöjen kanssa, kysy neuvoa notaarilta tai juristilta tai ota yhteyttä Kauppakamariin. Tämä artikkeli kuvailee yleistä käytäntöä eikä ole arviointi sinun erityisestä tilanteestasi.
Jos haluat tietää, miten rekisteröinti ja siihen liittyvät tositteet käsitellään supplia.eu:n sisällä, katso kuinka järjestelmä kerää ja ylläpitää tietoja. Vastaukset käytännön kysymyksiin tileistä ja käytöstä on koottu kohtaan käyttäjien usein kysytyt kysymykset.
Haluatko nähdä suoraan, mitkä kyselylomakkeet ja asiakirjat ovat asianmukaisia yrityksellesi? Suorita ilmainen quick-scan tai lue lisää tietokannasta nähdäksesi, missä olet tällä hetkellä.