Hvor lang tid tager det at få jeres UBO-registrering i orden?
Der er ingen fast behandlingstid, der er den samme for alle virksomheder. Et simpelt andelsselskab med én aktionær, der også er bestyrelsesmedlem, kan ofte gennemføre registreringen inden få dage. For virksomheder med flere aktionærer, et udenlandsk moderselskab eller en fond i strukturen strækker det sig hurtigt til flere uger, især hvis det først skal undersøges, hvem der præcist kvalificerer sig som UBO.
UBO står for Ultimate Beneficial Owner, dvs. den fysiske person, der i sidste ende ejer eller har kontrol over en virksomhed. Denne person skal være registreret i UBO-registret hos Erhvervsstyrelsen. Den tid, dette tager, ligger sjældent i selve udførelsen af formularen. Den ligger i trinnene før: at fastslå, hvem UBO'en er, at indsamle de rigtige dokumenter og nogle gange at indlede en advokat.
Hvor tiden i praksis går hen
Det første trin, at fastslå, hvem der kvalificerer sig som UBO, er ofte det længste. For et andelsselskab med en simpel struktur bliver det hurtigt klart. For en holdingkonstruktion, et interessentskab eller en virksomhed med udenlandske aktionærer skal hele ejerkæden først kortlægges. Først derefter vides det, hvilke personer der skal registreres.
Derefter følger indsamlingen af dokumenter: et gyldigt legitimationsdokument fra hver UBO og nogle gange dokumenter, der viser kontrol, såsom et aktieejerbog eller en vedtægt. Hvis noget af dette mangler, stoppes registreringen, indtil det er indsendt. Denne fase er, hvor de fleste forsinkelser opstår, simpelthen fordi ikke alle involverede reagerer lige hurtigt.
Til sidst er der behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen selv. Hvor meget tid det præcist tager, varierer fra tid til tid og fra dossier til dossier. For aktuelle frister og de nøjagtige lovkrav er Erhvervsstyrelsen selv den rette kilde; denne artikel beskriver praksis, ikke den formelle tidsfrist.
Hvad der kan forlænge behandlingstiden yderligere
Ændringer i aktieejerskabsstrukturen er en almindelig grund til forsinkelser. En aktieoverdragelse, en ny investor eller en fusion betyder ofte, at registreringen skal revurderes, og nogle gange er der behov for en advokat. Uklarhed om, hvem der præcist har mere end en bestemt procentdel af kontrol, kan også forsinke fastslåelsen.
En anden almindelig årsag er, at registreringen er foretaget, men ikke er opdateret efter en ændring. Det er ikke et spørgsmål om behandlingstid, men om vedligeholdelse: et UBO-register, der ikke svarer til den aktuelle situation, medfører ved en næste kontrol den samme forsinkelse som en registrering, der endnu skal påbegyndes.
Hvorfor dette også påvirker dine kunder
Banker, forsikringsselskaber og større kunder anmoder ofte i deres KYB-spørgeskemaer om et aktuelt udskrift fra UBO-registret. Hvis din registrering ikke er i orden, kan du ikke direkte besvare dette spørgsmål, og udfyldelsen af spørgeskemaet er gået i stå præcist på dette punkt. Den, der allerede har registreringen og de underliggende dokumenter klar, behøver kun at genfremsende det eksisterende bevisstykke ved et nyt spørgeskema.
På supplia.eu gemmes denne type dokumentation i kædedossieren, så et aktuelt UBO-udskrift ikke skal søges på ny hver gang. Med nogle få spørgsmål, der viser, hvor du står får du et første indtryk af, hvilke dokumenter der er relevante for din situation. For en bredere forklaring af, hvad der præcist skal være i en UBO-registrering, og hvordan dette hænger sammen med andre spørgeskemaer, tilbyder vidensbanken med forklaring pr. emne mere fordybelse.
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din struktur er korrekt fastlagt, eller hvis det drejer sig om en mere kompleks situation med udenlandske enheder, skal du konsultere en notar eller jurist, eller kontakte Handelskammeret. Denne artikel beskriver almindelig praksis og er ikke en vurdering af din specifikke situation.
Hvis du ønsker at vide, hvordan registrering og tilhørende dokumentation behandles inden for supplia.eu, kan du se hvordan systemet indsamler og vedligeholder oplysninger. Svar på praktiske spørgsmål om konti og brug findes samlet under de mest stillede spørgsmål fra brugere.
Vil du straks se, hvilke spørgeskemaer og dokumenter der er relevante for din virksomhed? Foretag den gratis quick-scan, eller læs videre i videnbanken for at se, hvor du befinder dig på nuværende tidspunkt.