Quanto tempo ci vuole per mettere in ordine la vostra registrazione UBO?
Non esiste una durata fissa identica per tutte le aziende. Una semplice s.r.l. con un unico azionista che è anche amministratore può spesso completare la registrazione in pochi giorni. Per aziende con più azionisti, una società madre straniera o una fondazione nella struttura, il tempo si allunga rapidamente fino a diverse settimane, soprattutto se prima è necessario stabilire chi esattamente si qualifica come UBO.
UBO sta per Ultimate Beneficial Owner, ovvero la persona fisica che è l'ultimo proprietario o ha il controllo su un'impresa. Tale persona deve essere iscritta nel registro UBO presso la Camera di Commercio. Il tempo richiesto raramente risiede nella compilazione del modulo stesso. Si trova nei passaggi precedenti: stabilire chi sia l'UBO, raccogliere i documenti corretti e talvolta coinvolgere un notaio.
Dove il tempo va nella pratica
Il primo passaggio, l'accertamento di chi si qualifica come UBO, è spesso il più lungo. In una s.r.l. con una struttura semplice è rapidamente chiaro. In una holding, una società in nome collettivo o un'impresa con azionisti stranieri, è necessario prima mappare l'intera catena di proprietà. Solo allora si sa quali persone devono essere registrate.
Segue quindi la raccolta di documenti probanti: un documento di identità valido per ogni UBO e talvolta documenti che provano il controllo, come un registro dei soci o un testo statutario. Se manca uno di questi documenti, la registrazione si ferma fino al suo deposito. Questa è la fase in cui si verificano i maggiori ritardi, semplicemente perché non tutti gli interessati rispondono con la stessa rapidità.
Infine vi è il tempo di elaborazione presso la Camera di Commercio stessa. Quanto tempo richieda esattamente varia a seconda del momento e del fascicolo. Per i termini attuali e gli esatti obblighi legali, la Camera di Commercio stessa è la fonte appropriata; questo articolo descrive la pratica, non il termine formale.
Cosa può prolungare ulteriormente la durata
I cambiamenti nella struttura azionaria sono una ragione comune di ritardo. Un trasferimento di azioni, un nuovo investitore o una fusione spesso significano che la registrazione deve essere rivalutata e talvolta è necessario un notaio. Anche l'incertezza su chi esattamente abbia più di una determinata percentuale di controllo può rallentare l'accertamento.
Un'altra causa comune è che la registrazione sia stata effettuata ma non aggiornata dopo una modifica. Non è una questione di durata ma di mantenimento: un registro UBO che non rispecchia la situazione attuale comporta al prossimo controllo lo stesso ritardo di una registrazione che deve ancora iniziare.
Perché questo colpisce anche il vostro cliente
Banche, assicuratori e clienti più grandi spesso chiedono un estratto attuale dal registro UBO nella loro lista di controllo KYB. Se la vostra registrazione non è in ordine, non potete rispondere direttamente a questa domanda e la compilazione della lista si blocca proprio su questo elemento. Chi ha già pronto la registrazione e la documentazione sottostante, deve solo fornire nuovamente il documento probante esistente per una nuova lista di controllo.
Su supplia.eu questo tipo di documentazione è mantenuta nel fascicolo aziendale, in modo che un estratto UBO attuale non debba essere ricercato ogni volta. Con alcune domande che mostrano dove siete posizionati ottenete una prima impressione di quali documenti siano rilevanti per la vostra situazione. Per una spiegazione più ampia di cosa deve esattamente contenere una registrazione UBO e come si collega ad altri questionari, offre nella knowledge base con spiegazioni per argomento approfondimenti ulteriori.
Se dubitate che la vostra struttura sia stata correttamente costituita, o se si tratta di una situazione più complessa con entità estere, consultate un notaio o un giurista, oppure contattate la Camera di Commercio. Questo articolo descrive la pratica comune e non costituisce una valutazione della vostra situazione specifica.
Se desiderate sapere come la registrazione e la relativa documentazione vengono elaborate all'interno di supplia.eu, consultate come il sistema raccoglie e gestisce le informazioni. Le risposte alle domande pratiche su account e utilizzo sono raccolte in le domande più frequenti degli utenti.
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