Hoe lang duurt het om uw UBO-registratie op orde te krijgen?
Er is geen vaste doorlooptijd die voor elk bedrijf hetzelfde is. Een eenvoudige bv met één aandeelhouder die ook bestuurder is, kan de registratie vaak binnen enkele dagen afronden. Bij bedrijven met meerdere aandeelhouders, een buitenlandse moedermaatschappij of een stichting in de structuur loopt dit al snel op tot enkele weken, vooral als eerst moet worden uitgezocht wie precies als UBO geldt.
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een onderneming. Die persoon moet geregistreerd staan in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel. De tijd die dit kost, zit zelden in het invullen van het formulier zelf. Die zit in de stappen ervoor: uitzoeken wie de UBO is, de juiste documenten verzamelen en soms een notaris inschakelen.
Waar de tijd in de praktijk naartoe gaat
De eerste stap, het vaststellen wie als UBO kwalificeert, is vaak de langste. Bij een bv met een eenvoudige structuur is dat snel duidelijk. Bij een holdingconstructie, een maatschap of een onderneming met buitenlandse aandeelhouders moet eerst de hele eigendomsketen in kaart worden gebracht. Pas daarna is bekend welke personen geregistreerd moeten worden.
Daarna volgt het verzamelen van bewijsstukken: een geldig identiteitsbewijs van elke UBO, en soms documenten waaruit de zeggenschap blijkt, zoals een aandeelhoudersregister of een statutaire tekst. Ontbreekt een van die stukken, dan staat de registratie stil tot het is aangeleverd. Dit is de fase waarin de meeste vertraging ontstaat, simpelweg omdat niet alle betrokkenen even snel reageren.
Tot slot is er de verwerkingstijd bij de Kamer van Koophandel zelf. Hoeveel tijd dat precies kost, verschilt per moment en per dossier. Voor de actuele termijnen en de exacte wettelijke verplichtingen is de Kamer van Koophandel zelf de aangewezen bron; dit artikel beschrijft de praktijk, niet de formele termijn.
Wat de doorlooptijd extra kan verlengen
Wijzigingen in de aandeelhoudersstructuur zijn een veelvoorkomende reden voor vertraging. Een overdracht van aandelen, een nieuwe investeerder of een fusie betekent vaak dat de registratie opnieuw moet worden beoordeeld, en soms is daarvoor een notaris nodig. Ook onduidelijkheid over wie nu precies meer dan een bepaald percentage zeggenschap heeft, kan de vaststelling vertragen.
Een andere veelvoorkomende oorzaak is dat de registratie wel is gedaan, maar niet is bijgewerkt na een wijziging. Dat is geen kwestie van doorlooptijd maar van onderhoud: een UBO-register dat niet aansluit bij de actuele situatie, levert bij een volgende controle dezelfde vertraging op als een registratie die nog moet beginnen.
Waarom dit ook uw afnemer raakt
Banken, verzekeraars en grotere klanten vragen in hun KYB-vragenlijst vaak om een actueel uittreksel uit het UBO-register. Staat uw registratie niet op orde, dan kunt u die vraag niet direct beantwoorden en loopt het invullen van de vragenlijst vast op precies dit onderdeel. Wie de registratie en de onderliggende documenten al klaar heeft liggen, hoeft bij een nieuwe vragenlijst alleen het bestaande bewijsstuk opnieuw aan te leveren.
Op supplia.eu wordt dit soort documentatie bijgehouden in het ketendossier, zodat een actueel UBO-uittreksen niet telkens opnieuw gezocht hoeft te worden. Met een paar vragen die laten zien waar u staat krijgt u een eerste indruk van welke documenten voor uw situatie relevant zijn. Voor een bredere uitleg van wat er precies in een UBO-registratie moet staan en hoe dit samenhangt met andere vragenlijsten, biedt de kennisbank met uitleg per onderwerp meer verdieping.
Twijfelt u of uw structuur juist is vastgesteld, of gaat het om een complexere situatie met buitenlandse entiteiten, raadpleeg dan een notaris of jurist, of neem contact op met de Kamer van Koophandel. Dit artikel beschrijft de gangbare praktijk en is geen beoordeling van uw specifieke situatie.
Wilt u weten hoe de registratie en de bijbehorende bewijsstukken worden verwerkt binnen supplia.eu, bekijk dan hoe het systeem informatie verzamelt en bijhoudt. Antwoorden op praktische vragen over accounts en gebruik staan verzameld onder de meestgestelde vragen van gebruikers.
Wilt u direct zien welke vragenlijsten en documenten voor uw bedrijf relevant zijn? Doe de gratis quick-scan of lees verder in de kennisbank om te zien waar u op dit moment staat.