Não existe um prazo fixo
Não existe um tempo de processamento fixo para um questionário de sustentabilidade. Alguns empresários preencheram uma lista numa tarde, outros estão ocupados com isso durante semanas. A diferença não está na lista em si, mas no que já tem pronto. Se já reuniu os dados e documentos solicitados, o preenchimento é principalmente copiar e verificar. Se ainda tem de descobrir qual fornecedor tem qual número, ou qual funcionário sabe a resposta a uma pergunta específica, o tempo de processamento aumenta naturalmente.
A primeira vez que recebe uma lista deste tipo, normalmente leva mais tempo. Tem de descobrir exatamente o que está sendo pedido, de onde vêm os dados e quem dentro da sua empresa precisa de fornecer ou aprovar algo. Numa segunda ou terceira lista, da mesma ou de outro cliente, muitas vezes reconhece as mesmas perguntas e o preenchimento torna-se mais rápido. É também a razão pela qual muitas empresas constatam que o segundo questionário do ano leva menos tempo do que o primeiro, mesmo que as perguntas sejam formuladas de forma ligeiramente diferente.
O que determina o tempo de processamento
Três fatores desempenham geralmente o papel mais importante. Em primeiro lugar, o número de perguntas e a sua profundidade: uma lista curta com perguntas gerais sobre a sua empresa é preenchida mais rapidamente do que uma lista abrangente que pede números por localização ou por grupo de produtos. Em segundo lugar, a questão de já ter os documentos subjacentes à mão, como uma apólice, um certificado ou um panorama do seu consumo de energia. Se tal documento está em falta, tem de solicitá-lo primeiro a uma seguradora, operador de rede ou fornecedor, e isso leva tempo que não tem sob controlo.
Em terceiro lugar, a consulta interna desempenha um papel. Numa pequena empresa, muitas vezes uma única pessoa decide e a lista está pronta em poucas horas. Numa empresa maior, uma resposta às vezes tem de passar por um supervisor ou outro departamento antes de ser apresentada. Isso em si não é um problema, mas prolonga o tempo de processamento, especialmente se essa pessoa não está disponível no mesmo dia. Quem quiser saber mais sobre o que está realmente por trás das perguntas, encontra isso em banco de conhecimentos com explicação por tema.
Onde na prática as coisas emperram
A maior parte do atraso não ocorre no preenchimento em si, mas na recolha de dados que não estão imediatamente disponíveis. Pense em números sobre consumo de energia de um edifício que aluga, ou em dados de um subcontratado de que necessita para responder a uma pergunta sobre a cadeia. Também um documento vencido causa atrasos: tem de solicitar primeiro uma nova versão antes de poder responder à pergunta.
Outra causa comum é que cada cliente utiliza seu próprio portal e seu próprio formato. A mesma pergunta sobre, por exemplo, sua emissão de CO2 pode ser formulada de forma diferente com um cliente do que com outro. Isso não significa que a resposta seja diferente, mas tem de descobrir repetidamente se é a mesma pergunta. Quem tem dúvidas se uma pergunta já foi respondida, pode verificar rapidamente isso com algumas perguntas e uma indicação de onde está rapidamente.
O que pode fazer para economizar tempo
A maior economia de tempo está em manter seu próprio dossiê em ordem, independentemente de qual questionário chegar. Assim que sabe quais documentos são frequentemente pedidos e quando expiram, pode renová-los a tempo em vez de apenas quando um cliente os solicita. Também ajuda ter um ponto de contacto fixo dentro da sua empresa para estes questionários, para que não seja necessário descobrir sempre de novo quem sabe a resposta.
Supplia.eu foi construído para reduzir essa repetição. O sistema reconhece as perguntas em uma lista enviada e as preenche a partir de um único dossiê da cadeia; você confirma cada resposta com sim ou não e envia a lista diretamente ao portal do seu cliente. Não lemos a lista e nunca fazemos login em um portal de terceiros; o preenchimento e envio permanecem sob sua responsabilidade. Leia mais sobre como essas informações são coletadas em a página sobre como as informações são coletadas.
Em resumo
O tempo que um questionário de sustentabilidade consome depende principalmente de quanto você já documentou e quanto ainda precisa ser pesquisado ou alinhado. Uma primeira lista geralmente consome mais tempo; depois, o processo costuma ser mais rápido, desde que seu dossiê permaneça atualizado. Se tiver dúvidas sobre uma pergunta ou termo específico, encontrará uma resposta breve em perguntas frequentes.
Quer ver quanto do seu próprio dossiê já está em ordem e onde pode economizar tempo no próximo questionário? Faça a verificação rápida gratuita ou navegue pelos tópicos na base de conhecimento para ver exatamente o que está sendo solicitado de você.