Es gibt keine feste Frist
Es gibt keine feste Durchlaufzeit für einen Nachhaltigkeitsfragebogen. Einige Unternehmer haben eine Liste an einem Nachmittag ausgefüllt, andere arbeiten wochenlang daran. Der Unterschied liegt nicht in der Liste selbst, sondern in dem, was Sie bereits vorbereitet haben. Wenn Sie die angeforderten Daten und Belege bereits gesammelt haben, besteht das Ausfüllen vor allem darin, diese zu kopieren und zu überprüfen. Müssen Sie erst noch herausfinden, welcher Lieferant welche Zahlen liefert, oder welcher Mitarbeiter die Antwort auf eine bestimmte Frage kennt, dann erhöht sich die Durchlaufzeit ganz von selbst.
Das erste Mal, wenn Sie einen solchen Fragebogen erhalten, kostet das normalerweise die meiste Zeit. Sie müssen dann herausfinden, was genau gefragt wird, woher die Daten stammen und wer in Ihrem Unternehmen etwas bereitstellen oder genehmigen muss. Bei einem zweiten oder dritten Fragebogen, von demselben oder einem anderen Kunden, erkennen Sie oft die gleichen Fragen wieder und das Ausfüllen geht schneller. Das ist auch der Grund, warum viele Unternehmen feststellen, dass der zweite Fragebogen des Jahres weniger Zeit in Anspruch nimmt als der erste, auch wenn die Fragen etwas anders formuliert sind.
Was die Durchlaufzeit bestimmt
Normalerweise spielen drei Faktoren die größte Rolle. Erstens die Anzahl und Tiefe der Fragen: einen kurzen Fragebogen mit allgemeinen Fragen über Ihr Unternehmen füllen Sie schneller aus als einen umfangreichen Fragebogen, der nach Zahlen pro Standort oder Produktgruppe fragt. Zweitens die Frage, ob Sie die zugrunde liegenden Belege bereits haben, wie eine Police, ein Zertifikat oder eine Übersicht Ihres Energieverbrauchs. Fehlt ein solches Dokument, müssen Sie es zuerst bei einem Versicherer, Netzbetreiber oder Lieferanten anfordern, und das kostet Zeit, die Sie nicht selbst in der Hand haben.
Drittens spielen interne Abstimmungen eine Rolle. Bei einem kleinen Unternehmen entscheidet oft eine Person, und dann ist eine Liste in ein paar Stunden fertig. Bei einem größeren Unternehmen muss eine Antwort manchmal erst einen Vorgesetzten oder eine andere Abteilung passieren, bevor sie eingereicht wird. Das ist an sich kein Problem, verlängert aber die Durchlaufzeit, besonders wenn diese Person nicht am selben Tag verfügbar ist. Wer mehr über die Details hinter den Fragen erfahren möchte, findet das unter der Wissensdatenbank mit Erläuterungen zu jedem Thema.
Wo es in der Praxis hakt
Die meiste Verzögerung entsteht nicht beim Ausfüllen selbst, sondern beim Sammeln von Daten, die nicht sofort verfügbar sind. Denken Sie an Zahlen über den Energieverbrauch eines Gebäudes, das Sie mieten, oder an Daten eines Subunternehmers, die Sie benötigen, um eine Frage zur Lieferkette zu beantworten. Auch ein abgelaufener Beleg verursacht Verzögerungen: Sie müssen dann zuerst eine neue Version anfordern, bevor Sie die Frage beantworten können.
Ein anderer häufiger Grund ist, dass jeder Abnehmer sein eigenes Portal und sein eigenes Format verwendet. Dieselbe Frage über beispielsweise Ihre CO2-Emissionen kann bei einem Kunden anders formuliert sein als bei einem anderen. Das bedeutet nicht, dass die Antwort anders ist, aber Sie müssen jedes Mal neu herausfinden, ob es um dieselbe Frage geht. Wer sich unsicher ist, ob eine Frage bereits beantwortet wurde, kann das mit ein paar Fragen und einer Angabe, wo Sie stehen schnell klären.
Was Sie selbst tun können, um Zeit zu sparen
Der größte Zeitgewinn liegt darin, Ihre eigene Akte in Ordnung zu halten, unabhängig davon, welcher Fragebogen reinkommt. Sobald Sie wissen, welche Unterlagen oft angefordert werden und wann sie ablaufen, können Sie sie rechtzeitig erneuern, statt erst dann, wenn ein Kunde danach fragt. Es hilft auch, einen festen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen für diese Fragebögen zu haben, damit nicht jedes Mal neu geklärt werden muss, wer die Antwort kennt.
Supplia.eu wurde entwickelt, um diese Wiederholungen zu verkürzen. Das System erkennt die Fragen in einer hochgeladenen Liste und füllt sie aus einem Kettenaktendossier aus; Sie bestätigen jede Antwort mit ja oder nein und reichen die Liste selbst bei dem Portal Ihres Kunden ein. Wir lesen die Liste nicht und melden uns nie bei einem Portal eines Dritten an; das Ausfüllen und Einreichen bleibt bei Ihnen. Mehr darüber, wie diese Informationen zustande kommen, lesen Sie auf der Seite darüber, wie die Informationen zusammengestellt werden.
Kurz gesagt
Die Zeit, die eine Nachhaltigkeitsfrageliste kostet, hängt vor allem davon ab, wie viel Sie bereits dokumentiert haben und wie viel noch recherchiert oder abgestimmt werden muss. Eine erste Liste kostet normalerweise die meiste Zeit; danach wird der Prozess in der Regel schneller, sofern Ihr Dossier aktuell bleibt. Wenn Sie sich über eine bestimmte Frage oder einen bestimmten Begriff unsicher sind, finden Sie eine kurze Antwort in der häufig gestellten Fragen.
Möchten Sie sehen, wie viel von Ihrem eigenen Dossier bereits in Ordnung ist, und wo Sie Zeit bei der nächsten Frageliste sparen können? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank, um zu sehen, was genau von Ihnen verlangt wird.