Der findes ingen fast frist
Der er ingen fast behandlingstid for et bæredygtighedsspørgeskema. Nogle virksomhedsledere har udfyldt en liste på en eftermiddag, andre har arbejdet på det i uger. Forskellen ligger ikke i listen selv, men i hvad du allerede har klar. Hvis du allerede har indsamlet de ønskede data og dokumenter, handler udfyldelse først og fremmest om at kopiere og kontrollere. Hvis du stadig skal finde ud af, hvilken leverandør som har hvilket tal, eller hvilken medarbejder der kender svaret på et specifikt spørgsmål, stiger behandlingstiden naturligvis.
Første gang du modtager sådan en liste, tager det sædvanligvis mest tid. Du skal så finde ud af præcis hvad der spørges om, hvor dataene kommer fra, og hvem inden for din virksomhed der skal levere noget eller godkende det. Ved et andet eller tredje spørgeskema fra samme eller en anden kunde genkender du ofte de samme spørgsmål igen, og udfyldelsen går hurtigere. Det er også grunden til, at mange virksomheder oplever, at det andet spørgeskema på året tager mindre tid end det første, selv hvis spørgsmålene er formuleret lidt anderledes.
Hvad der bestemmer gennemløbstiden
Tre faktorer spiller sædvanligvis den største rolle. For det første antallet af spørgsmål og dybden af dem: en kort liste med generelle spørgsmål om din virksomhed udfylder du hurtigere end en omfattende liste, som spørger efter tal pr. lokation eller pr. produktgruppe. For det andet spørgsmålet om du allerede har de underliggende dokumenter liggende, såsom en police, et certifikat eller et oversigt over dit energiforbrug. Mangler sådan et dokument, må du først anmode om det hos et forsikringsselskab, netoperatør eller leverandør, og det tager tid som du selv ikke kontrollerer.
For det tredje spiller intern drøftelse en rolle. I en lille virksomhed afgør ofte én person, og så er en liste klar på få timer. I en større virksomhed skal et svar nogle gange først gennem en leder eller en anden afdeling, før det indsendes. Det er i sig selv ikke noget problem, men det forlænger behandlingstiden, især hvis den person ikke er tilgængelig samme dag. Hvem der gerne vil vide mere om hvad der præcist ligger bag spørgsmålene, finder det i vidensbanken med forklaring pr. emne.
Hvor det i praksis bliver stille stående
Mest forsinkling opstår ikke ved selve udfyldelsen, men ved indsamlingen af data, som ikke er lige ved hånden. Tænk på tal om energiforbrug for en bygning, du lejer, eller på data fra en underleverandør, som du har brug for for at besvare et spørgsmål om værdikæden. Et udløbet dokument forårsager også forsinkelse: du skal så først anmode om en ny version, før du kan besvare spørgsmålet.
En anden hyppig årsag er, at hver kunde bruger sit eget portal og sit eget format. Det samme spørgsmål om f.eks. dit CO2-udslip kan være formuleret anderledes hos en kunde end hos en anden. Det betyder ikke, at svaret er anderledes, men du skal hver gang igen finde ud af, om det handler om det samme spørgsmål. Hvem der er usikker på, om et spørgsmål allerede er besvaret, kan hurtigt spørge om det med et par spørgsmål og en indikation af hvor du står med.
Hvad du selv kan gøre for at spare tid
Største tidsbesparelse ligger i at holde dit eget dossier i orden, uafhængigt af hvilket spørgeskema der kommer ind. Så snart du ved, hvilke dokumenter der ofte bliver spurgt om, og hvornår de udløber, kan du fornye dem rettidigt i stedet for først når en kunde spørger. Det hjælper også at have et fast kontaktpunkt inden for din virksomhed til disse spørgeskemaer, så det ikke hver gang skal findes ud af, hvem der kender svaret.
Supplia.eu er bygget til at forkorte denne gentagelse. Systemet genkender spørgsmålene på en uploadet liste og udfylder dem ud fra én kædefil; du bekræfter hvert svar med ja eller nej og indsender listen selv på din kundes portal. Vi læser ikke listen og logger aldrig ind på en tredjeparts portal; udfyldelsen og indsendelsen forbliver hos dig. Læs mere om, hvordan disse oplysninger kommer til stand, på siden om, hvordan oplysningerne opbygges.
Kort sagt
Den tid, som en bæredygtighedsspørgeskema tager, afhænger først og fremmest af, hvor meget du allerede har dokumenteret, og hvor meget der stadig skal søges eller koordineres. En første liste tager normalt mest tid; bagefter bliver processen normalt hurtigere, forudsat at din fil forbliver aktuel. Hvis du er i tvivl om et specifikt spørgsmål eller begreb, finder du et kort svar i ofte stillede spørgsmål.
Vil du se, hvor meget af din egen fil der allerede er i orden, og hvor du kan spare tid ved næste spørgeskema? Foretag den gratis quick-scan, eller gennemse emnerne i vidensbanken for at se, hvad der præcist stilles spørgsmål om.