No existe un plazo fijo
No hay un plazo fijo para completar un cuestionario de sostenibilidad. Algunos empresarios han completado una lista en una tarde, otros han estado trabajando en ella durante semanas. La diferencia no está en la lista en sí, sino en lo que ya tiene preparado. Si ya ha reunido los datos y documentos solicitados anteriormente, completar es principalmente copiar y verificar. Si aún debe averiguar qué proveedor tiene qué cifra, o qué empleado conoce la respuesta a una pregunta específica, el tiempo de tramitación aumentará inevitablemente.
La primera vez que recibe una lista de este tipo, suele llevar más tiempo. Debe averiguar exactamente qué se está pidiendo, de dónde proceden los datos y quién dentro de su empresa debe aportar o aprobar algo. Con un segundo o tercer cuestionario, del mismo cliente u otro, a menudo reconocerá las mismas preguntas y completar será más rápido. Esta es también la razón por la que muchas empresas observan que el segundo cuestionario del año lleva menos tiempo que el primero, aunque las preguntas estén formuladas de manera ligeramente diferente.
Qué determina el tiempo de tramitación
Generalmente, tres factores juegan el papel más importante. En primer lugar, el número de preguntas y su profundidad: una lista corta con preguntas generales sobre su empresa la completará más rápido que una lista extensa que solicite cifras por ubicación o por grupo de productos. En segundo lugar, la cuestión de si ya dispone de los documentos subyacentes, como una póliza, un certificado o un resumen de su consumo de energía. Si falta tal documento, debe solicitarlo primero a un asegurador, gestor de red o proveedor, y eso cuesta tiempo que no está en su mano.
En tercer lugar, la consulta interna juega un papel. En una pequeña empresa, a menudo una persona decide, y entonces una lista está lista en un par de horas. En una empresa más grande, a veces una respuesta debe pasar primero por un gerente o otro departamento antes de ser presentada. Esto en sí no es un problema, pero sí alarga el tiempo de tramitación, especialmente si esa persona no está disponible el mismo día. Quién quiera saber más sobre lo que hay exactamente detrás de las preguntas, lo encontrará en la base de conocimientos con explicaciones por tema.
Dónde se atasca en la práctica
La mayoría de los retrasos no ocurren durante la cumplimentación en sí, sino durante la recopilación de datos que no están a mano. Piense en cifras sobre el consumo de energía de un edificio que alquila, o en datos de un subcontratista que necesita para responder una pregunta sobre la cadena. También un documento vencido causa retrasos: primero debe solicitar una nueva versión antes de poder responder la pregunta.
Otra causa frecuente es que cada cliente utiliza su propio portal y su propio formato. La misma pregunta sobre, por ejemplo, su emisión de CO2 puede estar formulada de manera diferente en un cliente que en otro. Eso no significa que la respuesta sea diferente, pero debe verificar repetidamente si se trata de la misma pregunta. Quien dude si una pregunta ya ha sido respondida, puede verificarlo rápidamente con algunas preguntas e indicación de dónde se encuentra rápidamente.
Lo que puede hacer para ahorrar tiempo
El mayor ahorro de tiempo está en mantener su propio expediente en orden, independientemente de qué cuestionario llegue. Una vez que sepa qué documentos se solicitan frecuentemente y cuándo vencen, puede renovarlos a tiempo en lugar de esperar hasta que un cliente lo solicite. También ayuda tener un único punto de contacto fijo dentro de su empresa para estos cuestionarios, para que no haya que averiguar cada vez quién conoce la respuesta.
Supplia.eu ha sido construida para acortar esta repetición. El sistema reconoce las preguntas en una lista cargada y las completa desde un único expediente de cadena; usted confirma cada respuesta con sí o no e introduce la lista usted mismo en el portal de su cliente. Nosotros no leemos la lista ni iniciamos sesión nunca en un portal de terceros; el cumplimentar e introducir sigue siendo responsabilidad suya. Más información sobre cómo se elabora esa información la encontrará en la página sobre cómo se elabora la información.
En resumen
El tiempo que cuesta un cuestionario de sostenibilidad depende sobre todo de cuánto ha documentado ya y cuánto aún debe investigarse o coordinarse. Un primer cuestionario suele llevar más tiempo; después el proceso suele ser más rápido, siempre que su expediente se mantenga actualizado. Si tiene dudas sobre una pregunta o término específico, encontrará una respuesta breve en la preguntas frecuentes.
¿Desea ver cuánto de su propio expediente ya está en orden y dónde puede ahorrar tiempo en el próximo cuestionario? Realice la verificación rápida gratuita u hojee los temas en la base de conocimientos para ver exactamente qué se le solicita.