Non esiste un termine fisso
Non esiste un tempo di elaborazione fisso per un questionario sulla sostenibilità. Alcuni imprenditori hanno compilato una lista in mezza giornata, altri ci hanno impiegato settimane. La differenza non sta nella lista stessa, ma in quello che avete già pronto. Se avete già raccolto i dati e i documenti richiesti, la compilazione è principalmente copia e controllo. Se dovete ancora scoprire quale fornitore ha quale cifra, o quale dipendente conosce la risposta a una domanda specifica, il tempo di elaborazione aumenta naturalmente.
La prima volta che ricevete una lista di questo tipo, di solito impiega il tempo più lungo. Dovete capire esattamente cosa viene chiesto, da dove provengono i dati e chi all'interno della vostra azienda deve fornire o approvare qualcosa. Con una seconda o terza lista, dello stesso cliente o di un altro cliente, spesso riconoscete le stesse domande e la compilazione è più veloce. Questo è anche il motivo per cui molte aziende notano che il secondo questionario dell'anno impiega meno tempo del primo, anche se le domande sono formulate leggermente diversamente.
Fattori che determinano il tempo di elaborazione
Solitamente tre fattori svolgono il ruolo più importante. Innanzitutto il numero di domande e la loro profondità: una lista breve con domande generali sulla vostra azienda si compila più velocemente di una lista completa che chiede cifre per ogni sede o per ogni gruppo di prodotti. In secondo luogo la questione se avete già i documenti sottostanti, come una polizza, un certificato o una panoramica dei vostri consumi energetici. Se manca un documento di questo tipo, dovete prima richiederlo a un assicuratore, gestore di rete o fornitore, e questo impiega tempo che non è sotto il vostro controllo.
In terzo luogo gioca un ruolo il coordinamento interno. In una piccola azienda spesso una sola persona decide, e allora una lista è pronta in poche ore. In un'azienda più grande una risposta a volte deve prima passare per un responsabile o un altro reparto prima di essere inoltrata. Di per sé questo non è un problema, ma prolunga comunque i tempi di elaborazione, soprattutto se quella persona non è disponibile lo stesso giorno. Chi vuole saperne di più su cosa c'è dietro le domande, lo trova in nella knowledge base con spiegazioni per argomento.
Dove in pratica si incappa
La maggior parte dei ritardi non si verifica durante la compilazione stessa, ma nella raccolta di dati che non sono immediatamente a portata di mano. Pensate a cifre sui consumi energetici di un edificio che affittate, o a dati di un subappaltatore di cui avete bisogno per rispondere a una domanda sulla catena. Anche un documento scaduto causa ritardi: dovete prima richiedere una nuova versione prima di poter rispondere alla domanda.
Un'altra causa comune è che ogni cliente utilizza il proprio portale e il proprio formato. La stessa domanda su, ad esempio, le vostre emissioni di CO2 può essere formulata diversamente da un cliente all'altro. Questo non significa che la risposta sia diversa, ma dovete comunque capire ogni volta se si tratta della stessa domanda. Chi è incerto se una domanda è già stata risolta in precedenza, può poche domande e un'indicazione di dove siete controllare velocemente.
Cosa potete fare voi stessi per risparmiare tempo
Il maggior risparmio di tempo sta nel mantenere in ordine il vostro dossier, indipendentemente da quale questionario arriva. Non appena sapete quali documenti vengono spesso richiesti e quando scadono, potete rinnovarli in tempo invece di aspettare fino a quando un cliente ne fa richiesta. Aiuta anche avere un punto di contatto fisso all'interno della vostra azienda per questi questionari, in modo che non sia necessario scoprire di nuovo ogni volta chi conosce la risposta.
Supplia.eu è stato costruito per ridurre questa ripetizione. Il sistema riconosce le domande in un elenco caricato e le compila da un unico fascicolo della catena; lei conferma ogni risposta con sì o no e presenta l'elenco direttamente al portale del suo cliente. Noi non leggiamo l'elenco e non accediamo mai a un portale di terzi; la compilazione e la presentazione rimangono a suo carico. Ulteriori informazioni su come vengono generate queste informazioni sono disponibili su la pagina su come vengono compilate le informazioni.
In breve
Il tempo necessario per compilare un questionario sulla sostenibilità dipende principalmente da quanto ha già documentato e da quanto ancora deve essere ricercato o coordinato. Un primo elenco di solito richiede più tempo; successivamente il processo di solito diventa più veloce, a condizione che il suo fascicolo rimanga aggiornato. Se ha dubbi su una domanda o un termine specifico, troverà una breve risposta nella domande frequenti.
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