Määrättyä aikarajaa ei ole olemassa
Kestävyyskyselyn täyttämiselle ei ole määrättyä läpimenoaikaa. Jotkut yrittäjät ovat täyttäneet kyselyn puolessa päivässä, toiset ovat siihen käyttäneet viikkoja. Ero ei ole kyselyn itsensä vaan siinä, mitä sinulla on jo valmiina. Jos sinulla on jo kerättyinä pyydetyt tiedot ja todisteet, täyttäminen on enimmäkseen kopiointi ja tarkistaminen. Jos sinun on vielä selvitettävä, miltä toimittajalta mikä luku tulee tai mikä työntekijä tietää vastauksen tiettyyn kysymykseen, läpimenoaika pidentyy väistämättä.
Kun saat ensimmäisen kerran tämän tyyppisen kyselyn, se vie yleensä eniten aikaa. Sinun on silloin selvitettävä, mitä tarkalleen ottaen kysytään, mistä tiedot tulevat ja kuka yrityksessäsi joutuu toimittamaan jotain tai antamaan hyväksynnän. Toisen tai kolmannen kyselyn kohdalla, joko samalta tai toiselta asiakkaalta, huomaat usein saman kaltaiset kysymykset ja täyttäminen sujuu nopeammin. Tämä on myös syy siihen, että monet yritykset huomaavat vuoden toisen kyselyn olevan nopeampi kuin ensimmäinen, vaikka kysymykset olisivatkin muotoiltu hieman eri tavoin.
Mikä määrää läpimenoajat
Kolme tekijää vaikuttavat yleensä eniten. Ensinnäkin kysymysten määrä ja niiden syvyys: lyhyen kyselyn, joka käsittelee yleisiä kysymyksiä yrityksestäsi, täytät nopeammin kuin laajaa kyselyä, joka pyytää lukuja jokaisesta toimipisteestä tai tuoteryhmästä. Toiseksi se, onko sinulla jo valmiina asiaan liittyvät todisteet, kuten vakuutus, todistus tai energiankulutuksen yhteenveto. Jos tällainen asiakirja puuttuu, sinun on ensin pyydettävä se vakuutusyhtiöltä, verkkoyhtiöltä tai toimittajalta, ja se maksaa aikaa, jota et itse voi kontrolloida.
Kolmanneksi sisäinen koordinaatio vaikuttaa asiaan. Pienessä yrityksessä usein yksi henkilö tekee päätökset, jolloin kysely on valmis muutamassa tunnissa. Suuremmassa yrityksessä vastaus joutuu joskus menemään esimiehen tai toisen osaston hyväksyttäväksi ennen toimittamista. Tämä ei sinänsä ole ongelma, mutta se pidentää läpimenoaikaa, varsinkin jos kyseinen henkilö ei ole saatavilla samana päivänä. Joka haluaa tietää enemmän siitä, mitä kysymysten takana oikeastaan on, löytää sen kohdasta tietopankista, jossa on selitys aiheittain.
Missä käytännössä usein juuttuaan
Suurin osa viivästyksestä ei synny täyttämisen itsensä aikana, vaan tietojen keräämisen aikana, jotka eivät ole välittömästi saatavilla. Ajattele esimerkiksi vuokraamasi kiinteistön energiankulutusta koskevia lukuja tai alihankkijan tietoja, joita tarvitset ketjua koskevan kysymyksen vastaamiseen. Myös vanhentuneet todisteet aiheuttavat viivästyksiä: sinun on ensin pyydettävä uutta versiota, ennen kuin voit vastata kysymykseen.
Toinen yleinen syy on se, että jokaisella asiakkaalla on oma portaalinsa ja oma muotonsa. Sama kysymys esimerkiksi hiilidioksidipäästöistäsi voi olla muotoiltu toisin eri asiakkaiden luona. Tämä ei tarkoita, että vastaus olisi eri, mutta sinun on joka kerta selvitettävä uudelleen, onko kyse samasta kysymyksestä. Kuka epäröi, onko kysymykseen jo vastattu aiemmin, voi sen helposti tarkistaa muutaman kysymyksen ja osoituksen avulla siitä, missä olet nopeasti.
Mitä voit itse tehdä ajan säästämiseksi
Suurin aikasäästö tulee siitä, että pidät omat dossierisi kunnossa, riippumatta siitä, mitä kyselyä saapuu. Heti kun tiedät, mitä asiakirjoja usein pyydetään ja milloin ne päättyvät, voit uusia ne ajoissa sen sijaan, että odottaisit, kunnes asiakas niitä pyytää. On myös hyödyllistä, jos yrityksessäsi on yksi kiinteä yhteyshenkilö näille kyselyille, jotta sinun ei tarvitse joka kerta selvittää uudelleen, kuka tietää vastauksen.
Supplia.eu on rakennettu lyhentämään tätä toistumista. Järjestelmä tunnistaa kysymykset ladatussa luettelossa ja täyttää ne yhdestä ketjutiedostosta; vahvistatte jokaisen vastauksen kyllä tai ei ja jätätte luettelon itse asiakkaanne portaaliin. Emme lue luetteloa ja emme koskaan kirjaudu kolmannen osapuolen portaaliin; täyttö ja toimittaminen jää teille. Lue lisää siitä, kuinka nämä tiedot syntyvät, osoitteesta sivu siitä, kuinka tiedot kootaan.
Lyhyesti sanottuna
Kestävyyskyselylomakkeen täyttämiseen kuluva aika riippuu pääasiassa siitä, kuinka paljon olette jo dokumentoineet ja kuinka paljon on vielä tutkittava tai sovittava. Ensimmäinen luettelo kestää yleensä pisimpään; sen jälkeen prosessi nopeutuu tavallisesti, jos dossierinne pysyy ajantasaisena. Jos epäilemme tiettyä kysymystä tai termiä, löydämme lyhyen vastauksen usein kysytyissä kysymyksissä.
Haluaisitteko nähdä, kuinka suuri osa omasta dossieristanne on jo kunnossa ja missä voitte säästää aikaa seuraavan kysymyslomakkeen yhteydessä? Suorittakaa ilmainen pika-skannaus tai selailkaa aiheiden kautta tietokannassa nähdäksenne, mitä tarkasti teiltä kysytään.