wie vul ik in als ubo bij esg of klant vragenlijst

Natuurlijke personen, niet de holding erboven

De UBO die je invult, is de natuurlijke persoon die de onderneming uiteindelijk bezit of controleert — nooit een tussenholding of de moedermaatschappij zelf. Voor een BV geldt doorgaans: iedereen met meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of economisch belang, direct of indirect. Zit er geen enkele natuurlijke persoon boven die grens, dan geldt de statutair bestuurder als UBO — dat heet de pseudo-UBO. Dit is het antwoord dat je ook bij een ESG- of klantvragenlijst invult: dezelfde personen als in het UBO-register, niet een aangepaste versie voor de gelegenheid.

Twijfel je over de zeggenschapsstructuur — een stichting boven de BV, een trust, gespreid aandelenbezit net onder de 25% per persoon maar gezamenlijk daarboven — dan is dat precies het soort vraag waarbij een eigen juridisch advies verstandiger is dan een snelle inschatting. Vul je dit in bij een klant die ook naar je bestuur vraagt, dan komt vaak in dezelfde lijst de vraag terug hoe je bestuur is samengesteld; dat zijn twee losse vragen met een deels overlappende bron, namelijk je eigen UBO-register en KvK-uittreksel.

Waar dat uit volgt: cliëntenonderzoek in de Wwft

De verplichting om de UBO te identificeren komt niet uit een ESG-standaard, maar uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme: banken en andere Wwft-instellingen moeten in het kader van cliëntenonderzoek vaststellen wie de uiteindelijk belanghebbenden van hun cliënt zijn. Klanten die zelf niet Wwft-plichtig zijn — een fabrikant die ESG-data verzamelt bij leveranciers — vragen dezelfde gegevens vaak toch op, omdat ze die ergens anders in de keten nodig hebben of gewoon willen weten met wie ze zakendoen. EFRAG VSME zelf schrijft geen UBO-definitie voor; de basismodule vraagt naar bestuursstructuur, niet naar aandeelhouders. Wie liever niet de namen van zijn UBO's in een extern portaal zet, kan in Supplia per antwoord de vertrouwelijkheidsknop gebruiken — dat verandert niets aan wat je invult, wel aan wie het te zien krijgt.