kan jag ladda upp en skannad PDF-enkät eller måste det vara en Word-fil

Ja, men scanningens kvalitet avgör om igenkänningen fungerar bra

En skannad pdf fungerar, även om det egentligen är ett foto av en pappers­enkät utan underliggande textlager. Systemet läser sidan med OCR-textökning och konverterar det till igenkännbara frågor. Vid en sned skanning, låg kontrast eller låg upplösning kan igenkänningen ge felaktigheter: en fråga som inte hittas, eller ett svarsalternativ som läses fel. En pdf som redan är digitalt skapad — exporterad från Word eller från själva portalen — ger de bästa resultaten, eftersom textlagret redan finns där och ingenting behöver "gissas".

För matchningen med kedjedokumentet spelar filtypen därefter ingen roll: när en fråga väl är igenkänd, kopplas varje fråga på samma sätt till ett svar från dokumentet, oavsett om det gällde en Word-fil, ett onlineformulär eller en skanning. Skillnaden ligger alltså endast i det första steget. Vid en lång lista med tabeller eller markerade rutor — som vid frågor om en ansvarsförsäkring för företag eller om antalet anställda — lönar det sig att jämföra den igenkända frågan med originalet, särskilt om scanningen inte var perfekt. Om det är tveksamt om en fråga är igenkänd: den kan du alltid hoppa över eller ändra manuellt innan du bekräftar.

Varför detta inte är en fråga om lag- eller normtext

Det här är inte en fråga om en extern standard eller förordning, utan om hur plattformen hämtar text från ett dokument. Ingen av källorna som hör till detta ämne — inte handelsregisterlagens, inte VSME-standarden, inte CSRD-direktivet, inte ISO/IEC 27001 och inte artikel 21 i NIS2-direktivet — säger något om filformat eller scanöverföring. Dessa källor avgör vilka uppgifter som efterfrågas, såsom företagets registreringsnummer, inte hur ett dokument tekniskt bearbetas.