posso enviar uma lista de verificação em pdf digitalizado ou tem de ser um ficheiro word

Sim, mas a qualidade da digitalização determina se o reconhecimento funcionará bem

Um PDF digitalizado funciona, mesmo que seja na verdade uma foto de uma lista de perguntas em papel sem camada de texto subjacente. O sistema lê a página com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e a converte em perguntas reconhecíveis. Em caso de digitalização inclinada, contraste baixo ou resolução média, o reconhecimento pode apresentar falhas: uma pergunta que não é encontrada ou uma opção de resposta que é lida incorretamente. Um PDF criado digitalmente — exportado do Word ou do próprio portal — oferece os melhores resultados, porque a camada de texto já está presente e nada precisa ser "adivinhado".

Para a correspondência com o dossiê da cadeia, o tipo de arquivo depois não importa mais: uma vez reconhecida, cada pergunta é vinculada da mesma forma a uma resposta do dossiê, quer tenha sido um arquivo do Word, um formulário online ou uma digitalização. A diferença está apenas na primeira etapa. Para uma lista longa com tabelas ou caixas marcadas — como em perguntas sobre um seguro de responsabilidade civil para empresas ou sobre o número de colaboradores — vale a pena comparar a pergunta reconhecida com o original, especialmente se a digitalização não foi perfeita. Em caso de dúvida sobre uma pergunta reconhecida: você sempre pode pular ou ajustá-la manualmente antes de confirmar.

Por que esta não é uma questão de lei ou texto de norma

Esta não é uma questão de um padrão ou regulamento externo, mas de como a plataforma extrai texto de um documento. Nenhuma das fontes relacionadas a este tópico — não a Lei de Registro Comercial, não o padrão VSME, não a Diretiva CSRD, não a ISO/IEC 27001 e não o artigo 21 da Diretiva NIS2 — diz algo sobre formatos de arquivo ou reconhecimento de digitalização. Essas fontes determinam sim quais dados são solicitados, como o número de registo da empresa, não como um documento é processado tecnicamente.