ali lahko naložim prosojni naskeniran vprašalnik ali mora biti datoteka Word

Ja, vendar kakovost skeniranja določa, ali bo prepoznava dobra

Naskeniran pdf deluje, tudi če je pravzaprav fotografija papirnate vprašalnika brez osnovne tekstne plasti. Sistem prebere stran z OCR-prepoznavanjem besedila in ga pretvori v prepoznavna vprašanja. Pri poševnem skeniranju, nizkem kontrastu ali zmerni resoluciji lahko prepoznava daje napake: vprašanje, ki se ne najde, ali možnost odgovora, ki se napačno prebere. Datoteka pdf, ki je že digitalno ustvarjena — izvožena iz programa Word ali iz samega portala — daje najbolje rezultate, ker je tekstna plast že v njej in ni treba ničesar "ugibati".

Za ujemanje s kettošteljem vrsta datoteke nato več ne igra vloge: ko je enkrat prepoznano, se vsako vprašanje na enak način poveže s odgovorom iz dossierja, ne glede na to, ali je šlo za datoteko Word, spletni obrazec ali skeniranje. Razlika je torej le v prvem koraku. Pri dolgem seznamu s tabelami ali označenimi polji — kot pri vprašanjih o zavarovanje civilne odgovornosti za podjetja ali o število zaposlenih — se splača, da prepoznano vprašanje primerjate z izvirnikom, zlasti če skeniranje ni bilo brezhibno. Če ste negotovi glede prepoznanega vprašanja: to lahko vedno preskočite ali ročno prilagodite, preden potrdite.

Zakaj to ni vprašanje pravnega ali normativnega besedila

To ni stvar zunanjega standarda ali uredbe, temveč kako platforma besedilo ekstrahira iz dokumenta. Nobeden od virov, ki se nanašajo na to temo — ne Zakon o trgovskem registru, ne standard VSME, ne Direktiva CSRD, ne ISO/IEC 27001 in ne člen 21 Direktive NIS2 — ne govori o vrstah datotek ali skeniranju prepoznavanja. Ti viri određajo, kateri podatki se zahtevajo, kot je registrski numer podjetjane pa kako se dokument tehnično obdela.