Katere dokumente potrebujete za svojo registracijo UBO?
Ko odjemalec, banka ali zavarovalnica zahteva dokaz vaše UBO-registracije, je običajno šlo za stalno kombinacijo dokumentov: trenutni izpisek iz UBO-registra Trgovske zbornice, organizacijska shema ali načrt lastništva, ki kaže, kako je urejena moč odločanja v vašem podjetju, in fotokopijo osebnega dokumenta vsakega končnega lastnega koristnika. Pri ustanovi ali zaupanju je pogosto priložena tudi ustanovna listina ali listina zaupanja, ker iz nje izhaja, kdo so upravičenci.
Podrobnost, ki se pri tej temi najpogosteje spregleduje, je v zadnjem delu: osebni dokument. Fotokopija potnega lista ali osebne izkaznice skoraj vedno vsebuje številko državljana, in te številke ne smete tako enostavno deliti z odjemalcem. Kdor tega ne prikrije, deli več, kot je potrebno za namen, za katerega se zahteva dokaz.
Kaj natančno kaže vsak dokument
Izpisek iz UBO-registra prikazuje, kdo je po uradni registraciji kot končni lastni koristnik, vključno z naravo in obsegom koristi. Ta izpisek zahtevate pri Trgovski zbornici in je običajno kratko veljaven, ker odjemalci želijo videti, da so podatki aktualni v trenutku oddaje.
Organizacijska shema dopolni ta izpisek s strukturo za njim: prek katerih vmesnih podjetij ali partnerskih razmerij poteka moč odločanja. Odjemalec to uporablja za preverko, ali se UBO, ki je vpisano v register, logično ujema z zakonsko strukturo vašega podjetja. Pri enostavnem enoosebnem podjetju ali d.d. z enim delničarjem je ta shema kratka; pri skupini z več ravnmi je lahko bolj podrobna.
Osebni dokument služi za potrditev, da oseba, ki je registrirana kot UBO, res obstaja in ima navedeno identiteto. To je dokument, pri katerem se pojavi največ vprašanj, ker vsebuje osebne podatke, ki spadajo pod GDPR.
Zakaj si BSN zasluži posebno pozornost
Fotokopija potnega lista ali osebne izkaznice standardno vsebuje fotografijo, podpis in številko državljana. Za preverjanje UBO-ja ta zadnja številka običajno ni potrebna: ime, datum rojstva in državljanstvo zadoščajo za povezavo z UBO-registrom. Nepotrebno deljenje BSN-ja se dotika obstoječih pravil o osebnih podatkih, in ta pravila so veljala že pred tem, ko so postale običajne anketne podatke o UBO-jih.
V praksi to pomeni, da lahko BSN prikriete na fotokopiji, preden jo delite, na primer tako, da ga naredite nečitljivega. Nekatere KYC-aplikacije bank to naredijo samodejno ob nalaganju; pri ročni oddaji odjemalcu ta korak pripada vam. Več o načinu obravnave osebnih podatkov v takih dokumentih preberite na strani o varstvu vaših podatkov.
Zakaj odjemalec zahteva prav to kombinacijo
Zahteva po UBO-dokumentih je ponavadi rezultat obveznosti samega odjemalca, da pozna svoje poslovne odnose, proces, ki se v praksi pogosto imenuje Know Your Business ali KYB. Banka ali večji naročilac mora biti sposoben dokazati, da ve, s kom se ukvarja, in kombinacija izpiska, organizacijske sheme in osebnega dokumenta je običajen način, da se to podpre. To je tudi razlog, da se ta tri dokumenta pojavljajo pri skoraj vsakem odjemalcu, čeprav se portali, v katere se nalagajo, razlikujejo.
Ker se isti trije dokumenti vedno znova zahtevajo, je koristno, da jih enkrat kompletno in aktualno pripravite, vključno s podatkom, kdaj je bil izpisek pridobljen. Pregled tega, kaj je zahtevano in zakaj, najdete v podatkovni bazi po temi.
Kaj lahko s tem storite
Ali se vaš poslovni subjekt trenutno v celoti usklajuje s pogoji registracije, je najbolje, da to preverite s pomočjo svojega registra pri trgovinski in obrtni zbornici ali s pravnikom; ta članek opisuje dokumente, ne pa vaše specifične okoliščine. Če želite najprej dobiti vtis o tem, kateri predmeti veljajo za vaše podjetje, lahko to pregledate v nekaj kratkih vprašanjih. Tisti, ki že ima dokumente urejene in jih želi ponovno uporabiti za več vprašalnikov hkrati, se lahko prijavi z poslovnim računom da jih osrednje zabeleži.