Kādi dokumenti jums nepieciešami jūsu UBO reģistrācijai?
Ja pircējs, banka vai apdrošinātājs pieprasa pierādījumu jūsu UBO reģistrācijā, parasti tas nozīmē fiksētu dokumentu kopumu: pašreizēju izrakstu no Komercreģistra UBO reģistra, organisācijas diagrammu vai īpašumstruktūras shēmu, kas parāda, kā jūsu uzņēmumā ir izveidota vadības iespēja, un kopiju no katra gala labuma guvēja identitātes dokumenta. Gadījumā, ja runa ir par fondu vai tresta, bieži vien pievieno dibināšanas aktu vai tresta aktu, jo no tiem izskatās, kas ir labuma guvēji.
Visvairāk pārskatītais detaļ šajā tēmā atrodas pēdējā dokumentā: identitātes dokuments. Pases vai identitātes kartes kopija gandrīz vienmēr satur pilsoņu servisa numuru, un šo numuru jums nevajadzētu vienkārši dalīties ar pircēju. Ikviens, kurš to neaizsargā, dala vairāk, nekā nepieciešams nolūkam, kuram tiek pieprasīts pierādījuma dokuments.
Kas katrs dokuments precīzi parāda
Izraksts no UBO reģistra parāda, kurš saskaņā ar oficiālo reģistrāciju tiek uzskatīts par gala labuma guvēju, ieskaitant labuma veidu un apmēru. Šo izrakstu jūs pieprasāt Komercreģistrā un tas parasti ir īslaicīgs, jo pircēji vēlas redzēt, ka informācija ir aktuāla pieņemšanas brīdī.
Organisācijas diagramma papildina šo izrakstu ar struktūru, kas aiz tā atrodas: caur kādiem starppersonīgiem uzņēmumiem vai sadarbības vienībām iziet vadības iespēja. Pircējs to izmanto, lai pārbaudītu, vai UBO, kas reģistrēts reģistrā, loģiski atbilst jūsu uzņēmuma juridiskajai struktūrai. Vienkāršas viena cilvēka uzņēmuma vai SIA gadījumā ar vienu akcionāru šī shēma ir īsa; lielāka uzņēmuma grupā ar vairākiem slāņiem tā var būt detalizētāka.
Identitātes dokuments kalpo, lai apstiprinājums, ka persona, kura reģistrēta kā UBO, patiešām pastāv un ir norādītā identitāte. Šis ir dokuments, kurā rodas vairums jautājumu, jo tas satur personas datus, kas ir pakļauti GDPR.
Kāpēc PSN pelnā atsevišķu uzmanību
Pases vai ID kopija standarta gadījumā satur pases fotogrāfiju, parakstu un pilsoņu servisa numuru. UBO pārbaudes gadījumā šis pēdējais numurs parasti nav nepieciešams: nosaukums, dzimšanas datums un pilsonība ir pietiekami, lai izveidotu savienojumu ar UBO reģistru. Nevajadzīgi PSN kopīgošana skar esošos noteikumus par personas datiem, un šie noteikumi bija spēkā jau pirms UBO jautājumu anketu izplatīšanas.
Praksē tas nozīmē, ka jūs varat maskēt PSN kopijā pirms dokumenta kopīgošanas, piemēram, padarot to neskaitāmu. Daži banku KYC lietojumprogrammas to dara automātiski augšupielādes laikā; manuālas piegādes gadījumā pircējam šis solis ir jūsu pienākums. Vairāk informācijas par to, kā personas dati šāda veida dokumentos tiek apstrādāti, lasiet datu apglabāšanas lapā.
Kāpēc pircējs pieprasa tieši šo kombināciju
Pieprasījums par UBO dokumentiem parasti izriet no pircēja paša pienākuma pazīt savus biznesa partnerus, procesu, ko praksē bieži sauc par Know Your Business jeb KYB. Banka vai lielāks pasūtītājs ir spējīgs pierādīt, ka viņš zina, ar kuru viņš dara darījumus, un izraksta, organisācijas diagrammas un identitātes dokumenta kombinācija ir parastais veids, kā to pamatot. Tā ir arī iemesls, kāpēc šie trīs dokumenti tiek atkārtoti pieprasīti gandrīz katram pircējam, lai arī portalā, kurā tie tiek augšupielādēti, atšķiras.
Tā kā vienādus trīs dokumentus pastāvīgi pieprasa, ir lietderīgi tos noformēt pilnībā un aktuāli vienreiz, ieskaitant datumu, kad izraksts tika noņemts. Informāciju par to, kas kur tiek pieprasīts un kāpēc, varat atrast zināšanu datubāzē pa tēmām.
Ko jūs varat ar to darīt
Jautājums par to, vai jūsu uzņēmums pašlaik pilnībā atbilst reģistrācijas pienākumam, vislabāk noskaidrot, veicot pārbaudi ar jūsu Tirdzniecības palātas dosejā vai pievēršoties jurista palīdzībai; šis raksts apraksta dokumentus, nevis jūsu konkrēto situāciju. Ja vēlaties vispirms iegūt ieskatu par tēmām, kas attiecas uz jūsu uzņēmumu, varat to apskatīt dažos īsos jautājumos. Tiem, kuriem dokumenti jau ir kārtībā un vēlas tos pārvērtēt vairākiem jautājumiem vienlaikus, iespējams pierakstīties ar biznesa kontu lai tos centrāli fiksētu.