Aké dokumenty potrebujete na svoju UBO registráciu?
Keď dodávateľ, banka alebo poisťovňa požiadajú o dôkaz vašej UBO registrácie, ide zvyčajne o pevnú kombináciu dokumentov: aktuálny výpis z registra UBO Obchodnej komory, organiagram alebo vlastnícka schéma, ktorá ukazuje, ako je postavená kontrola vo vašom podniku, a kópiu preukazu totožnosti každého konečného vlastníka. V prípade nadácie alebo trustu sa často pridáva zakladajúci dokument alebo listina o truste, pretože z nich vyplýva, kto sú oprávnení.
Detail, ktorý sa v tejto téme najčastejšie prehliadne, sa skrýva v tom poslednom dokumente: v preukaze totožnosti. Kópie pasu alebo identifikačnej karty takmer vždy obsahujú identifikačné číslo fyzickej osoby, a toto číslo by ste nemali jednoducho zdieľať s dodávateľom. Kto to neurobia, zdieľa viac, ako je potrebné na účel, na ktorý sa dokument požaduje.
Čo presne ukazuje každý dokument
Výpis z registra UBO ukazuje, kto podľa oficiálnej registrácie platí za konečného vlastníka, vrátane povahy a rozsahu majetku. Tento výpis si vyžiadajte od Obchodnej komory a jeho platnosť je zvyčajne krátka, pretože dodávatelia chcú vidieť, že informácie sú aktuálne v čase podania.
Organiagram dopĺňa tento výpis štruktúrou za ním: cez ktoré medziľahlé spoločnosti alebo kooperačné partnerstvá ide kontrola. Dodávateľ ho používa na kontrolu, či sa UBO registrovaná v registri logicky spája s právnou štruktúrou vášho podniku. V prípade jednoduchého jednoosobného podniku alebo spoločnosti s ručením obmedzeným s jedným akcionárom je táto schéma krátka; v prípade skupiny s viacerými vrstvami môže byť rozsiahlejšia.
Preukaz totožnosti slúži na potvrdenie, že osoba registrovaná ako UBO naozaj existuje a má uvedenú identitu. Ide o dokument, pri ktorom vzniká najviac otázok, pretože obsahuje osobné údaje, ktoré spadajú pod GDPR.
Prečo si BSN zaslúži samostatnú pozornosť
Kópie pasu alebo ID karty štandardne obsahujú fotografie, podpis a identifikačné číslo fyzickej osoby. Na kontrolu UBO zvyčajne nie je potrebné toto posledné číslo: meno, dátum narodenia a národnosť stačia na vytvorenie prepojenia s registrom UBO. Zbytočné zdieľanie BSN sa dotýka existujúcich pravidiel o osobných údajoch, a tieto pravidlá platili už predtým, ako sa otázky o UBO stali bežnými.
V praxi to znamená, že si môžete BSN na kópii zakryť predtým, ako dokument zdieľate, napríklad jeho nečitateľnosťou. Niektoré KYC aplikácie bánk to pri nahrávaní robia automaticky; pri ručnom poskytnutí dodávateľovi leží táto úloha na vás. Viac informácií o spôsobe zaobchádza s osobnými údajmi v takýchto dokumentoch nájdete na stránke o spôsobe zaobchádza s vašimi údajmi.
Prečo si dodávateľ vyžaduje práve túto kombináciu
Požiadavka na dokumenty UBO zvyčajne vychádza z povinnosti samotného dodávateľa poznať svoje obchodné vzťahy, proces, ktorý sa v praxi často nazýva Know Your Business alebo KYB. Banka alebo väčší objednávateľ musí byť schopný preukázať, že vie, s kým robí obchod, a kombinácia výpisu, organiagramu a preukazu totožnosti je bežný spôsob, ako to podložiť. To je tiež dôvod, prečo sa tieto tri dokumenty objavujú v podstate u každého dodávateľa, aj keď sa portál, v ktorom sú nahrávané, líši.
Pretože sa rovnaké tri dokumenty opakovane požadujú, je užitočné ich jednoraz úplne a aktuálne pripraviť, vrátane dátumu, keď bol výpis načítaný. Prehľad toho, čo sa kde požaduje a prečo, nájdete v databáze vedomostí podľa témy.
Čo s tým môžete urobiť
Či vaša spoločnosť v súčasnosti plne spĺňa registračnú povinnosť, je niečo, čo je best skontrolovať v súbore vašej Obchodnej komory alebo s právnikom; tento článok opisuje dokumenty, nie vašu špecifickú situáciu. Ak chcete najskôr získať prehľad o tom, ktoré témy sú relevantné pre vašu firmu, môžete to pozrieť si v niekoľkých krátkych otázkach. Kto už má dokumenty v poriadku a chce ich opätovne použiť pre viacero zoznamov otázok naraz, môže sa prihlásiť s obchodným účtom aby ich bol centrálne zaznamenané.