Какви документи са ви необходими за вашата регистрация на УБО?
Когато клиент, банка или застраховател поискат доказателство за вашата UBO регистрация, обикновено се отнася до фиксирана комбинация от документи: актуален извлек от UBO регистъра на Камарата на търговията, организационна диаграма или схема на собственост, която показва как е структурирана управлението на вашето предприятие, и копие на документа за самоличност на всеки краен бенефициент. При фондация или доверие често се добавя учредителен акт или акт на доверието, тъй като оттук се вижда кои са бенефициентите.
Детайлът, който най-често се пропуска по отношение на този въпрос, е в последния документ: документът за самоличност. Копие на паспорт или карта за самоличност почти винаги съдържа личния идентификационен номер, и вие не трябва просто да го споделяте с клиент. Тези, които не го защитят, споделят повече от необходимото за целта, за която е поискан доказателният документ.
Какво точно показва всеки документ
Извлекът от UBO регистъра показва кой според официалната регистрация се счита за краен бенефициент, включително характера и обема на интереса. Този извлек поискате от Камарата на търговията и обикновено е с кратък период на валидност, тъй като клиентите желаят да видят, че информацията е актуална към момента на подаване.
Организационната диаграма допълва този извлек със структурата зад него: по какви междинни дружества или сътрудничества преминава управлението. Клиентът използва това, за да провери дали UBO, който е в регистъра, логично се свързва със юридическата структура на вашето предприятие. При проста еднолична дейност или дружество със един акционер тази схема е кратка; при група с няколко нива може да бъде по-разширена.
Документът за самоличност служи за потвърждаване, че лицето, което е регистрирано като UBO, действително съществува и има посочената самоличност. Това е документът, по отношение на който възникват повечето въпроси, тъй като съдържа лични данни, които са обхванати от GDPR.
Защо личният идентификационен номер заслужава отделно внимание
Копие на паспорт или карта за самоличност обикновено съдържа фотография, подпис и личен идентификационен номер. За проверката на UBO този последния номер обикновено не е необходим: име, дата на раждане и гражданство са достатъчни, за да се направи връзката с UBO регистъра. Ненужното споделяне на личния идентификационен номер се отнася към съществуващите правила относно личните данни, а тези правила важаха още преди въпросите относно UBO да станат обичайни.
На практика това означава, че можете да защитите личния идентификационен номер на копие преди да споделите документа, например като го направите нечитаем. Някои KYC приложения на банки правят това автоматично при качване; при ръчно предоставяне на клиент тази стъпка е във вашите ръце. Повече информация относно начина, по който личните данни в такива документи се третират, можете да прочетете на страницата за управление на вашите данни.
Защо клиентът поставя точно този въпрос относно тази комбинация
Запросът за UBO документи обикновено произтича от задължението на самия клиент да познава своите деловни отношения, процес, който на практика често се нарича Know Your Business или KYB. Банка или по-голям нареждател трябва да може да докаже, че знае с кого работи, и комбинацията от извлек, организационна диаграма и документ за самоличност е обичайният начин да се обоснове това. Это е причината, поради която тези три документа се появяват при почти всеки клиент, дори и когато портальът, в който се качват, е различен.
Тъй като същите три документа се запрашват отново и отново, е полезно да ги подготвите еднократно, полно и актуално, включително датата, когато е извлечен извлекът. Преглед на това какво се запрашва откъде и защо, ще намерите в базата данни на знанията по тема.
Какво можете да направите с това
Дали вашето предприятие в момента напълно отговаря на задълженията за регистрация, е нещо, което е най-добре да проверите с вашия файл в Камарата на търговията и промишленост или с юрист; тази статия описва документите, а не вашата специфична ситуация. Ако първо искате да получите представа кои теми са валидни за вашия бизнес, можете да го направите в няколко кратки въпроса да видите. Който уже е подредил документите и иска да ги преизползва за няколко въпросника едновременно, може да се регистрира със служебен профил за да ги фиксира централно.