Liema dokumenti għandek bżonn għar-reġistrazzjoni UBO tiegħek?
Meta mitktaleb minn klijent, bank jew assigur biex jipprova r-reġistrazzjoni tal-UBO tiegħek, ħafna drabi jkun dwart kombinazzjoni fissa ta' ittiyeħ: estratt aġġornat mir-reġistru tal-UBO tal-Kamera tal-Kummerċ, organigrama jew skema ta' proprjetà li turi kif tinbena s-setgħa ta' deċiżjoni fl-impriża tiegħek, u kopja tal-prova ta' identità ta' kull benefiċjarju finali. F'każ ta' fondazzjoni jew trust, ħaffa drabi jkun hemm ukoll atto ta' kustituturi jew atto ta' trust, għax minn hemm jidher min huma l-benefiċjarji.
Id-dettall li f'dan is-suġġett huwa l-aktar miġħun fuq, jkun fl-aħħar stikka: il-prova ta' identità. Kopja ta' passaport jew kard ta' identità ħaffa drabi tikkontini n-numru tal-servizz tar-residenti, u dan in-numru int m'għandekx sempliċement taqsamu ma' klijent. Min ma jkapixxix dan, jaqsam aktar milli meħtieġ għall-iskop li għalih jiġi mitlub l-ittiyeħ.
X'juri eżattament kull dokumentu
L-estratt mir-reġistru tal-UBO juri min jikkunsidra d-reġistrazzjoni ufficjali bħala benefiċjarju finali, inklużi n-natura u l-ammont tal-interes. Dan l-estratt titlobbih mill-Kamera tal-Kummerċ u ħafwa jkun qasir il-validità, għax il-klijenti jridu jraw li l-informazzjoni hija aġġornata waqt ir-rigward.
L-organigrama taġġustifikat dak l-estratt mat-tagħmir wara: permezz ta' liema kumpanniji intermedi jew akkordji ta' kooperazzjoni ddum is-setgħa ta' deċiżjoni. Klijent juża dan biex iċċekkja jekk l-UBO li fil-reġistru, loġikament jivvalida l-istruttura legali ta' l-impriża tiegħek. F'każ ta' negozju sempliċi ta' persuna unika jew bv b'akċjonista wieħed, dan l-iskema hija qasira; f'grupp b'diversi saffi, jista' jkun aktar estensiv.
Il-prova ta' identità sservi biex tikkonferma li l-persuna regħistrata bħala UBO tinsteneħ tista' u għandha verament l-identità msemmija. Dan huwa d-dokumentu fejn ħafwa jidħlu mistoqsija, għax jkun fih dejta personali li taqa' taħt ir-Regolament Ġenerali dwar il-Proteżjoni tad-Dejta.
Għaliex in-numru tal-servizz tar-residenti jiswa attenzjoni separata
Kopja ta' passaport jew ID b'ordinarja tikkontini ritratt tal-pasport, firma u numru tal-servizz tar-residenti. Għall-ispezzjoni tal-UBO, dan l-aħħar numru ħafwa ma jkunx meħtieġ: l-isem, id-data ta' twelid u n-nazzjonalità huma sufficienti biex tagħmel il-konnessjoni mar-reġistru tal-UBO. L-qsim imnutabbidx ta' numru tal-servizz tar-residenti jintuċċi r-regoli eżistenti dwar id-dejta personali, u dawk ir-regoli huma s-sibt qabel l-istondar dwar l-UBO jkun familjari.
Fil-prattika, dan ifisser li tista' tkapixx in-numru tal-servizz tar-residenti fuq kopja qabel taqsimha ma' klijent, per eżempju billi tagħmilha illeggibla. Xi app KYC ta' banek jagħmlu dan awtomatikament meta jitnieda; fi skeħħan ta' approvazzjoni manwali ma' klijent, dik il-passaġġ hija tagħtik. Aktar dwar il-mod kif id-dejta personali f'dan it-tip ta' ittiyeħ tittratta, aqrax fuq il-paġna dwar l-immaniġġar tal-geħ tiegħek.
Għaliex klijent eżattament jiddomanda din il-kombinazzjoni
Il-mitlub għad-dokumenti tal-UBO li ħafwa joriġina mill-obbligu tal-klijent nnifsu biex jaf ir-relazzjonijiet tan-negozju tiegħu stess, proċess li fil-prattika ħafwa jissejjaħ Know Your Business jew KYB. Bank jew ordnatur akbar jrid jista' jipprova li jaf ma' min jiddeal, u l-kombinazzjoni ta' estratt, organigrama u prova ta' identità hija l-mod ordinarju biex dan ikun sottostantiffkat. Dan huwa wkoll ir-raġuni li dawn it-tliet ittiyeħ f'kiel-klijent kiel jaħdmu, anki jekk il-qalba fejn jiġu mitmonta jvarja.
Minħabba li l-istess tliet dokumenti ħafwa jerġgħu jiġu mitluba, huwa utli biex tħaffef waħda u aġġornata, inklużi d-data fejn l-estratt ġie estratt. Sommarju ta' x'fejn jiġi mitlub u għaliex, tinstab fi ir-resourcebank għal kull suġġett.
X'tista' tagħmel b'dan
Jekk l-impresa tiegħek għandha għalissa għal-miri regolatorji tal-UBO, hija xejra tajba li tiċċekkja dan ma' l-Chamber of Commerce tiegħek jew ma' lawyer; din l-artikolu tiddeskrivi d-dokumenti, mhux is-sitwazzjoni speċifika tiegħek. Jekk trid l-ewwel tirċievi impressjoni tal-liema suġġetti jdaħħlu fl-intrapriża tiegħek, tista' tkun għaddej bih f'ftit mistoqsijiet qosra. Min għandu d-dokumenti diġà ordnati u jixtieq jirriużahom għal oħjiel mistoqsija fl-istess ħin, jista' ifformula għal accounts tan-negozju biex jitfissahom b'mod ċentralizzat.