Mitä asiakirjoja tarvitsette UBO-rekisteröintiinne?
Kun ostaja, pankki tai vakuutusyhtiö pyytää todistusta UBO-rekisteröinnistänne, se yleensä tarkoittaa kiinteää asiakirjakokonaisuutta: Kauppakamarinrekisteristä otettavaa ajantasaista UBO-rekisteri-ottetta, organisaatiokaavioita tai omistusrakentekaavioita, jotka osoittavat, miten päätösvalta yrityksessänne on järjestäytynyt, sekä kopioita jokaisen lopullisen hyvänsaajan henkilöllisyystodistuksesta. Säätiöiden tai rahastojen tapauksessa mukaan tulee usein perustamisasiakirja tai rahastoasiakirja, koska niistä käy ilmi, ketkä ovat edunsaajat.
Yksityiskohta, jota tässä aiheessa jätetään useimmiten huomiotta, koskee viimeistä asiakirjaa: henkilöllisyystodistusta. Passin tai henkilökortin kopio sisältää lähes aina sosiaaliturvatunnuksen, eikä tätä tunnusta saa jakaa ostajalle näin vain. Jos tätä ei huolimattomasti suojaa, jaetaan enemmän kuin on tarpeen asiakirjan pyytämisen tarkoitukselle.
Mitä kukin asiakirja osoittaa
UBO-rekisteri-ote osoittaa, ketkä virallisen rekisterin mukaan katsotaan lopullisiksi hyvänsaajaksi, mukaan lukien edun luonne ja laajuus. Pyydätte tämän otteet Kauppakamarilta, ja se on yleensä lyhytaikaisen voimassaolo, koska ostajat haluavat nähdä, että tieto on ajantasaista sen jättämishetkellä.
Organisaatiokaavio täydentää kyseistä otetta sen takana olevalla rakenteella: miten päätösvalta kulkee välillisten osakeyhtiöiden tai yhteistyöjärjestöjen kautta. Ostaja käyttää tätä tarkistaakseen, liittyykö rekisteriin merkitty UBO loogisesti yrityksenne oikeudelliseen rakenteeseen. Yksinkertaisella ammatinharjoittajalla tai yksittäisellä osakkeenomistajalla varustetulla osakeyhtiöllä tämä kaavio on lyhyt; usean kerroksen ryhmällä se voi olla laajempi.
Henkilöllisyystodistus on tarkoitettu vahvistamaan, että UBO:ksi rekisteröity henkilö todella on olemassa ja hänen nimensä on oikea. Tämä on asiakirja, josta nousee eniten kysymyksiä, koska se sisältää henkilötietoja, jotka kuuluvat GDPR:n soveltamisalaan.
Miksi sosiaaliturvatunnus ansaitsee erityistä huomiota
Passin tai henkilökortin kopio sisältää vakiomaisesti passikuvan, allekirjoituksen ja sosiaaliturvatunnuksen. UBO:n tarkistuksessa tämä viimeinen numero ei ole yleensä tarpeen: nimi, syntymäaika ja kansalaisuus riittävät yhteyden tekemiseen UBO-rekisterin kanssa. Sosiaaliturvatunnuksen tarpeeton jakaminen koskettaa olemassa olevia sääntöjä henkilötiedoista, ja nämä säännöt olivat voimassa jo ennen kuin kyselylomakkeet UBO:n osalta tulivat yleisiksi.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että voitte peittää sosiaaliturvatunnuksen kopion ennen asiakirjan jakamista, esimerkiksi tekemällä siitä lukukelvottoman. Jotkin pankkien KYC-sovellukset tekevät tämän automaattisesti latauksen yhteydessä; manuaalisen toimittamisen tapauksessa ostajalle tämä vaihe kuuluu teille. Lisätietoja siitä, miten henkilötietoja käsitellään tämän tyyppisissä asiakirjoissa, on tietojen käsittelyä koskevalla sivulla.
Miksi ostaja juuri tämän yhdistelmän pyytää
UBO-asiakirjojen pyyntö johtuu yleensä ostajan omasta velvollisuudesta tuntea omat liikekumppanit, prosessia, jota käytännössä usein kutsutaan tunne liiketoiminnon (KYB) tai tunne asiakkaasi (KYC) -periaatteeksi. Pankin tai suuremman tilaajan on pystyttävä osoittamaan, että tuntee sen, kanssa hän asioida tekee, ja ote-, organisaatiokaavio- ja henkilöllisyystodistusyhdistelmä on yleinen tapa tämän tukemiseksi. Tämä on myös syy siihen, että nämä kolme asiakirjaa esiintyvät lähes jokaisella ostajalla, vaikka niiden latausportaali vaihteleekin.
Koska samoja kolmea asiakirjaa pyydetään uudestaan ja uudestaan, on hyödyllistä valmistella ne kerran valmiiksi ja ajantasaistettuna, mukaan lukien päivämäärä, jolloin ote on noudettu. Yhteenveto siitä, mitä missä pyydetään ja miksi, on Oppimateriaalissa aiheittain.
Mitä voit tehdä tällä
Kysymys siitä, noudattaako yrityksenne tällä hetkellä täysin rekisteröintivelvoitetta, on parasta tarkistaa Kauppakamarinsa asiakirjojen tai lakimiehen avulla; tämä artikkeli kuvaa asiakirjat, ei teidän erityistä tilannetta. Haluatteko ensin saada käsityksen siitä, mitkä aiheet ovat merkityksellisiä yrityksellenne, votte tehdä sen muutamalla lyhyellä kysymykselläKenen asiakirjat ovat jo kunnossa ja haluaa käyttää niitä useampaan kyselyyn kerralla, voi kirjautua sisään yritystilillä niiden rekisteröimiseksi keskitetysti.