¿Qué documentos necesita para su registro de UBO?
Cuando un cliente, banco o asegurador le pide que demuestre su registro de UBO, normalmente se trata de una combinación fija de documentos: un extracto actualizado del registro de UBO de la Cámara de Comercio, un organigrama o esquema de propiedad que muestre cómo está estructurada la administración en su empresa, y una copia del documento de identidad de cada persona jurídicamente interesada. En el caso de una fundación o fondo, a menudo se añade un acta de constitución o de fondo, porque de ella se deduce quiénes son los beneficiarios.
El detalle que más frecuentemente se pasa por alto en este tema se encuentra en el último documento: el documento de identidad. Una copia de un pasaporte o tarjeta de identidad casi siempre contiene el número de identificación de ciudadano, y no debería compartir ese número sin más con un cliente. Quien no lo oculta, comparte más de lo necesario para el propósito por el que se solicita el documento de prueba.
Qué muestra exactamente cada documento
El extracto del registro de UBO indica quién, según el registro oficial, se considera persona jurídicamente interesada, incluida la naturaleza y magnitud del interés. Este extracto lo solicita a la Cámara de Comercio y normalmente es válido por poco tiempo, porque los clientes quieren ver que la información es actual en el momento de la presentación.
El organigrama complementa ese extracto con la estructura subyacente: a través de qué sociedades intermedias o asociaciones fluye la administración. Un cliente utiliza esto para verificar que la UBO que aparece en el registro se ajusta lógicamente a la estructura jurídica de su empresa. En el caso de una simple empresa individual o de una sociedad limitada con un único accionista, este esquema es breve; en el de un grupo con varios niveles, puede ser más extenso.
El documento de identidad sirve para confirmar que la persona registrada como UBO existe realmente y tiene la identidad mencionada. Este es el documento que genera la mayoría de las preguntas, porque contiene datos personales que están sujetos al RGPD.
Por qué el NIF merece atención especial
Una copia de pasaporte o carné de identidad contiene estándar una fotografía, una firma y un número de identificación de ciudadano. Para la verificación de una UBO, este último número normalmente no es necesario: el nombre, la fecha de nacimiento y la nacionalidad son suficientes para establecer la conexión con el registro de UBO. El intercambio innecesario de un NIF afecta a las normas existentes sobre datos personales, y esas normas ya eran aplicables antes de que los cuestionarios sobre UBO fueran habituales.
En la práctica, esto significa que puede ocultar el NIF en una copia antes de compartir el documento, por ejemplo, haciéndolo ilegible. Algunas aplicaciones de KYC de bancos lo hacen automáticamente al cargar; en una entrega manual a un cliente, ese paso depende de usted. Para obtener más información sobre cómo se tratan los datos personales en este tipo de documentos, consulte en la página sobre el tratamiento de sus datos.
Por qué un cliente pide exactamente esta combinación
La solicitud de documentos de UBO suele surgir de la obligación del cliente de conocer sus propias relaciones comerciales, un proceso que en la práctica se denomina a menudo Conocimiento de su Negocio o KYB. Un banco u otro cliente importante debe poder demostrar que sabe con quién está haciendo negocios, y la combinación de extracto, organigrama y documento de identidad es la forma habitual de fundamentarlo. Esta es también la razón por la que estos tres documentos se solicitan en casi todos los clientes, aunque el portal en el que se carguen sea diferente.
Dado que los mismos tres documentos se solicitan repetidamente, es útil prepararlos una sola vez de forma completa y actualizada, incluyendo la fecha en que se obtuvo el extracto. Encontrará un resumen de qué se solicita dónde y por qué en la base de conocimientos por tema.
Lo que puede hacer con esto
Si su empresa cumple actualmente en su totalidad con la obligación de registro es algo que es mejor que compruebe con su dossier de la Cámara de Comercio o con un abogado; este artículo describe los documentos, no su situación específica. Si primero desea hacerse una idea de qué temas son relevantes para su empresa, puede ver en unas pocas preguntas breves. Quien ya tiene los documentos en orden y desea reutilizarlos para varios cuestionarios a la vez, puede registrarse con una cuenta empresarial para guardarlos de forma centralizada.