Atunci când cineva completează pentru prima dată un chestionar de durabilitate al unui client, face adesea aceleași greșeli. Nu pentru că întrebările sunt atât de dificile, ci pentru că lista sosește la un moment nepotrivit, se completează între alte priorități și nu se mai revizuiește după aceea. Cea mai frecventă eroare este copierea răspunsurilor dintr-o listă anterioară într-una nouă, fără a verifica dacă formatul, perioada sau clientul sunt aceiași.
Pe lângă aceasta, apar adesea probleme cu dovezile care nu mai sunt actuale, cu completarea unor câmpuri care de fapt nu sunt solicitate și cu lăsarea necompletate a întrebărilor care ar fi trebuit să fie răspunse cu „nu este aplicabil". Mai jos sunt enumerate erorile care apar cel mai frecvent, pentru fiecare parte a chestionarului.
Reutilizarea răspunsurilor fără verificare
Un chestionar de durabilitate seamănă adesea cu cel anterior: aceleași tipuri de întrebări despre consumul de energie, fluxurile de deșeuri sau furnizorii din aval în lanț. Dar fiecare client utilizează propriul format și uneori propria perioadă de calcul. Un răspuns care a fost corect anul trecut pentru clientul A poate necesita pentru clientul B un alt an fiscal sau o altă unitate. Oricine copiază orb un răspuns riscă ca cifra să fie completată, dar să nu se potrivească cu întrebarea.
Aceasta se întâmplă mai ales în cazul listelor bazate pe VSME, standardul voluntar de raportare pentru întreprinderile mai mici. Întrebările par generice, dar clasificarea scopului 1, 2 și 3 diferă de la un portal la altul. Un dosar central al lanțului de aprovizionare în care pentru fiecare subiect se află un răspuns actual unic previne ca pentru fiecare client să circule o versiune ușor diferită. În baza de cunoștințe pe subiect se explică pentru fiecare tip de întrebare de unde provin aceste tipuri de diferențe.
Trimiterea dovezilor expirate
A doua greșeală frecventă este trimiterea unui certificat, a unei polițe de asigurare sau a unei declarații care au expirat în între timp. Adesea, aceasta nu se întâmplă din neglijență, ci pentru că nimeni în organizație nu are un moment fix pentru a verifica data de valabilitate înainte ca documentul să plece. Într-un dosar manual cu pdf-uri, acest lucru este observat abia dacă clientul apelează cu privire la aceasta.
Partajarea mai multor informații decât se solicită
A treia greșeală merge în cealaltă direcție: partajarea prea multor informații. Unii întreprinzători trimit, din precauție, un document de politică complet, în timp ce întrebarea cere doar un da sau nu. Aceasta nu este interzisă, dar nici nu este necesară și poate conține informații sensibile ale activității care nu se referă la acea întrebare specifică. Principiul este să răspundeți la ceea ce se cere, nu mai mult și nu mai puțin. Dacă vă îndoiți dacă ceva trebuie partajat, aceasta este ceva de a fi clarificat intern sau de a fi prezentat unui jurist; nu evaluez aceasta și nici nu citesc lista în sine.
Niciun răspuns nu este verificat înainte de a fi trimis
A patra greșeală, mai puțin vizibilă, este aceea că un chestionar este completat de un singur angajat, fără ca altcineva să confirme din nou răspunsul. Pentru o întrebare singulară, aceasta nu este o problemă, dar pentru zeci de întrebări pe an, răspândite pe mai multe portaluri, o cifră expirată sau o dată completată incorect se strecoară ușor. Un pas fix în care fiecare răspuns este explicit confirmat cu da sau nu înainte de a fi trimis previne ca o greșeală să fie observată abia după ce clientul a deja răspuns.
Lăsarea necompletată a întrebărilor în loc să se completeze cu „nu este aplicabil"
În încheierea: un câmp gol este adesea citit diferit de o persoană care prelucrează răspunsurile în comparație cu un răspuns completat cu „nu se aplică în acest caz‟. O întrebare necompletată poate fi interpretată ca uitată sau ignorată, în timp ce „nu se aplică în acest caz‟ arată că întrebarea a fost revizuită. Aceasta pare o diferență mică, dar este tocmai genul de detaliu pe care un portal al unei bănci sau asigurări poate reveni asupra sa. Pentru mai multe informații despre cum funcționează în practică, citiți la întrebările despre controale KYB în cele mai frecvente întrebări cu privire la aceste tipuri de controale.
Aceste greșeli au un lucru în comun: nu apar pentru că întrebarea nu este clară, ci pentru că răspunsul provine din altă parte decât dintr-o imagine de ansamblu unică, actualizată și controlată. Dacă doriți să aflați care liste de control sunt relevante pentru compania dvs. și unde vă situați în prezent, atunci verificarea gratuită în câteva întrebări oferă o primă indicație. Cum se realizează această indicație este explicat pe pagina despre metodologie.
Acest articol este de natură descriptivă și nu constituie sfat juridic. Pentru situația propriei companii sau pentru îndoieli cu privire la ceea ce trebuie și nu trebuie partajat, un avocat sau autoritatea de supraveghere competentă este punctul de contact potrivit.