Wer zum ersten Mal einen Nachhaltigkeitsfragebogen eines Kunden ausfüllt, macht oft die gleichen Fehler. Nicht, weil die Fragen so schwierig sind, sondern weil die Liste zum falschen Zeitpunkt ankommt, zwischen anderen Prioritäten ausgefüllt wird und danach nie wieder überprüft wird. Der häufigste Fehler ist, dass Antworten aus einer früheren Liste in eine neue kopiert werden, ohne zu überprüfen, ob das Format, der Zeitraum oder der Kunde gleich sind.
Darüber hinaus treten häufig Fehler bei Nachweisen auf, die nicht mehr aktuell sind, beim Ausfüllen von Feldern, die eigentlich nicht abgefragt werden, und beim Nichtausfüllen von Fragen, die mit "nicht zutreffend" hätten beantwortet werden sollen. Im Folgenden sind die häufigsten Fehler pro Abschnitt des Fragebogens aufgelistet.
Antworten ohne Überprüfung wiederverwenden
Ein Nachhaltigkeitsfragebogen ähnelt häufig dem vorherigen: die gleiche Art von Fragen zu Energieverbrauch, Abfallströmen oder Lieferanten weiter unten in der Lieferkette. Aber jeder Abnehmer verwendet sein eigenes Format und manchmal seinen eigenen Abrechnungszeitraum. Eine Antwort, die im vergangenen Jahr für Kunde A stimmte, kann für Kunde B ein anderes Geschäftsjahr oder eine andere Einheit erfordern. Wer eine Antwort blind kopiert, läuft Gefahr, dass die Zahl zwar ausgefüllt ist, aber nicht zur Frage passt.
Dies ist besonders bei Listen der Fall, die auf der VSME, dem freiwilligen Berichterstattungsstandard für kleinere Unternehmen, basieren. Die Fragen wirken allgemein, aber die Einteilung von Scope 1, 2 und 3 unterscheidet sich je nach Portal. Eine zentrale Kettenakte, in der pro Thema eine aktuelle Antwort steht, verhindert, dass pro Kunde eine leicht unterschiedliche Version im Umlauf ist. In der Wissensdatenbank pro Thema wird pro Fragetyp erläutert, woher diese Art von Unterschieden kommt.
Abgelaufene Nachweise übermitteln
Ein zweiter häufiger Fehler ist die Übermittlung eines Zertifikats, einer Versicherungspolice oder einer Bescheinigung, die inzwischen abgelaufen ist. Dies geschieht oft nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil niemand in der Organisation einen festen Zeitpunkt hat, um das Verfallsdatum zu überprüfen, bevor das Dokument die Organisation verlässt. Bei einer manuellen Datei mit PDFs fällt dies erst auf, wenn der Kunde anruft.
Mehr Informationen teilen als gefragt wird
Der dritte Fehler geht in die andere Richtung: zu viele Informationen teilen. Einige Unternehmer übermitteln aus Vorsicht ein vollständiges Richtliniendokument, während die Frage nur nach einem Ja oder Nein fragt. Das ist nicht verboten, aber es ist auch nicht notwendig, und es kann sensible Geschäftsinformationen enthalten, die nicht zu dieser einen Frage gehören. Der Grundsatz ist, dass Sie auf das antworten, was gefragt wird, nicht mehr und nicht weniger. Sind Sie sich unsicher, ob etwas geteilt werden soll, ist das etwas, das Sie intern abstimmen oder einen Rechtsbeistand vorlegen sollten; wir beurteilen das nicht und lesen die Liste selbst auch nicht.
Niemand überprüft die Antwort, bevor sie eingereicht wird
Ein vierter, weniger sichtbarer Fehler ist, dass ein Fragebogen von einem Mitarbeiter ausgefüllt wird, ohne dass jemand anderes die Antwort noch einmal bestätigt. Bei einer einzelnen Frage ist das kein Problem, aber bei dutzenden Fragen pro Jahr, verteilt auf mehrere Portale, schleicht sich leicht eine veraltete Zahl oder ein falsch eingegebenes Datum ein. Ein fester Schritt, bei dem jede Antwort explizit mit Ja oder Nein bestätigt wird, bevor sie eingereicht wird, verhindert, dass ein Fehler erst auffällt, nachdem der Kunde bereits reagiert hat.
Fragen leerlassen, statt "nicht zutreffend" einzufüllen
Abschließend: Ein leeres Feld wird von einem Abnehmer oft anders gelesen als ein ausgefülltes 'nicht zutreffend'. Eine leere Frage kann den Eindruck erwecken, als sei sie vergessen oder ignoriert worden, während 'nicht zutreffend' zeigt, dass die Frage tatsächlich überprüft wurde. Dies erscheint als kleiner Unterschied, aber es ist genau die Art von Detail, auf das sich ein Portal einer Bank oder eines Versicherers beziehen kann. Mehr darüber, wie das in der Praxis funktioniert, lesen Sie bei den Fragen zu KYB-Kontrollen in den häufigsten Fragen zu dieser Art von Kontrollen.
Diese Fehler haben eines gemeinsam: Sie entstehen nicht, weil die Frage unklar ist, sondern weil die Antwort aus einer anderen Quelle stammt als aus einem einzigen aktuellen, überprüften Überblick. Wenn Sie wissen möchten, welche Fragebögen für Ihr Unternehmen relevant sind und wo Sie derzeit stehen, bietet die kostenlose Kontrolle in ein paar Fragen einen ersten Hinweis. Wie dieser Hinweis zustande kommt, wird erläutert auf der Seite über die Arbeitsweise.
Dieser Artikel ist beschreibend gemeint und stellt keine Rechtsberatung dar. Für die Situation Ihres eigenen Unternehmens oder bei Zweifeln darüber, was weitergegeben werden soll und was nicht, sind ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde der richtige Ansprechpartner.