Όποιος συμπληρώνει για πρώτη φορά ένα ερωτηματολόγιο αειφορίας ενός πελάτη, κάνει συχνά τα ίδια λάθη. Όχι επειδή οι ερωτήσεις είναι τόσο δύσκολες, αλλά επειδή η λίστα φτάνει στον λάθος χρόνο, συμπληρώνεται ανάμεσα σε άλλες προτεραιότητες και στη συνέχεια δεν ξαναδείχθηκε ποτέ. Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι ότι οι απαντήσεις από μια προηγούμενη λίστα αντιγράφονται σε μια νέα, χωρίς να ελεγχθεί εάν η μορφή, η περίοδος ή ο πελάτης είναι οι ίδιοι.
Επιπλέον, τα πράγματα συχνά πάνε στραφί με αποδεικτικά στοιχεία που δεν είναι πλέον ενημερωμένα, με την συμπλήρωση πεδίων που στην πραγματικότητα δεν ζητήθηκαν και με το άφημα κενά ερωτήσεων που θα έπρεπε να απαντηθούν με 'δεν ισχύει'. Παρακάτω παρατίθενται τα λάθη που εμφανίζονται συχνότερα, ανά τμήμα του ερωτηματολογίου.
Επαναχρησιμοποίηση απαντήσεων χωρίς έλεγχο
Ένα ερωτηματολόγιο αειφορίας συχνά μοιάζει με το προηγούμενο: το ίδιο είδος ερωτήσεων σχετικά με την κατανάλωση ενέργειας, τις ροές απορριμμάτων ή τους προμηθευτές παρακάτω στη αλυσίδα. Αλλά κάθε αγοραστής χρησιμοποιεί τη δική του μορφή και μερικές φορές τη δική του περίοδο υπολογισμού. Μια απάντηση που ήταν σωστή πέρυσι για τον πελάτη A, μπορεί να απαιτεί ένα διαφορετικό λογιστικό έτος ή μια διαφορετική μονάδα για τον πελάτη B. Όποιος αντιγράφει κατάχρηση μια απάντηση, διατρέχει τον κίνδυνο ότι το σχήμα είναι συμπληρωμένο, αλλά δεν ταιριάζει στην ερώτηση.
Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις λίστες που βασίζονται στο VSME, το εθελοντικό πρότυπο αναφοράς για τις μικρότερες επιχειρήσεις. Οι ερωτήσεις φαίνονται γενικές, αλλά η κατάταξη των scope 1, 2 και 3 διαφέρει ανά πύλη. Ένα κεντρικό κατάδειγμα αλυσίδας στο οποίο υπάρχει μία ενημερωμένη απάντηση ανά θέμα, εμποδίζει μια ελαφρώς διαφορετική έκδοση να κυκλοφορεί ανά πελάτη. Στο τη βάση γνώσης ανά θέμα εξηγείται ανά τύπο ερώτησης από πού προέρχονται αυτές οι διαφορές.
Αποστολή ληγμένων αποδεικτικών στοιχείων
Ένα δεύτερο συνηθισμένο λάθος είναι η αποστολή ενός πιστοποιητικού, ασφαλιστικής δήλωσης ή δήλωσης που έχει λήξει ήδη. Αυτό συμβαίνει συχνά όχι εκ λόγω αμέλειας, αλλά επειδή κανείς στην οργάνωση δεν έχει καθορίσει μια σταθερή στιγμή για να ελέγξει την ημερομηνία λήξης πριν το έγγραφο φύγει. Με ένα χειροκίνητο φάκελο με pdf, αυτό γίνεται σημαντικό μόνο αν ο πελάτης μας πει γι' αυτό.
Μοίρασμα περισσότερων πληροφοριών από αυτό που ζητείται
Το τρίτο λάθος πηγαίνει προς την άλλη κατεύθυνση: μοίρασμα πολύ πολλών πληροφοριών. Ορισμένοι επιχειρηματίες στέλνουν για προφύλαξη ένα ολόκληρο έγγραφο πολιτικής, ενώ η ερώτηση ζητά μόνο ένα ναι ή όχι. Αυτό δεν απαγορεύεται, αλλά δεν είναι απαραίτητο και μπορεί να περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες της επιχείρησης που δεν ανήκουν σε εκείνη την ερώτηση. Η αρχή είναι ότι απαντάτε σε ό,τι ζητείται, όχι περισσότερα και όχι λιγότερα. Εάν αμφιβάλλετε για το εάν πρέπει να μοιραστεί κάτι, αυτό είναι κάτι που πρέπει να συντονιστεί εσωτερικά ή να παραπεμφθεί σε έναν νομικό συμβουλό· δεν το αξιολογούμε και δεν διαβάζουμε και τη λίστα.
Κανείς δεν ελέγχει την απάντηση πριν υποβληθεί
Ένα τέταρτο, λιγότερο ορατό λάθος είναι ότι ένα ερωτηματολόγιο συμπληρώνεται από έναν υπάλληλο, χωρίς κάποιον άλλον να επιβεβαιώνει ξανά την απάντηση. Σε μία μόνο ερώτηση δεν είναι πρόβλημα, αλλά σε δεκάδες ερωτήσεις ετησίως, κατανεμημένες σε πολλές πύλες, ένα παλιό σχήμα ή μια λανθασμένα συμπληρωμένη ημερομηνία εισέρχεται εύκολα. Ένα σταθερό βήμα στο οποίο κάθε απάντηση επιβεβαιώνεται ρητά με ναι ή όχι πριν υποβληθεί, αποτρέπει ένα λάθος να γίνει αντιληπτό μόνο αφού ο πελάτης έχει ήδη ανταποκριθεί.
Αποχή ερωτήσεων αντί να συμπληρωθεί 'δεν ισχύει'
Τέλος πάντων: ένα κενό πεδίο διαβάζεται από έναν αποδέκτη συχνά διαφορετικά από ένα συμπληρωμένο «δεν ισχύει». Μια κενή ερώτηση μπορεί να φαίνεται ως ξεχασμένη ή αγνοημένη, ενώ το «δεν ισχύει» δείχνει ότι η ερώτηση έχει εξετασθεί. Αυτό φαίνεται μικρή διαφορά, αλλά είναι ακριβώς το είδος της λεπτομέρειας στο οποίο μπορεί να επιστρέψει μια πύλη μιας τράπεζας ή ενός ασφαλιστή. Περισσότερα σχετικά με τον τρόπο που λειτουργεί στην πράξη, διαβάζετε στις ερωτήσεις σχετικά με τους ελέγχους KYB στο οι συχνότερες ερωτήσεις σχετικά με αυτό το είδος ελέγχων.
Αυτά τα σφάλματα έχουν ένα κοινό χαρακτηριστικό: δεν προκύπτουν επειδή η ερώτηση είναι ασαφής, αλλά επειδή η απάντηση προέρχεται από άλλου παρά από ένα τρέχον, ελεγχόμενο επεξ. Θέλετε να μάθετε ποιες ερωτηματολόγια είναι σχετικά για την επιχείρησή σας και πού βρίσκεστε τώρα, τότε ο δωρεάν έλεγχος σε μερικές ερωτήσεις δίνει μια πρώτη ένδειξη. Πώς προέρχεται αυτή η ένδειξη, εξηγείται σε τη σελίδα σχετικά με τη μεθοδολογία.
Αυτό το άρθρο έχει περιγραφικό σκοπό και όχι νομικής συμβουλής. Για την κατάσταση της δικής σας επιχείρησης ή για αμφιβολία σχετικά με το τι θα πρέπει και τι δεν θα πρέπει να κοινοποιηθεί, ο δικηγόρος ή η αρμόδια εποπτική αρχή είναι το κατάλληλο σημείο επικοινωνίας.