Tas, kurš pirmo reizi aizpilda klienta ilgtspējības jautājumkopu, bieži pieļauj vienādas kļūdas. Ne tāpēc, ka jautājumi būtu tik sarežģīti, bet gan tāpēc, ka jautājumkopa ierodas nepareizajā laikā, tiek aizpildīta starp citiem prioritāriem uzdevumiem un pēc tam vairбольше nekad netiek pārskatīta. Visbiežāk pieļautā kļūda ir tas, ka atbildes no iepriekšējās jautājumkopas tiek nokopētas uz jaunu, neverificējot, vai formāts, periods vai klients ir vienāds.
Turklāt problēmas bieži rodas ar pierādījumiem, kas vairs nav aktuāli, aizpildot laukus, kuri faktiski netika prasīti, un atstājot tukšus jautājumus, uz kuriem bija jāatbild ar "nav attiecināms". Tālāk norādītas kļūdas, kas visbiežāk tiek pieļautas, sadalot tās pa jautājumkopas sadaļām.
Atbildes atkārtoti izmantot bez pārbaudes
Ilgtspējības jautājumkopa bieži izskatās līdzīga iepriekšējai: tāda paša veida jautājumi par enerģijas patēriņu, atkritumu plūsmām vai piegādātājiem tālāk ķēdē. Taču katrs pasūtītājs izmanto savu formātu un dažreiz savu aprēķina periodu. Atbilde, kas pagājušajā gadā bija pareiza klientam A, var klientam B prasīt citu grāmatvedības gadu vai citu mērvienību. Tas, kurš akli nokopē atbildi, riskē, ka skaitlis ir aizpildīts, bet neatbilst jautājumam.
Tas it īpaši spēlē lomu jautājumkopām, kas balstītas uz VSME - labprātīgo pārskatīšanas standartu mazākajiem uzņēmumiem. Jautājumi izskatās vispārīgi, taču 1., 2. un 3. darbības jomas sadalījums atšķiras atkarībā no portāla. Centrālais ķēdes dossiers, kurā par katru tēmu ir viena aktuāla atbilde, novērš to, ka katram klientam cirkulē nedaudz atšķirīga versija. Tajā zināšanu datubāzē pa tēmām par katru jautājuma veidu ir izskaidrots, no kur šādi atšķirības rodas.
Beigušu pierādījumu dokumentu nosūtīšana
Otrā bieži pieļautā kļūda ir sertifikāta, apdrošināšanas polises vai apliecinājuma nosūtīšana, kuru darbības laiks jau ir beigies. Tas notiek bieži nevis pārgalvības dēļ, bet gan tāpēc, ka organizācijā nevienam nav noteikta laika, kad pārbaudīt derīguma datumu pirms dokumenta nosūtīšanas. Ja ir manuāla pdf failu mape, tas pamanāms tikai tad, ja klients par to zvanā piezvana.
Lielāka informācijas dalīšana nekā prasīts
Trešā kļūda virzās otrā puse: pārāk daudz informācijas dalīšana. Daži uzņēmumi piesardzības nolūkos pievieno visu politikas dokumentu, tā kā jautājums prasa tikai jā vai nē atbildi. Tas nav aizliegts, taču arī nav nepieciešams, un tas var saturēt jutīgu uzņēmējdarbības informāciju, kas nepieder šim vienam jautājumam. Pamatprinzips ir atbildēt uz to, kas tiek prasīts, ne vairāk un ne mazāk. Ja jūs šaubāties, vai kaut kas jādalās, tā ir lieta, kas ir jāsaskaņo iekšēji vai jāprediskutē ar juristu; mēs to nenovērtējam un paši arī nelasām jautājumkopu.
Neviens nepārbauda atbildi pirms tās iesūtīšanas
Ceturtā, mazāk redzamā kļūda ir tā, ka jautājumkopu aizpilda viens darbinieks bez tam, ka kāds cits atbildi vēlreiz apstiprinātu. Ar vienu jautājumu tas nav problēma, taču ar desmitiem jautājumu gadā, sadalītu pa vairākiem portāliem, viegli ieslejas novecojis skaitlis vai nepareizi aizpildīts datums. Fiksēta darbība, kurā katra atbilde tiek skaidri apstiprinās ar jā vai nē pirms iesūtīšanas, novērš, ka kļūda tiek pamanīta tikai pēc tam, kad klients jau ir reagējis.
Jautājumu atstāšana tukša, nevis aizpildot "nav attiecināms"
Visbeidzot: tukšs lauks klientu bieži tiek interpretēts citādi nekā aizpildīts "nav piemērojams". Tukša jautājuma var radīt iespaidu, ka tas ir aizmirsts vai ignorēts, savukārt "nav piemērojams" parāda, ka jautājums ir patiešām izskatīts. Tas šķiet neliela atšķirība, bet tieši šāda veida detaļas var būt svarīgas bankas vai apdrošinātāja portālā. Vairāk informācijas par to, kā tas darbojas praksē, varat uzzināt sadaļā par KYB-pārbaudēm vietnē biežāk uzdotie jautājumi par šāda veida pārbaudēm.
Šīm kļūdām ir viena kopīga iezīme: tās rašanās cēlonis nav neskaidrs formulēts jautājums, bet gan tas, ka atbilde nāk no kaut kur citādi, nevis no viena pašreizējā, pārbaudīta pārskata. Ja vēlaties uzzināt, kuras anketas ir jūsu uzņēmumam atbilstošas un kur jūs pašlaik atrodaties, bezmaksas pārbaude ar dažiem jautājumiem sniegs sākotnēju rādītāju. Kā šis rādītājs tiek iegūts, ir izskaidrots darbības metodes lapā.
Šis raksts ir informatīvs un nav juridisks padoms. Sava uzņēmuma situācijas gadījumā vai neskaidrības par to, kas jādalās un kas ne, kompetents jurists vai attiecīgā uzraudzības iestāde ir pareizais kontaktpunkts.