Kdo poprvé vyplňuje dotazník udržitelnosti od zákazníka, často dělá stejné chyby. Ne proto, že by byly otázky tak obtížné, ale protože seznam dorazí v nevhodný čas, vyplňuje se mezi další priority a později se již nikdy nezkontroluje. Nejčastější chyba je, že odpovědi z předchozího seznamu se zkopírují do nového bez kontroly, zda je stejný formát, období či zákazník.
Navíc se často stává, že důkazní dokumenty již nejsou aktuální, vyplňují se pole, která ve skutečnosti nejsou požadována, a nezůstanou nezodpovězeny otázky, které měly být zodpovězeny s poznámkou "neplatné". Níže jsou uvedeny chyby, které se vyskytují nejčastěji, podle jednotlivých částí dotazníku.
Opakované použití odpovědí bez kontroly
Dotazník udržitelnosti se často podobá předchozímu: stejný typ otázek o spotřebě energie, tocích odpadů nebo dodavatelích v řetězci. Ale každý odběratel používá svůj vlastní formát a někdy své vlastní účetní období. Odpověď, která minulý rok platila pro zákazníka A, může pro zákazníka B vyžadovat jiný účetní rok nebo jinou jednotku. Kdo mechanicky zkopíruje odpověď, riskuje, že číslo sice bude vyplněno, ale nebude odpovídat otázce.
To se výrazně týká seznamů založených na VSME, dobrovolném standardu hlášení pro menší podniky. Otázky se zdají být obecné, ale rozdělení oboru 1, 2 a 3 se na jednotlivých portálech liší. Centrální soubor řetězce, ve kterém je na každé téma jedna aktuální odpověď, zabrání tomu, aby u každého zákazníka kolovala mírně odlišná verze. V znalostní bázi na téma se vysvětluje u jednotlivých typů otázek, odkud tyto rozdíly pocházejí.
Zasílání vypršelých dokladů
Druhou běžnou chybou je zasílání certifikátu, pojistné smlouvy nebo prohlášení, které již vypršelo. To se často nestane z nedbalosti, ale proto, že v organizaci není určeno pevné místo, kde by se zkontroloval údaj o platnosti dokladu předtím, než dokument opustí budovu. V případě ruční složky s PDF soubory se to zjistí až tehdy, když se na to zákazník sám ozvou.
Sdílení více informací, než bylo požadováno
Třetí chyba se zabývá opačným směrem: sdílení příliš mnoha informací. Někteří podnikatelé z opatrnosti přiloží úplný dokument o politice, zatímco otázka vyžaduje pouze odpověď ano nebo ne. To není zakázáno, ale není to ani nutné a může obsahovat citlivé firemní informace, které k dané otázce nepatří. Princip spočívá v tom, že odpovíte na to, co se vás ptá, nic víc a nic míň. Pokud si nejste jisti, zda by něco mělo být sdíleno, je to věc k vnitřnímu jednání nebo předložení právníkovi; my to neposuzujeme a sami seznam neprocházíme.
Nikdo nekontroluje odpověď před jejím odesláním
Čtvrtou, méně viditelnou chybou je, že dotazník vyplňuje jeden zaměstnanec bez toho, aby si někdo jiný odpověď ještě jednou ověřil. V případě jedné otázky to není problém, ale u desítek otázek ročně rozptýlených v několika portálech se snadno vkrade zastaralá cifra nebo nesprávně vyplnený datum. Pevný krok, kdy se každá odpověď explicitně potvrdí ano nebo ne předtím, než se odešle, zabrání tomu, aby se chyba zjistila až poté, co zákazník již reagoval.
Zanechání otázek bez odpovědi namísto vyplnění "nejedná se o danou situaci"
Závěrem: prázdné pole je často čtenáno jinak než vyplněné 'nepoužitelné'. Prázdná otázka se může zdát zapomenutá nebo ignorovaná, zatímco 'nepoužitelné' ukazuje, že otázka byla skutečně zvážena. Zdá se to jako malý rozdíl, ale je to přesně ten typ detailu, na který se mohou vrátit portály bank nebo pojišťoven. Více o tom, jak to v praxi funguje, si přečtete v otázkách o KYB kontrolách v nejčastěji kladené otázky o tomto typu kontrol.
Tyto chyby mají jednu věc společnou: nevznikají proto, že by otázka nebyla jasná, ale proto, že odpověď pochází odjinud než z jednoho aktuálního, kontrolovaného přehledu. Chcete-li vědět, které seznamy otázek jsou pro vaši společnost relevantní a kde se nyní nacházíte, poskytuje bezplatná kontrola v několika otázkách první indikace. Jak tato indikace vzniká, je vysvětleno na stránce o postupu.
Tento článek je pouze popisný a nejedná se o právní poradenství. Pro situaci vašeho vlastního podniku nebo v případě pochybností o tom, co by a nemělo být sdíleno, je právník nebo příslušný dohledový orgán vhodným kontaktem.